Легкий способ перестать откладывать дела на потом

удовольствие от свободного времени – ярче.

Глава 2 Каким образом мы прокрастинируем

Всем нам время от времени нужен удар по башке, который бы встряхнул нас, вырвав из привычного течения жизни, вынудил бы изменить наше отношение к проблемам и заставил задавать новые вопросы, которые могли бы привести к другим правильным ответам.

Роджер фон Ойк{14}

Знание о том, как вы прокрастинируете, даже важнее знания, почему вы это делаете. Информация о том, как именно вы действуете, выполняя что-то, принципиальна для улучшения показателей вашей деятельности. Отследив свойственное вам негативное поведение, вы сможете уже на начальной стадии перенаправить энергию на достижение целей.

Как вы проводите время?

Первый шаг предполагает самое элементарное действие: просто продолжайте прежний образ жизни еще недельку, а я научу вас отслеживать моменты, как и когда вы прокрастинируете. Понаблюдайте за собой внимательно, как антрополог, фиксирующий особенности поведения и ритуалов представителей другой культуры и не выносящий при этом никаких суждений. Не судите себя и не анализируйте свое поведение. На этом этапе просто сконцентрируйтесь на своей нынешней модели поведения. Куда уходит ваше время? Чем вы заняты, когда работаете действительно продуктивно?

И посмотрите, как это отличается от тех случаев, когда вы вроде как заняты, но при этом результатов ноль. Сложности с оценкой времени, которое у вас уйдет на то, чтобы завершить проект, добраться через весь город куда-то или успеть вовремя на встречу, тоже зачастую являются частью прокрастинации. Реалистичный тайм-менеджмент и четкая структура, помогающая сфокусироваться на обязанностях, – это необходимые инструменты преобразования прокрастинации в продуктивно проведенное время. Если вы понимаете, что хронически опаздываете, тонете в потоке мелочей, вас застают врасплох дедлайны, вы прокрастинируете, взявшись за миллион проектов, вам не хватает времени на отдых и отношения с другими людьми, то у вас проблема с тайм-менеджментом.

Существует множество теорий о том, почему люди испытывают сложности с распределением своего времени. Но факт остается фактом: необходим хронометраж.

Регистрируйте в течение трех дней все, что вы делаете. Отметьте общее время, потраченное на каждый вид деятельности. А затем, разделив это число на три, вы узнаете количество времени, которое в среднем уходит на каждое из занятий в день. Юристы, архитекторы, консультанты и другие профессионалы прибегают к подобному способу для определения количества «оплачиваемых часов», потраченных на каждого клиента.

Чтобы зафиксировать количество времени, ушедшего на разные виды деятельности на работе, дома, с друзьями, вы можете составить график, похожий на тот, что составила Фрэн (ниже). Разделите свой день на три или четыре части (например: утро, день и вечер), чтобы лучше понять, когда вы наиболее и наименее продуктивны. Зафиксируйте, сколько времени уделяете каждому занятию в течение дня.

* * *

Фрэн – менеджер-консультант в компании, занимающейся одеждой; она пришла ко мне, чтобы научиться контролировать время, которое тратится бесплодно, и уделять больше внимания мужу и друзьям. Фрэн постоянно чувствовала себя загнанной, она была не в силах сконцентрироваться на своих основных обязанностях, не испытывала ощущения сделанной работы даже по завершении проекта и лишь отчасти была довольна тем, как проводит свободное время.

Мы с Фрэн обсудили ее планы и определились с приоритетами. Она согласилась вести учет. И по этим данным мы смогли отследить расхождение между тем, сколько времени ей хотелось посвящать своим основным приоритетным занятиям, и тем, сколько она посвящала им в действительности.

Алан Лэйкин в своей книге How to Get Control of Your Time and Your Life {15} предлагает использовать следующие категории: самое важное (А), важное (Б) и наименее важное (В). Понятно, что занятия категории Б или В, такие как срочные дела или кураторская работа, могут заполнить собой паузы между выполнением приоритетных занятий категории А.

Эта система категорий и приоритетности позволяет оценить, делаете ли вы успехи в том, что важно, или стреляете вхолостую, без особого прогресса. Эдвин Блисс в книге Getting Things Done{16} классифицирует свои занятия по степени важности и напоминает, что выполнение того, что срочно, не всегда является наилучшим использованием времени. Обилие срочных дел говорит о плохом тайм-менеджменте и вашем нежелании делать важные дела, которые принесут плоды в долгосрочной перспективе.

Обратите внимание, что в ситуации Фрэн «работа» попадает в категорию приоритетов A, Б или В, так что качественно она работает только с высокоприоритетными проектами. Фрэн не берет в расчет такие занятия, как чтение электронных писем или звонки клиентам, потому что хочет уменьшить время, проводимое в ущерб основным целям. Расставляя приоритеты в работе, вы получаете более четкое понимание того, что для вас действительно важно, и намечаете долгосрочные цели.

Расписание Фрэн

Занятия и время (в минутах)

I. Утро, дома (7:00–9:15)

Прослушивание радио лежа в постели – 15

Растяжка, приседания, йога – 10

Душ – 15

Одевание – 20

Завтрак за просмотром телевизора – 30

Заезд в прачечную (сдать и забрать белье) и подбор документов для встречи вечером в клубе – 15

Дорога до работы – 30

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 2 ч 15 мин

II. Утро, на работе (9:15–12:45)

Беседа с начальством – 10

Чтение электронных писем, газет – 20

Телефон, исходящие звонки – 15

Мечты и размышления, планирование похода по магазинам – 10

Уборка на столе, поиск папок – 15

Перерыв, кофе, общение с коллегами – 15

РАБОТА, НИЗКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория В) – 45

Телефон, входящие звонки – 20

РАБОТА, ВЫСОКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория А) – 60

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 3 ч 30 мин

III. День, на работе (12:45–18:15)

Обед, общение – 75

Ответы на телефонные звонки – 30

Встречи – 60

РАБОТА, НИЗКАЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ, НО СРОЧНО (категория В) – 30

Перерыв – 15

РАБОТА, ВЫСОКАЯ ПРИОРТЕТНОСТЬ (категория А) – 30

Консультирование – 30

РАБОТА, СРЕДНЯЯ ПРИОРИТЕТНОСТЬ (категория Б) – 30

Уборка, организация завтрашних встреч – 15

Общее количество времени, потраченного на эту часть дня, – 5 ч 30 мин

IV. Вечер, дома (18:15–23:30)

Дорога домой – 30

Шопинг – 20