ГРУППОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ: ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ И Т. П.
В ходе деловых встреч каждый участник является в идеале и выступающим, и слушателем. Использование интеллект-карт при организации деловых встреч увеличивает активность участников встречи, как на индивидуальном, так и коллективном уровне, результативность мероприятия.
Используя методы, изложенные в главах 14 и 24, индивидуальные участники могут протоколировать групповое мероприятие с помощью интеллект-карт.
Центральным образом становится основная тема мероприятия (узкой деловой встречи или семинара), а главными ветвями – основные пункты повестки дня или программы. По мере развития событий вы имеете возможность дополнять интеллект-карту идеями и информацией по своему усмотрению. Как один из вариантов – можно посвятить отдельную мини-интеллект-карту каждому выступлению. При условии, что все такие мини-интеллект-карты располагаются на одном и том же большеформатном листе бумаги, не представит трудности снабдить карту в целом необходимыми перекрестными ссылками по мере разработки той или иной общей темы.
Повторимся, что нет нужды беспокоиться по поводу того, что ваша интеллект-карта выглядит хаотичной. Участки, на которых информация выглядит недостаточно организованной, характеризуют собой недостаточную слаженность в обмене информацией на определенных этапах мероприятия и всегда могут быть приведены в порядок позднее.
Интеллект-карта была составлена леди Мэри Тови по ходу четырехчасового заседания исполнительного совета трастового благотворительного общества «Брейн траст черити». Центральный образ остроумно олицетворяет основную тему заседания, а сама интеллект-карта эквивалентна восьми страницам стандартного протокола. Леди Мэри дополнила интеллект-карту чрезвычайно ценной деталью, указав порядок рассадки участников встречи за столом, – тем самым чрезвычайно повысив мнемонические качества карты.
Интеллект-карта на иллюстрации XVIII на цветной вклейке являет собой пример многоязыковой интеллект-карты, составленной с использованием как японского, так и английского языков. Автор карты – старший служащий «Ай-би-эм Джапан»; карта содержит информацию о деловых встречах и ознакомительных поездках в ходе его трехдневной командировки в Барселону (Испания). Данная интеллект-карта была использована ее автором как основа для отчетного доклада по возвращении в Японию.
Наравне с составлением индивидуальных интеллект-карт рекомендуется вести протокол мероприятия в виде генеральной интеллект-карты, используя для этого площадь доски, экрана или флип- чарта и разместив ее в месте, легко обозреваемом всеми участниками. Человек, обладающий соответствующими навыками, может выполнять функции группового писца и отмечать на карте всякий без исключения вклад в развитие встречи со стороны его участников.
Это позволяет избегнуть всем хорошо известной проблемы, когда заслуживающие внимания или даже блестящие идеи оказываются неотмеченными, ввиду того что традиционные методы организации групповых мероприятий и ведения протокола не всегда соответствуют реальным условиям информационного обмена в ходе мероприятия.
В коллективной интеллект-карте могут уживаться одновременно и выходные продукты «мозговой атаки», и результаты традиционного, «спокойного» процесса планирования. В качестве примера можно вспомнить интеллект-карту, составленную в ходе совещания с участием Раймонда Кина (международного гроссмейстера и кавалера ордена Британской империи 4-й степени), Анетты Кин, Ванды Норт и Тони Бьюзена. На встрече рассматривался вопрос о превращении города Симпсонс-ин-зе-Стрэнд в международный центр интеллектуальных видов спорта, об избрании его местом проведения всемирных чемпионатов по шашкам, всемирных чемпионатов по использованию ресурсов памяти, шахматных чемпионатов различного уровня, издания специальной литературы и главное – проведения Олимпийских игр по интеллектуальным видам спорта.
Подробному обсуждению были подвергнуты вопросы, касающиеся организации, финансирования и маркетинга. Результатом совещания стало учреждение шести новых состязаний по интеллектуальным видам спорта.
Особенно важным преимуществом использования интеллект-карты при проведении групповых мероприятий является то, что она формирует ясную и объективную картину в отношении того, что имело место в ходе мероприятия. Исследования показывают, что на традиционных совещаниях, заседаниях и т. п. львиная доля внимания уделяется выступающим первыми и последними по порядку, выступающим, которые обладают громким голосом, выступающим с хорошими ораторскими качествами, а также выступающим, занимающим высокую должность. Интеллект-карта позволяет навести порядок в ранжировании источников информации по истинной значимости, гарантирует должную степень объективности, при которой мнение каждого участника будет услышано, обеспечивая тем самым равное участие и стимулируя работу участников как единой команды.
Интеллект-карты находят полезное применение в качестве средства, помогающего председательствующему должным образом организовать работу в ходе группового мероприятия. Председательствующему требуется заранее оформить повестку мероприятия в виде базовой интеллект-карты и использовать ее для решения целого ряда задач одновременно, как-то: делать заметки, руководить обсуждением, отмечать ключевые моменты в ходе выступлений и прений, закладывая основу того, что позднее станет подробным протоколом мероприятия. Можно использовать цветовое кодирование для обозначения различных аспектов работы в ходе мероприятий, проблемные и заслуживающие особого внимания вопросы. Ведение группового мероприятия подобным образом можно сравнить с ролью капитана межзвездного корабля, умело ведущего его сквозь галактики идей.
Другой вариант подобного подхода предусматривает наличие лица, назначенного протоколистом- майндмапером, занимающего место, например, рядом с председательствующим, позволяя последнему непосредственно участвовать в работе собрания и одновременно обеспечивая ему возможность видеть ход собрания со стороны.
Человеком, который использовал описанный выше подход особенно успешно, являлся Брюс Джонстоун. В одном из номеров журнала «Деньги» была помещена статья о Джонстоуне, в которой, в частности, рассматривался вопрос о том, каким образом ему удалось в течение последних десяти лет обеспечивать возглавляемому им фонду среднегодовой доход в размере 21 % и быть признанным в итоге «Лучшим инвестором Америки в сфере ценных бумаг». Предлагаем вашему вниманию небольшую выдержку из указанной статьи:
Некоторые книги на полках в его офисе дают понять, что он человек, решивший взять все от своего интеллекта: чего стоят, например, его
