требуется ответ, — рассмотрите возможность открытой публикации своего обращения с помощью постоянной ссылки (блог, Твиттер, вики). Таким образом вы решите сразу несколько проблем.
• Ответ размещается в Сети, что избавляет вас от необходимости отвечать каждому лично.
• Вместо персонального ответа (если таковой требуется) вы размещаете ссылку.
• В таком случае людям, желающим получить информацию, приходится прибегать к электронной почте лишь после того, как будут исчерпаны все остальные возможности.
Всегда можно объявить о банкротстве электронной почты
Все больше людей сталкивается с таким явлением, как информационные перегрузки. В связи с этим возник новый термин — банкротство электронной почты. Речь идет о ситуации, когда пользователь, захлебнувшись в потоке входящих сообщений, не в силах «переварить» их, объявляет, что все входящие сообщения, накопившиеся у данного пользователя, удаляются, и система начинает работать «с нуля».
В настоящее время в Интернете и даже в печати активно обсуждаются все аспекты этого явления, начиная с практических подробностей объявления о банкротстве и заканчивая его этическими последствиями. Подобно немногословным капитанам, уходящим на морское дно вместе со своим кораблем, люди, вознамерившиеся объявить о банкротстве электронной почты, отправляют прощальное послание всем адресатам с информацией о том, что с завтрашнего утра этот адрес прекращает существование, а его владелец не будет больше отвечать на какие-либо прошлые или будущие письма, отправленные сюда.
Как и в случае с любыми другими формами банкротства, этот вариант является вынужденной, крайней мерой. Однако, как показывает практика, несмотря на то что «обнуление» ящика входящих писем может принести временное облегчение и сэкономить время, если банкротство было вызвано недостатком времени на просмотр огромного количества писем и составления ответов на них, то уже вскоре после «обнуления» ситуация может повториться.
Некоторые компании учредили у себя «пятницу, свободную от электронной почты» в надежде стимулировать таким образом межличностное общение в офисе. Поэкспериментируйте с собственными вариантами «дня без электронной почты» и понаблюдайте, что из этого получится. Возможно, день без электронной почты покажется вам днем освобождения, а не днем изоляции от внешнего мира!
Поэтому прежде чем прибегать к столь радикальному средству, как банкротство, подумайте хорошенько, окажется ли оно именно тем решением, в котором вы нуждаетесь, или следует искать корень более глубокой проблемы, которая приводит к перегрузкам почты. Проанализируйте изложенные выше рекомендации и приступайте к их внедрению. Попытайтесь изменить свое отношение к электронной почте, анализируя в то же время свои внутренние и внешние ожидания.
Наконец, по аналогии с финансовым банкротством, банкротство электронной почты может иметь ряд долговременных последствий, например не самое благоприятное мнение других людей о вашей технической компетентности и способности эффективно управлять своим временем. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение о закрытии ящика, нужно тщательно взвесить все «за» и «против».
Вариант банкротства — простое аннулирование вашего текущего адреса в системе электронной почты. Признав неспособность «переварить» все письма, накопившиеся в ящике, или придя к выводу, что вы стали мишенью «ботов» и прочих сетевых спаммеров, можно аннулировать текущий адрес и выбрать новый. Сообщите всем потенциальным корреспондентам о том, что вы сменили адрес, и хотя бы в течение нескольких дней наслаждайтесь тем, что сетевые спаммеры еще не вышли на ваш след.
Кроме того, вы можете принять решение не отвечать на сообщения, пришедшие на прежний адрес. (Правда, в этом случае возможны промежуточные варианты — например, можно отвечать лишь на те сообщения, которые считаете наиболее важными.)
Управление входящими письмами
Теперь, когда вы установили определенные правила работы с почтой, советую потратить несколько минут на настройку, чтобы электронная почта служила вам наилучшим образом.
Заполните пробелы.
Я получаю следующие виды/категории писем:
___________________________________________
___________________________________________
Теперь создайте в ящике входящих писем папки для всех перечисленных вами категорий. Затем откройте меню «Настройки» или «Параметры», чтобы приступить к созданию новых правил (фильтров).
Я, например, пользуюсь двумя адресами электронной почты: один для личной корреспонденции, а второй для подписок, банковских операций и шопинга (таким образом я ограждаю себя от вала второстепенных сообщений на протяжении рабочего дня). Второй адрес я проверяю раз в день — туда, как правило, не приходит никаких важных посланий, требующих немедленной реакции. На второй адрес поступают такие категории посланий:
• банковские операции;
• сообщения от авиакомпаний, услугами которых я часто пользуюсь;
• поездки в целом;
• интернет-каталоги, поставщики;
• блоги;
• новостные ресурсы;
• регистрации программного обеспечения;
• информационные бюллетени и сообщения от некоммерческих организаций;
• социальные сети;
• интересы (недвижимость, ремонт жилья, сад и огород…).
Заполните пробелы.
Рассылки и услуги, на которые я подписан:
___________________________________________
___________________________________________
Подумайте, какие из них вас раздражают; какие, как вам казалось, будут полезны, но на практике вы к ним редко обращаетесь; и какие приходят чаще, чем вам хотелось бы (во всяком случае чаще, чем вы предполагали, когда подписывались). Если вы еще не удалили их, создайте папку, где они будут накапливаться, и вручную перетащите в новую папку. Назовите ее «Рассылки на удаление». Затем отведите примерно 15 минут для того, чтобы нажать на ссылку «Отказаться от подписки» под каждым таким сообщением и покончить с ними раз и навсегда. Если вы уже удалили последние ненужные вам сообщения, то при поступлении каждого нового письма нажимайте «Отказаться от подписки» и удаляйте их в реальном времени. В любом случае вам понадобится не больше недели, чтобы, получив подобные письма, избавиться от большей их части.
Если вы испытываете большие сомнения и думаете: «Да, сейчас они раздражают меня, но не исключено, что однажды среди них окажется что-то действительно важное, и мне не хотелось бы упустить это только из-за моей нетерпеливости», советую подумать вот о чем. Во-первых, это ваше «однажды»
