1. С их помощью достигается понимание каждым участником точки зрения других.
2. Вклад со стороны каждого участника помещается в единый контекст.
3. Включение вклада всех без исключения участников в состав интеллект-карты повышает рабочий настрой, энтузиазм и сотрудничество среди участников.
4. Каждый участник получает в свое распоряжение исчерпывающий протокол мероприятия, что обеспечивает осознанность принимаемых решений и запоминание надолго и хода мероприятия, и принятых решений.
5. Использование интеллект-карт – столь эффективного средства коммуникации – приводит к тому, что проводимые с их помощью групповые мероприятия занимают нередко в пять раз меньше времени, нежели проводимые традиционным образом.
6. Увеличивается вероятность достижения поставленных в ходе мероприятия целей.
Как известно, большинство собраний, совещаний, деловых встреч и иных групповых мероприятий такого рода включают в свой регламент выступления или презентации. В следующей главе мы рассмотрим, как посредством презентаций (и не только) интеллект- карты расширяют ваши возможности в ознакомлении людей с вашими идеями и в преподнесении информации (в бизнесе и не только).
Глава 26
ПРЕЗЕНТАЦИИ
Презентации – перед малой или большой аудиторией, по радио или телевидению – являются неотъемлемой частью деловой жизни. Тем не менее многие люди испытывают безотчетный страх перед публичными выступлениями, приравнивая его к тому, как другие боятся пауков, змей, войны и даже смерти! В настоящей главе разговор пойдет о том, как интеллект-карта способна помочь в преодолении этого страха и научить вас готовить и преподносить информацию ясно, образно и с успехом для себя. Приводятся также примеры того, как не следует готовить выступления и презентации!
Бизнес находится в гораздо более близких отношениях со сферой образования, нежели принято думать. В обеих сферах деятельности центральным элементом выступает обмен информацией. И любой процесс информационного обмена включает передачу и прием информации.
Таким образом, процесс подготовки деловых презентаций на основе интеллект-карт практически не отличается от процесса подготовки, например ответа на экзамене с помощью тех же интеллект-карт (см. главу 22). Много схожего можно также обнаружить с подготовкой интеллект-карт, посвященных самоанализу и разрешению проблемных ситуаций (см. главы 18 и 19).
• После того как с центральным образом покончено, первым шагом является упражнение на «извержение» любых идей, которые немедленно приходят в голову в связи с выбранной темой.
• Следующим шагом является организация главных и второстепенных ветвей с внесением дополнительных ключевых слов, приходящих в голову по мере формирования структуры презентации. Поскольку на обсуждение в ходе презентации каждой из тем, обозначенных ключевыми словами, у вас уйдет не менее одной минуты, имеет смысл принять за правило не включать более 50 ключевых слов и образов в интеллект-карту из расчета на одночасовую презентацию.
• Проведя повторную ревизию, следует избавиться от малосущественной информации или неубедительных фактов. На этом этапе следует посредством, например, кодов отметить моменты своей презентации, когда вы планируете использовать слайды, видеоматериалы, сослаться на других авторов, привести конкретные примеры и т. п.
• Теперь подумайте, в каком порядке вы собираетесь переходить в процессе презентации от одной главной ветви к другой, и соответствующим образом их пронумеруйте.
• Наметьте продолжительность презентации по каждой из главных ветвей, после чего подготовку презентации можно считать завершенной.
Линейные методы подготовки публичных выступлений имеют ряд недостатков:
• Поскольку выступающие вынуждены заглядывать в текст, они постоянно теряют зрительный контакт с аудиторией.
• По той же причине язык жестов у выступающих крайне беден, не обеспечивает должной эмфазы на ключевых аспектах.
• Письменный язык весьма отличен от разговорного. «Грамматически безупречный» стиль, свойственный письменному языку, не отвечает целям публичного выступления и почти наверняка ведет к притуплению интереса у аудитории. Интеллект-карта, однако, позволяет выступающему поддерживать идеальный баланс между живостью разговорной речи и структурой и содержанием заранее продуманных идей. Эта мощная комбинация является ключом к успешной презентации.
• Заготовленное заранее выступление по определению оказывается устаревшим к моменту его озвучивания. В результате выступающий почти не имеет возможности реагировать на возможные изменения в реальной обстановке, например, вносить поправки в свою речь в свете замечаний, сделанных другими выступающими.
• По прошествии 20 минут внимание слушателей, по крайней мере тех, которые занимают первые 30 рядов аудитории, как правило, обращено не на содержание выступления, а на то, сколько страниц осталось прочесть выступающему!
• Слепой зависимости от буквы текста, который нельзя сиюминутно исправить, свойственны скрытые опасности.
• Поскольку выступающий четко следует заготовленному ранее тексту, ему нелегко ориентироваться в реальном масштабе времени и тем самым уложиться в отведенный ему срок.
Нашему первому выступающему предстояло сделать доклад на трехдневной конференции в Вашингтоне, округ Колумбия. На конференцию съехалось 2300 делегатов; из 75 докладчиков наш был 72-й. Ему досталась «мертвая смена», начинающаяся сразу после обеда.
Он не был опытным докладчиком, и к концу своего 45-минутного выступления большинство слушателей уже спало. Всех их пробудило громкое восклицание, положившее конец его докладу: «О господи! Последней страницы-то нет!» Так случилось, что последняя страница действительно бесследно исчезла. Но хуже всего то, что, обнаружив сей факт, он с ужасом осознал, что не имеет представления, о чем шла речь!
Докладчиком в другом случае был адмирал, известный тем, что ухитрялся придать оригинальность любой самой скучной речи. Он мог прочесть любое выступление так же, как хорошая фономашинистка напечатала бы его с диктофона, – идеально, но без малейшего представления о содержании.
Его попросили выступить перед старшим офицерским составом, и он, испытывая нехватку времени, поручил своим подчиненным подготовить ему одночасовую речь. Когда же выступал, то примерно через час своего выступления вдруг заподозрил неладное, поскольку страниц, которые еще предстояло прочесть, оставалось примерно столько же, сколько тех, которые он уже прочел.
Наконец его осенило – ему вручили две копии одного и того же текста. Но настоящий ужас состоял в том, что копии были отсортированы в следующем порядке: стр. 1, стр. 1, стр. 2, стр. 2, стр. 3, стр. 3 и т. д. Уважая его высокое звание, никто не осмелился сделать ему замечание, что, возможно, в своем понимании пословицы «повторение – мать учения» он зашел слишком далеко! Интеллект-карта оградила бы его от подобной неприятности.
В противоположность стандартному тексту интеллект-карта обеспечивает выступающему необходимую свободу и гибкость, а равно порядок и точность в изложении материала.
Если у аудитории возникли вопросы, будь то перед началом или в ходе выступления, вы имеете возможность немедленно включить их в состав своей презентационной интеллект-карты. С тем же успехом, если время, выделенное вам на выступление, по каким-то причинам оказывается сокращенным или, наоборот, увеличенным, вы можете с легкостью внести необходимые поправки в ход своей презентации. Структурная гибкость интеллект-карты позволяет без усилий регулировать темп презентации, делая ее
