представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:
Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.
Избегайте различных излишеств. К примеру:
Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.
В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:
I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.
Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова
А теперь посмотрите на следующий образец.
If we cooperate together the project will be finished quickly.
'Cooperate' уже означает 'вместе', поэтому слово 'together' не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо 'as a result' можно написать 'because', a вместо 'as otherwise' - 'otherwise'.
'Разговорные' приставки 'up/on/off…' не употребляются в деловых письмах. Пишите не connect up/continue on, но connect/continue… Не Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее.
Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.
Вариант первый:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.
Yours truly…
Вариант второй:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation to speak to the
National Association of Secretaries.
Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.
I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.
Sincerely Yours
Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли 'the', 'a', 'an' и предлоги, а получается вот что:
Единственное, чего здесь добился приверженец 'телеграфного' стиля, опустивший артикль 'the' и предлог 'by' (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать:
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью.было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.
НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит 'два ядра', то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными 'да'или 'нет').
Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть 'одноядерным'. Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.
ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.
На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют 'data sheet' или 'vita', куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент - это ваше письмо-запрос, где вы - как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем
Rebecca Sprau
2544 South Fruitsnake Road
Land Haute,- Indiana 54267
May 4, 1996
Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786
April 25, 1996
Dear Mr. Smith,
Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.
As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone-calls.
Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.
I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.
Sincerely Yours
Rebecca Spraut
