робиться відмітка в контрольній базі сектору загального листування загального відділу.
5.3.4.У подальшому в цій комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документа.
5.3.5.Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція — це напис на документі або на аркуші для резолюцій, зроблений міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, керівником виконавчого органу, що містить вказівки стосовно його виконання. Вона складається з таких елементів:
— прізвище працівника (працівників), якого (яких) необхідно ознайомити з документом;
— прізвище виконавця (виконавців);
— зміст доручення;
— термін виконання;
— прізвище посадової особи, на яку покладається контроль;
— особистий підпис керівника;
— дата.
5.3.6.Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.
5.3.7.Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.
5.3.8.Якщо в документа декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.
5.3.9. При резолюції 'Прошу доповісти', 'Внести пропозиції» структурний підрозділ, якому доручено виконання документа, готує доповідну записку за підписом керівника структурного підрозділу та надає її до сектору загального листування (канцелярії) загального відділу, де інформація вноситься до контрольної бази даних.
Якщо документ має декілька виконавців, то доповідну записку готує посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, на підставі інформації, наданої іншими виконавцями.
5.3.10.Консультанти заступників міського голови доповідають заступникам міського голови, керуючому справами виконкому про виконання документу, на який вони наклали резолюцію, останні висловлюють свою згоду особистим підписом.
5.3.11.Якщо заступник міського голови, керуючий справами виконкому не згоден з відповіддю, його думка з цього приводу та новий строк виконання фіксується у резолюції. Документ з резолюцією передається консультантами відділу забезпечення роботи керівного складу виконкому до сектору загального листування загального відділу для внесення інформації в контрольну базу даних, після чого, у загальному порядку, передається виконавцю.
Строк доопрацювання цих документів не повинен перевищувати 5 днів.
5.3.12. При резолюції 'Підготувати відповідь' виконавчий орган, якому доручено виконання документа, готує проект відповіді на бланку виконкому — за підписом його заступника, керуючого справами виконкому.
Проекти листів за підписом міського голови готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк 'Лист міського голови', який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.
Проекти листів за підписом міського голови готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.
Проекти листів за підписом міського, які готуються за дорученням міського голови щодо розгляду звернень громадян, перевірки, коригування та друкування на бланку передаються в денний термін до відділу з роботи із зверненнями громадян, який надає ці проекти на підпис міського голови.
5.3.13. У разі незгоди міського голови або його заступника, керуючого справами виконкому з проектом відповіді, проект разом з документом повертаються виконавцю, як передбачено п. 5.3.11.
5.3.14. При резолюції 'Надати відповідь' виконавчий орган готує відповідь за підписом керівника виконавчого органу, копію якої разом з доповідною запискою про виконання документу надає посадовій особі, яка наклала резолюцію.
При резолюціях 'До відома', 'До відома та використання в роботі' посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до сектору загального листування загального відділу для формування справ.
5.3.15. Зняття з контролю розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом 'До справ'.
5.3.16. Щотижня сектор загального листування загального відділу готує за підписом завідувача відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами, організаційному відділу оперативне зведення щодо стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документі» Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.
5.3.17. Щомісяця завідувач загального відділу готує аналітичну записку щодо стану виконання виконавчими органами документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.
5.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів
5.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконавчими органами з власної ініціативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.
5.4.2.У подальшому в комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документів.
5.4.3.Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками виконавчих органів, на які було покладено виконання цих документів.
5.4.4.Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються консультантами заступників міського голови або, при необхідності додаткових пояснень, керівниками виконавчих органів особисто.
5.4.5.Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до сектору загального листування загального відділу для реєстрації та відправлення.
5.4.6.Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до сектору загального листування загального відділу.
5.4.7. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.
5.4.8.Документи, які передаються», адресатові за допомогою факсу, підлягають обов'язковій реєстрації в секторі загального листування загального відділу.
5.4.9.Документи, що оформлені із порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.
5.4.10.Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавчим органом, який готував документ.
5.4.11.Відповіді, що отримані на вихідні документи, реєструються у секторі загального листування загального відділу, їм присвоюється номер вихідного документа.
5.4.12.Відповідь, разом з копією документа, на який вона надійшла, передасться на розгляд посадовій особі, яка підписала вихідний документ.
5.5. Порядок роботи з депутатськими зверненнями
5.5.1. Депутатське звернення надсилається депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень відповідної ради про його направлення, тому й відповідь
