децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
2.3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т. п.), или документов – отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной справочной информации.
2.3.20. Реквизит Адресат используется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Наименование адресата-организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например (здесь и далее наименования организаций и их справочных данных являются условными):
Корпорация «Квант»
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например:
Генеральному директору
ЗАО «Универсал»
К. Б. Головину
или
АО «НИКФ»
Главному бухгалтеру
А. С. Елашову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрациям районов
Ленинградской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома «Регионпресс»
М. Ю. Игнатьеву
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки, электронные адресные шаблоны или конверты с заранее напечатанными адресами.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
♦ наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
♦ название улицы, номер дома, номер квартиры;
♦ название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
♦ название области, края, автономного округа (области), республики;
♦ страна (для международных почтовых отправлений);
♦ почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно- исследовательский
институт документоведения и архивного дела
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Рысковой О. Ю.
Ул. Энгельса, д. 6, кв. 31, г. Химки,
Московская обл., 141400
2.3.21. Утверждение документа.
Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.
Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Мосхлебзакупка»
Личная подпись: В. А. Степанов
ДатаДопускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Офисная мебель»
Личная подпись: Л. В. Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.11.2004 № 3
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ВНИИДАД
от 05.10.2004 № 22
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
2.3.22. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:
О. М. Ковалеву
С. А. Шевцовой
Прошу подготовить проект договора
с компанией «Нефтехим» к 15.03.2004
Личная подпись
01.03.2004
При наличии нескольких исполнителей основным исполнителем считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.3.23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
♦
♦
Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например: «
Заголовок составляет исполнитель документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.3.24. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Сроки исполнения определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основании сроков, установленных:
♦ законодательством;
♦ организацией, направившей документ;
♦ распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.
2.3.25. Отметка о наличии приложения к служебному письму
