приглашение кто, что, где, почему и когда? Рассказывает ли ваше приглашение о том, кто приглашен? Сообщает ли оно о повестке дня, дает ли комментарии относительно того, чему будет посвящена встреча? Говорит ли оно, где пройдет мероприятие? Почему следует его провести? Указывает ли оно, когда начнется и закончится собрание? Помимо этого, перечислены ли в нем необходимые подробности относительно парковки, получения пропусков для посетителей и точный адрес?
Участники хотят знать, кого пригласили на собрание. Это просто — можно указать имена приглашенных в верхней части приглашения или служебной записки. Может быть, нет необходимости перечислять имена, но вы можете перечислить должности (например, «Всем начальникам отделов»),
RSVP — это аббревиатура французской фразы «Repondez s’il vous plait». Перевод: «Пожалуйста, ответьте». Буквы RSVP не являются существительным и не употребляются с глаголом. Очень часто мы слышим фразу «Вы уже сделали RSVP?» Вот более правильная конструкция с использованием этой аббревиатуры: «Вы получили приглашение с пометкой RSVP. Вы ответили?» В ответе вы можете сказать: «Я получил приглашение. Я намерен пойти».
Как упорядочить работу собрания
Независимо от того, насколько просто собрание, повестка дня является для него императивом. Повестка дня информирует участников собрания о том, чего следует ожидать. Даже если собрание неформально, более эффективно с точки зрения бизнес-процедуры будет начать его с фразы: «Цель этого собрания — рассмотреть вопросы X, Y и Z. Есть ли еще что-либо, что необходимо обсудить? Хорошо. Давайте начнем с обсуждения вопроса X».
На более официальном собрании повестка дня должна иметь по четыре подпункта в каждом из вопросов:
1. Предмет
2. Человек, который будет говорить по этому вопросу (выступающий)
3. Ожидаемый результат
4. Время, отведенное на обсуждение вопроса.
То, что мы указываем людей, которые, как планируется, будут выступать по теме, дает всем участникам возможность подготовиться, что способствует продуктивности собрания.
Описание ожидаемого результата важно для всех, поскольку каждый человек должен знать, почему он или она здесь присутствует. Примерами ожидаемого результата являются: только обсуждение, голосование, определение лидеров группы, только информация.
Время, которое, как ожидается, будет затрачено на обсуждение каждого из вопросов, дает возможность председателю собрания сказать: «Мы потратили достаточно времени на обсуждение этого вопроса; пора переходить к следующему. Мы можем продолжить обсуждение этого вопроса на следующем собрании». Это не дает чрезмерно разговорчивым людям доминировать на собрании и не дает собранию отклониться от намеченной цели.
Вознаграждение пунктуальности
Люди ценят, когда другие люди приходят вовремя. Не поощряйте опоздавших, задерживая собрание до их прихода. Начинайте собрание вовремя, таким образом вознаграждая пунктуальность. Когда люди поймут, что их не станут ждать, они будут стараться приходить точно в назначенное время.
Начинайте каждое собрание с порции ценной информации, которую опоздавшие не услышат. Вы можете творчески поощрять пунктуальность в своей рабочей среде, используя навыки управления временем на своих собраниях.
Разбор на месте
Когда я читаю бизнес-курсы в колледже, я подчеркиваю, что пунктуальность является положительной чертой работника. Я начинаю точно в указанный час и ввожу дополнительные данные по будущей контрольной, даю подсказку, как стать успешным студентом, предлагаю работу, пли даю другую «внутреннюю» информацию.
Проведение собрания
Многие хорошие книги по менеджменту подробно рассказывают о собраниях. Если при проведении собраний вы будете руководствоваться правилами делового этикета, вы завоюете похвалы, а работа собрания будет плодотворной.
Согласуйте повестку дня. Независимо от того, насколько неформальна ваша повестка дня, первым ее пунктом должно быть согласование обсуждаемых тем со всеми участниками. Спросите у собравшихся, не нужно ли добавить в повестку дня или удалить из нее какие-то пункты. Согласие с повесткой означает, что все участники будут ее придерживаться. По ходу развития собрания могут производиться корректировки, но участники собрания должны согласовывать любые изменения в повестке дня.
Придерживайтесь темы. Имея четкую повестку дня, вы, будучи председателем собрания, сможете заставить всех придерживаться обсуждаемой темы. Вы сможете сказать: «Мы отклоняемся от темы.
Поля — это список вопросов, которые становятся важными, но которые не упомянуты в текущей повестке дня. Цель записи на полях — не забыть об этих вопросах. Вы можете удовлетворить участников собрания, добавив интересующие их темы в список на полях, потому что они знают, что к волнующему их вопросу обязательно вернутся, если в конце собрания останется время, пли же он должен появиться в следующей повестке дня.
Использование полей — это также хороший способ корректировать поведение людей, которые склонны к многоречивости и к доминированию на собраниях со своими личными пунктами повестки дня. Например, вы можете сказать такому говоруну: «Педро, вы не могли бы составить краткое резюме фактов по этому вопросу для нашего следующего собрания? Таким образом мы будем лучше информированы и подготовлены к его обсуждению». Затем запишите тему на полях.
Рассаживание. Не садитесь прямо напротив того, которого вы считаете оппонентом. Подсознательно человек воспринимает это как вызов. Расположитесь сбоку, чтобы представлять для оппонента более нейтральную фигуру.
Не забывайте о цене времени. Когда вы какое-то время находитесь на собрании, проделайте такое упражнение. Подсчитайте количество участников, оцените почасовой заработок каждого из людей и сложите полученные цифры. Если собрание займет два часа, удвойте цену. Прибавьте время на подготовку председательствующего на собрании, получив таким образом примерную стоимость собрания. Осознание того, как много времени и денег тратится на собрании, может ошеломить.
Например, если собрание из десяти участников длится час, и каждый человек зарабатывает примерно $20 в час, это одночасовое собрание обходится организации по меньшей мере в $200. А большая часть собраний обходятся дороже этого.
