— за виконанням доручень щодо звернень громадян — відділ з роботи із зверненнями громадян і контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням плану роботи виконкому — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу.
5.1.12.Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30-ти, а документи з позначкою 'терміново' — 7-ми календарних днів, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.
5.1.13.Сплив встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в секторі загального листування (канцелярії) або секторі розпорядчих документів загального відділу, або у відділі по роботі із зверненнями 'громадян.
5.1.14. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені порушені в ньому питання, повністю виконана резолюція.
5.1.15. Після виконання документ потребує зняття з контролю. Процедура зняття документу з контролю залежить від його типу.
5.1.16.Працівникам виконавчих органів, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників установ, організацій та громадян без реєстрації. 5.1.17.Міським головою, а під час його відсутності — особою, яка виконує його обов'язки, розглядаються всі розпорядчі документи центральних органів державної влади, їх доручення та листи, листи інших центральних органів виконавчої влади, керівних органів партій, громадських об'єднань та рухів.
Копії листів, пропозицій, програм і проектів, пов’язаних з вирішенням проблем дітей та молоді, надсилаються на громадську експертизу до Молодіжної Ради міста Одеси.
5.1.18.Документи на розгляд міському голові надаються щоденно о 17.00 керуючим справами виконкому. Проекти резолюцій міського голови щодо виконання розпорядчих документів центральних органів державної влади та їх доручень готуються завідувачем загального відділу разом із завідувачем відділу контролю, проекти резолюцій щодо виконання інших документів, зазначених у п.5.1.17. - завідувачем загального відділу.
5.1.19. Усі інші документи після реєстрації передаються для розгляду заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків.
Одержують ці документи консультанти відділу забезпечення роботи керівного складу виконавчого комітету управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — консультанти заступників міського голови) щоденно з 16.00 до 17.00 у секторі загального листування та у відділі з роботи із зверненнями громадян.
5.1.20. Заступникам міського голови документи докладаються відповідними консультантами щоденно у визначений час, до документів, в яких йдеться про виконання документів, одержаних раніше, або є посилання на них, якими вносяться зміни та доповнення до попередніх документів, консультантами спільно з працівниками відповідних виконавчих органів підбирається вичерпна інформація, необхідна для підготовки резолюцій.
5.1.21.Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть бути на розгляді довше, але не більш 3-х робочих днів.
5.1.22.Розглянуті документи повертаються до загального відділу і відділу з роботи із зверненнями громадян до 11.00 наступного робочого дня.
Документи з резолюціями заступників міського голови, керуючого справами виконкому передаються до виконавчих органів наступного дня після повернення їх до вищезазначених відділів.
5.1.23. Щомісяця відділ контролю готує та надає міському голові аналітичну записку з питань виконання виконавчими органами рішень міської ради, рішень виконкому, розпоряджень міського голови та доручень міського голови, контроль за виконанням яких було покладено на контрольну службу. Електронні копії аналітичних записок зберігаються в електронному архіві.
5.2. Документування розпорядчої діяльності
5.2.1.Нумерація рішень виконкому та розпоряджень міського голови єдина протягом року.
5.2.2.Копії розпорядчих документів засвідчуються печаткою сектору розпорядчих документів загального відділу.
5.2.3.Оригінали розпорядчих документів підшиваються у справи в хронологічному порядку й зберігаються в секторі розпорядчих документів загального відділу протягом двох років. Після чого передаються на збереження до архіву відділу. Електронні копії розпорядчих документів зберігаються в електронному архіві.
5.2.4. Відповідальність за збереження оригіналів розпорядчих документів виконкому покладається на завідувача загального відділу.
5.2.5. Відповідальність за виконання розпорядчого документа несуть особи, які зазначені в розпорядчому документі (рішення виконкому, розпорядження міського голови тощо), резолюції керівника, а також безпосередні виконавці.
5.2.6. Після виконання рішення виконкому чи розпорядження міського голови виконавчий орган складає доповідну записку з проханням зняти виконаний документ з контролю, адресовану посадовій особі, на яку в останньому пункті розпорядчого документа покладено контроль за його виконанням.
5.2.7. До доповідної записки додаються всі інформаційні матеріали, що свідчать про виконання документа. Посадова особа, на яку покладено контроль, ознайомившись з пакетом документів, засвідчує згоду особистим підписом, після чого пакет документів подасться до відділу контролю для підготовки та надання на розгляд міському голові, який знімає з контролю власні розпорядження та погоджує зняття з контролю рішень виконкому.
5.2.8.Рішення виконкому, які міський голова погодився зняти з контролю, та матеріали до них повертаються відділом контролю до виконавців для підготовки на розгляд виконкому проекту рішення про зняття з контролю.
5.2.9.Щомісяця сектор розпорядчих документів загального відділу готує за підписом завідувача загального відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами виконкому, відділу контролю оперативне зведення про розпорядження міського голови, контрольні строки виконання яких вичерпано. Електронні копії цих документів зберігаються в електронному архіві.
5.2.10.Сектор розпорядчих документів загального відділу веде дві комп'ютерні бази власних розпорядчих документів: пошукову та контрольну.
5.2.11.Пошукова інформаційна база власних розпорядчих документів дає можливість знайти текст рішення виконкому. Розпорядження міського голови за такими ознаками:
номер;
дата прийняття;
назва;
виконавчий орган, що готував розпорядчий документ.
Тексти розпорядчих документів міського голови та виконкому надаються загальним відділом до управління інформації виконкому для сканування.
5.2.12. Контрольна база власних розпорядчих документів включає всі контрольні пункти, в яких зазначена дата виконання й виконавець.
5.2.13.. Якщо рішенням виконкому, розпорядженням міського голови передбачається надання інформації іншими органами й установами, контроль за їх відправленням покладається на відділ контролю.
5.3. Робота з вхідними документами
5.3.1. Прийом, первинна обробка та реєстрація розпорядчих документів органів державної влади й документів загального листування, що надходить до виконкому здійснюється сектором загального листування загального відділу відповідно до затвердженої керуючим справами виконкому номенклатури справ.
5.3.2.Обробка звернень громадян здійснюється відділом з роботи із зверненнями громадян.
5.3.3.Документи реєструються в секторі загального листування загального відділу один раз — у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ* надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється, про це
