шаблону. Для этого на вкладке Разработчик в группе Защита предназначена кнопка Защитить документ, нажав которую, вы отобразите область задач Защитить документ (рис. 2.34). В ней можно задать ограничение на форматирование и ввод текста. В группе Ограничение на форматирование установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей. Для изменения стилей, которые будут заблокированы, предназначена ссылка Настройки.
Рис. 2.34. Защита шаблона от изменений
Для настройки ограничений на редактирование шаблона предназначена одноименная группа. Чтобы задать ограничения на редактирование текста, установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. В списке, расположенном ниже, вы можете установить необходимые параметры. Так, например, шаблон можно сделать только для чтения, запретить добавление примечаний, запретить запись исправлений, а также разрешить ввод данных в поля форм. Именно этот пункт является оптимальным при работе с шаблонами. При его выборе пользователь получит доступ только к полям и управляющим элементам, в которые можно вводить текст и выбирать значения из списка. После настройки необходимо в группе Включить защиту нажать кнопку Да, включить защиту. Откроется окно, в которое можно ввести пароль защиты шаблона от изменений.
2.12. Завершение работы с файлом
В версии текстового редактора Word 2007 появилась новая функция – завершение работы с файлом. Выбрав в меню кнопки Office пункт Подготовить, вы получите доступ к операциям, которые разработчики предлагают выполнить перед тем как документ станет доступным для других пользователей. Завершение работы с файлом означает подготовку его к распространению.
Завершение работы состоит из нескольких частей. Им соответствуют пункты меню Подготовить.
В первую очередь осуществите просмотр и редактирование свойств документа. Выбрав Подготовить → Свойства, вы сможете отредактировать стандартные поля документа – имя автора, название, тему, ключевые слова, категорию, статус, комментарии (рис. 2.35). Если вы хотите спрятать эту информацию, можно убрать личные данные из этих полей.
Рис. 2.35. Редактирование стандартных полей документа
Следующим этапом в подготовке документа к распространению является проверка наличия скрытой информации, то есть тех данных, которые не должны видеть другие пользователи. Это действие рекомендуется выполнять перед тем как передавать файл другим лицам. В меню кнопки Office выполните команду Подготовить → Инспектор, в результате чего запустится специальный модуль Инспектор документов.
В его окне можно настроить поля, которые необходимо проверить. Среди них – наличие комментариев, заголовков, скрытого текста, данных XML и др. Установив необходимые флажки в окне Инспектор документов, нажмите кнопку Проверить, чтобы начать проверку документа. В результате откроется окно со списком обнаруженных скрытых данных и предложением удалить их из документа.
Также при завершении работы с файлом, особенно если вы планируете сохранять его в формате предыдущих версий редактора, необходимо проверить, не содержит ли ваш документ элементов, которые могут быть отображены только средствами Word 2007. Для этого в меню кнопки Office нужно выполнить команду Подготовить → Проверка совместимости.
В появившемся окне отобразится перечень ошибок, то есть элементов, которые не могут быть корректно отображены в предыдущих версиях программы. Для успешного сохранения документа в формате старых версий нужно будет внести в документ необходимые правки.
После того как все шаги процесса завершения работы с документом пройдены, нужно пометить файл как завершенный. Это делается перед тем, как открывать доступ к работе для других пользователей. Когда документ помечен как завершенный, соответствующий ему файл получает атрибут «только для чтения», а функции редактирования, ввода текста и форматирования становятся недоступны. Таким образом, вы можете быть уверены в сохранности файла, отдавая его своему научному руководителю.
Чтобы пометить документ как завершенный, в меню кнопки Office выберите команду Подготовить → Пометить как окончательный. Теперь ваш документ нельзя будет исправить. А чтобы вернуть такую возможность, повторите команду.Глава 3 Полезные утилиты для работы с текстом
• Поиск и замена фрагментов
• Ввод одинаковых фрагментов
• Объединение текстовых документов
• Разные утилиты
• Работа с PDF-документами
• Менеджеры буфера обмена
Несмотря на то что Word – многофункциональная программа, у каждого пользователя может возникнуть необходимость выполнить действия, недоступные стандартным средствам текстового редактора. Для расширения его возможностей существует множество дополнительных программ – утилит для работы с текстом. Они могут помочь вам в написании курсовой или дипломной работы. О некоторых из них будет рассказано в этой главе.
