К выступлению готов! Презентационный конструктор

участники будут сидеть лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего тот сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.

Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим.

Школьником, попавшим в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?

Замечено, что в армии солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что никогда не будут вести себя так, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавшись до должности босса, начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний презентатор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающие сомнение, громко зевает или притопывает ногой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко-часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?

Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, причем каждый из них должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.

Корпоративные стандарты (без всякого пафоса и лирики, только конкретные требования к презентациям) нужно записать в специальную книгу, назвав ее, к примеру, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель.

Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, наделяющая ее обладателя правом и обязанностью следить за реализацией этих стандартов. В частности, в McKinsey amp; Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес-презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Как же должна выглядеть корпоративная книга?

Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами.

Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн-студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. Предвижу возражения читателей, что тогда презентации будут выполнены словно под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации – не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.

Как использовать «Корпоративную книгу презентатора»?

– Новичков знакомят с содержанием книги, дают почитать. Когда презентация готова, она тестируется на соответствие корпоративным стандартам. Обнаруженное несоответствие должно быть устранено.

– Если к хранителю книги обращаются с предложениями по совершенствованию стандартов проведения презентации, он рассматривает их и вносит в книгу.

– При подготовке к презентации докладчик сверяется со стандартами, пользуется банком данных.

– Сложные, курьезные, необычные случаи вносятся в книгу, если могут послужить примером или стать поучительной историей.

Содержание корпоративной книги может варьироваться в зависимости от особенностей компании, продукта и формата проводимых презентаций. В любом случае следует помнить о том, что корпоративные стандарты должны помогать в работе, обогащая каждого выступающего тем опытом, который наработали его предшественники.

Дневник презентатора

Если вы не просто хотите подготовить хорошую презентацию, а намерены стать успешным презентатором, для которого блестящие выступления – норма, придется потрудиться. Впрочем, эти инвестиции быстро окупятся. Для облегчения работы я рекомендую завести дневник, в который вы будете вносить данные о каждом своем выступлении. Сюда может попасть не только презентация, но и выступление с тостом на вечеринке у друга, реплика на совещании у директора, благодарственная речь по случаю вручения вам государственной награды. Одним словом, любое выступление. Дневник лучше вести в тетради или блокноте. Проследите, чтобы это была не копеечная тетрадь. Выберите подороже и покрасивее. Это психологически настроит вас на соответствующее отношение к той аналитической работе, которую вам предстоит вести. Конечно, можно и файл в компьютере создать. Но эффект будет не совсем тот, которого мы хотим достичь. В этой тетради для новой записи отводите чистую страницу. По каждому выступлению просто заполняйте пункт за пунктом.

1. Место и время презентации. Какова была обстановка, перед кем и после кого вы выступали.

2. Тема. Если презентация была продолжительной, укажите и подтемы.

3. Характеристика аудитории. Это параметры, обсуждавшиеся в разделе «Этапы подготовки» и отвечающие на вопрос «Кто в зале?».

4. Каков был регламент. Укажите, удалось ли вам уложиться в отведенное время. Если сочтете нужным, добавьте свои комментарии к этому пункту.

5. Сильные стороны моей презентации. Поскольку, как уже говорилось, в коре головного мозга человека центров тревоги больше, чем центров удовольствия, мы сразу подмечаем ошибки, а вот плюсы приходится поискать. Не будьте к себе слишком строги, вспомните свое выступление до мелочей и запишите все удачные находки.

6. Слабые стороны моей презентации. Снова вспомните презентацию и запишите все подмеченные недостатки. Здесь же отметьте, почему эти слабые стороны реализовались.

7. Выводы. Из соотношения сильных и слабых сторон сделайте обобщение и выводы о презентации в целом.

8. Реакция аудитории, реплики слушателей. Проанализируйте полученные вопросы, ваши ответы, реплики из зала, реакции. Какие из вопросов и возражений вам удалось предугадать?

9. Оценка выступления в целом. Мы уже говорили, что ответы на вопросы аудитории могут добавить несколько баллов к вашей презентации, а могут погубить ее. Проанализируйте презентацию вкупе с вопросами и вашими ответами на них.

10. Что сделать, чтобы следующая презентация была еще лучше. Пожалуй, это самый важный вопрос. Только постарайтесь избежать перфекционизма – маниакальной страсти все делать идеально. Воспримите процесс вашего совершенствования как игру с самим собой.

Профессиональный рост презентатора – это не только овладение навыками публичной речи. Это и личностный рост, и психологическое саморазвитие, и развитие эрудиции. Совершенствование себя. А совершенствование – процесс, не имеющий конца. Ибо совершенство, как мы знаем, недостижимо.