3. Бюджет
Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо выяснить суммы гонораров предполагаемых участников, сумму расходов на рекламу, производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face control и т. д.).
Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег на организацию и проведение мероприятия:
1. Спонсоры.
2. Бюджет, выделенный клубом.
3. Собственные средства.
С первым вариантом, думаю, все понятно — условия работы со спонсорами практически идентичны друг другу в большинстве случаев — за финансирование мероприятия спонсор получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров — это занятие, требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев — хороших отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться не буду).
Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие, выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания) клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта диск — жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода. Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным — ищите другой клуб.
Ну и, наконец, последний вариант, когда личные возможности организаторов позволяют и два предыдущих по каким-то причинам становятся невозможными — это вложение личных средств в организацию и проведение мероприятия. Имейте при этом ввиду, что если в двух предыдущих случаях при стечении обстоятельств, повлекших за собой неудачно прошедшее мероприятие, убытки придется считать другим людям, то в последнем случае результат целиком и полностью отразится на вашем благосостоянии — либо пан, либо пропал. К сожалению, иногда события, на организацию которых потрачены большие суммы денег и человекоресурсов, не оправдывают себя, и на то бывает масса разных причин. Но волков бояться — в лес не ходить, поэтому при принятии решения одолеть бюджет собственными силами, у вас, по крайней мере, может появиться дополнительный стимул приложить максимум усилий по организации и проведению вечеринки, дабы потраченные деньги если и не приумножить, то хотя бы вернуть. Именно на этой стадии подготовки и реализации творческий процесс пересекается с бизнес — процессом, что в совокупности и делает клубную культуру клубным бизнесом, совмещая отдых одних людей и зарабатывание на нем денег других. При этом ни в коем случае не ставьте перед собой первоначальной задачу заработать денег, отодвигая на второй план реализацию каких-то творческих идей — это может пагубно отразиться как на мероприятии, так и на отношении к вам, как к организатору. Промоутер — это больше творческая работа, за которую вы получаете вознаграждение в том случае, если сумели воплотить свою идею возможными средствами.
Вы хотели Party? — Руководство проведения вечеринок. Часть 4
4. Информационная поддержка (промоушн)
Есть два варианта размещения информации рекламного характера: коммерческий и бартерный. Коммерческая основа подразумевает под собой размещение рекламы за деньги по расценкам, которые установлены в том средстве массовой информации, где вы хотите разместить рекламу. При этом имейте ввиду, что если вы планируете задействовать более одного средства массовой информации одного вида (например, две радиостанции или два журнала), то это совсем не означает, что везде один и тот же прайс на размещение рекламы. Располагая рекламным бюджетом, вы имеете возможность разместить прямую рекламу в любых средствах массовой информации — на радио, телевидении, в изданиях, задействовать наружную рекламу и т. д. Имейте в виду, что при большом объеме рекламного пакета, который вы покупаете в СМИ, у вас есть возможность получить скидки.
Бартерный вариант размещения информации подразумевает под собой взаимовыгодные условия между вами и средством размещения рекламы, т. е. по сути, вы становитесь обоюдными рекламодателями вместе. Например, за размещение вашей рекламы в журнале вы должны предложить изданию размещение любой информации о нем (логотип, указать его информационную поддержку и т. д.), в максимально возможном объеме, которым вы распологаете. Имейте при этом ввиду, что для бартерных условий размещения рекламы ваша рекламная кампания должна быть максимально широкой и рассчитанной на большое количество аудитории, чтобы средству массовой информации, которому вы предложите бартерные условия, было интересно и выгодно вместо денег за размещение вашей рекламы получить рекламу о себе в других СМИ, с которыми вы сотрудничаете. Размещение рекламы таким образом на радио или телевидении возможно только в случае, если вы имеете хорошие отношения с руководством канала или станции. Также существует полукоммерческий или полубартерный вариант размещения рекламы — он включает в себя какую-то часть оплаты за размещение рекламного объема и частичный взаимовыгодный обмен рекламными ресурсами. Для полноты картины составьте себе список из всех доступных рекламных ресурсов, известных на сегодня:
1. Радио
2. Телевидение
3. Издания
4. Наружная реклама
5. Интернет
6. Полиграфия.
Из всех этих ресурсов выделите те, использование которых для вас представляется возможным и решите, какие рекламные объемы вам нужны и насколько вы в состоянии их потянуть по имеющимся возможностям.
