Распишите для себя поэтапно все действия, которые вам необходимо сделать, просчитайте сроки выполнения каждого необходимого пункта и начинайте работу с наиболее длительных по времени (например, производство и размещение рекламных роликов на радио и телевидении) и поджимающих сроки (например, размещение анонсов в ближайших номерах изданий) действий. О дате оповестите всех участников мероприятия заранее, дабы избежать ситуаций невозможности их выступлений по каким-либо причинам в этот день. Если складывается ситуация, что в оговоренную дату кто-либо из участников не может принять участие по каким-то причинам (например, заранее запланированные гастроли на эту дату), можно либо пересмотреть дату с клубом, если этот участник стратегически важен для вашего мероприятия, либо найти ему замену. Но лучше заранее, договариваясь о согласии принять участие на вечеринке, уточняйте занятые даты у участников. Имейте ввиду, что в силу разного отношения к своей работе и черт характеров некоторые диск — жокеи, музыканты и танцоры нуждаются в постоянном напоминании об участии на мероприятии в такой-то день, поэтому не ленитесь, и раз в недельку позванивайте под видом поддержки в курсе процесса подготовки к мероприятию и напоминайте. Если на вас лежит производство дизайна, печать и распространение полиграфии мероприятия, проследите на наличием всех необходимых логотипов, правильности написания всех названий, и только после этого отдавайте макет в производство.
Распространение полиграфии должно начаться за 2 недели до мероприятия, а ролики на радио и телевидении минимум за 1 неделю, в зависимости от объема. Проконтролируйте, в каких костюмах будут работать танцоры, если они готовят специальные номера на вашу вечеринку, попросите их продемонстрировать вам на репетиции. Также контролируйте процесс подготовки показа коллекции модельера, каких-то запланированных шоу. Уточните у музыкантов, какие технические требования у них для выступления и согласуйте этот вопрос с клубом. При декорировании помещения клуба проследите, чтобы декорации были изготовлены в срок и установлены безопасно, если они имеют громоздкие размеры. Возложите на кого-то из организовывающих с вами людей обязанность проконтролировать количество роликов на радио и телевидении, наличие информации во всех изданиях, анонсов в Интернете и т. д. (лучше, если этим будет заниматься человек, организовывающий размещение рекламного объема в СМИ).
Проследите, чтобы распространение полиграфии было в заранее решенных местах (лучше, если после отправки флаерщиков на места и получения от них информации о распространении, вы проедетесь по этим местам и проверите — делать это необходимо по горячим следам). Не стесняйтесь контролировать работу людей, на которых вы возлагаете обязанности — вы платите им за это деньги, поэтому они должны чувствовать свою ответственность. Если же вы работаете в гордом одиночестве, старайтесь максимально последовательно распределить свое время на проделывание всей необходимой работы, чтобы не было аврала, упущений каких-то моментов и все успеть в срок. Также постоянно будьте на связи с человеком, ответственным за выполнение обязательств клуба, интересуйтесь, как продвигается работа, которую клуб взял на себя и держите в курсе того, как идет подготовка с вашей стороны, чтобы в последний момент не выяснилось, что за время подготовки у кого-то остались нерешенные вопросы. Заранее подготовьте список приглашенных гостей на ваше мероприятие, предварительно оповестив их.
7. Контроль за проведением
День мероприятия — последнее напряжение. В этот день вам необходимо собрать у себя итоги всей проделанной работы по организации, а именно: количество прозвучавших роликов на радио и телевидении, количество анонсов, напечатанных в изданиях, количество информации, размещенной в Интернете, количество и места распространенной полиграфии и т. д., и сверить это все с планом мероприятия — результаты должны быть идентичными. Если это так — то вы хорошо постарались на рекламу и промоушн своего мероприятия! Днем посетите клуб и узнайте, как идут подготовительные работы на танцполе и других помещениях, если они есть (например, ресторан или chill — out), в каком состоянии техническая база и все ли необходимое, что было заявлено для выступлений, в наличии.
Созвонитесь со всеми участниками и уточните время их прибытия в клуб, а также, если вы ставите своего человека, отвечающего за face control на входе, он должен быть в клубе минимум за полчаса до начала мероприятия. Саунд — чек должен пройти в спокойной обстановке, дабы все необходимое оборудование было налажено качественно и не случилось никаких технических сбоев во время мероприятия, поэтому это лучше начать делать за несколько часов перед началом. Проследите, чтобы гримерная комната для участников была в надлежащем состоянии и в ней было все необходимое, гардероб функционировал и был кассовый аппарат.
Оговорите с менеджером по бару или ресторана количество и наименования free bar для участников и человека, который будет его обеспечивать. Оговорите расположение охраны у гримерной комнаты, если она находится не за сценой, у прохода в ди — джейскую и возле сцены. Лучше, если все участники заранее приедут в клуб, дабы избежать лишнего напряжения, но если это невозможно по каким-либо причинам, держите постоянную связь с теми, кто появится после начала вечеринки на свое выступление. Но первый диск — жокей должен приехать в клуб как минимум за 15–20 минут до начала мероприятия, чтобы успеть подготовиться к началу работы. За 5 минут до начала запуска в клуб посетителей у всех без исключения должна быть полная готовность. Во время мероприятия контролируйте соблюдение расписания выступлений, за 10 минут до каждого проверяя готовность.
Следите за ситуацией, происходящей на входе в клуб, проверяйте время от времени состояние гостевого списка на наличие в клубе приглашенных людей и по возможности уделите хотя бы несколько минут каждому из них — они ваши гости! Если предварительно были зарезервированы столики в ресторане для гостей, проконтролируйте, чтобы они были заняты теми, кем или для кого были зарезервированы. Уделяйте внимание представителям прессы, которых вы пригласили для освещения мероприятия, время от времени общаясь с каждым из них. Старайтесь следить, чтобы охрана в клубе вела себя вежливо по отношению к посетителям (к сожалению, во многих клубах охрана этим не отличается), и при намеке неподобающего поведения охраны сообщите об этом руководству клуба для дальнейшего пресечения подобных ситуаций. Будьте бдительны в отношении употребления алкоголя участниками даже после их выступления — не очень приятно лицезреть нетрезвого диск — жокея, тем более за вертушками, или слоняющегося по клубу пьяного танцора в костюме, в котором он только что выступал.
Одним словом, старайтесь контролировать работу всех, задействованных в мероприятии, участников. При возникновении каких-то неожиданных обстоятельств не паникуйте, а старайтесь решить возникшую проблему конструктивно, не заостряя на ней всеобщего внимания — люди, пришедшие отдохнуть, должны отдыхать и веселиться, а не наблюдать за тем, как организаторы справляются с недоразумениями. Проследите за тем, чтобы все финансовые условия по оплате работы участников были выполнены после их выступления (исключение составляет вариант, когда гонорары распределяются с дохода мероприятия). При снятии дохода с кассы, находитесь в этот момент на месте, дабы избежать несанкционированного попадания какой-то части денег кому-то в карман (и такое бывает). Для точного определения, сколько человек прошло по скидочным флаерам, их лучше оставлять в кассе.
8. Подведение итогов
По окончании мероприятия и решения последних сопутствующих вопросов, не торопитесь уезжать из клуба. Проследите, чтобы никем из участников не было ничего оставлено из личных вещей, у клуба не было никаких претензий в отношении его имущества, узнайте мнение администрации по поводу проведенного мероприятия. Если вы в результате получили то, на что надеялись — значит вечеринка удалась и у вас есть шанс стать промоутером!
Для себя же отметьте все замеченные в течение проведения вечеринки минусы и постарайтесь в
