Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов. Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов. Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и Договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. No 09-10-2/1141. Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. N 169-Т 'О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций', которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.
N
п/пНаименование дел Срок
хранения
1 I. Документы органов управления кредитной организации и внутренние
нормативные документы
Решения, постановления, протоколы высших органов управления кредитной
организации и документы к ним
постоянно
2 Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной
организации и документы к ним
постоянно
3 Приказы и распоряжения кредитной организации постоянно
4 Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы
кредитной организации постоянно
5 II. Документы о приеме и передаче филиалов
Документы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче
филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы филиалов и документы к ним
постоянно
6 III. Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по
различным видам деятельности
Документы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации
органами финансового контроля
постоянно
7 Отчеты о контрольно - ревизионной работе и документы к ним постоянно
8 Отчеты кредитной организации о финансово - хозяйственной деятельности
постоянно
9 Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные
записки, рекламации)
постоянно
10 Отчеты о кассовой работе и инкассации постоянно
11 Лицевые счета по учету уставного капитала постоянно
12 Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по
балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета
5 лет
13 Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных
металлов
5 лет
14 Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках
и приложения к ним
5 лет
15 Выписки по корреспондентским счетам 'ностро' и 'лоро', дебетовые и
кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам 'ностро' и
'лоро'
5 лет
16 IV. Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и
инвестиционными фондами
Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг
постоянно
17 Условия выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и
документы по ним
постоянно
18 Годовые отчеты о работе с ценными бумагами постоянно
19 Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных
фондов
постоянно
20 Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым
на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг
10 лет
ЭПК <*>