3.1. Поиск и замена фрагментов
Текстовый редактор успешно справляется с поиском и заменой текста в отдельном файле. Однако, если это же нужно сделать сразу в нескольких файлах, лучше воспользоваться специальными программами, с помощью которых можно заменить фрагменты одновременно в нескольких файлах.
Drag Drop and Replace
Программа Drag Drop and Replace (http://minimice.cjb.net) предназначена для поиска и замены текста. Она позволит очень быстро и без особых усилий произвести замену фрагментов сразу в нескольких файлах. В окне редактора необходимо сформировать список замены, то есть указать, что на что нужно заменить (рис. 3.1). Чтобы произвести данную операцию, следует перетащить текстовый файл в окно программы Drag Drop and Replace. В результате заменятся все найденные элементы и файл будет сохранен с новыми данными.
Рис. 3.1. Формирование списка замен
Максимальный размер файлов, с которыми может работать приложение Drag Drop and Replace, – 4 Гбайт.
Недостатком программы является то, что ее бесплатная версия работает только с текстовыми файлами в формате ТХТ. Чтобы работать с файлами в формате текстового редактора Word, необходимо приобрести версию PRO.
Mass Text Processor
Mass Text Processor (http://soft.primedance.ru) – это одна из наиболее мощных программ для замены текстовых фрагментов. Она работает без инсталляции – для ее запуска достаточно распаковать архив и запустить ЕХЕ-файл. Еще одним преимуществом данного приложения является то, что оно бесплатно.
Вначале в список окна программы необходимо поместить файлы, требующие обработки. Для этого предназначена кнопка Добавить файлы. Приложение может работать с основными типами текстовых файлов (DOC, RTF, ТХТ), а также с файлами электронных таблиц и презентаций. Примечательно, что Mass Text Processor умеет обрабатывать целые каталоги. Добавив в список каталог, можно указать тип файлов, которые следует обрабатывать (для этого предназначено поле Профиль), и нужно ли обрабатывать содержимое подкаталогов (для этого предназначен флажок Включая подкаталоги (рис. 3.2). Также существует возможность добавления маски для имен обрабатываемых файлов.
После формирования списка файлов необходимо перейти на вкладку Обработка, указав искомый фрагмент текста и тот, на который он будет заменен. Для начала действия нужно нажать кнопку Обработать.
Установив флажок Симуляция обработки, вы отмените сохранение результата обработки – исходные файлы не будут переписаны. Это полезно в том случае, если вы хотите убедиться, что замена производится верно. Для просмотра результата действия предназначена вкладка Отчет.
Еще одна возможность Mass Text Processor позволит вам обезопасить себя от неверной замены – это создание резервных копий. Данная операция позволит вам избежать случайных потерь информации при обработке файлов. Для создания резервных копий перед обработкой предназначена вкладка Резервные копии, на которой необходимо установить флажок Создавать резервные копии. В итоге перед каждой записью результатов обработки в файл будут создаваться файлы с расширением МТРВАК. В них записано содержимое исходных документов. Если же результат обработки не устроит вас, можно восстановить старые файлы, воспользовавшись кнопкой Восстановить файлы из резервных копий. Если обработка прошла успешно, вы можете удалить резервные копии – для этого предназначена одноименная кнопка на вкладке Резервные копии.
В окне настроек программы можно добавить пункты для запуска Mass Text Processor как в контекстное меню каталогов, так и в контекстное меню файлов указанных типов.
Кроме того, программа обладает собственным языком макросов, с помощью которого можно решить любую задачу, связанную с автоматизацией замены текста.
SBReplacer
SBReplacer (http://serbis.pisem.net) – еще одна программа, предназначенная для замены текста в группе текстовых файлов. Она бесплатна и может работать без инсталляции. Кроме этого, некоторые возможности данного приложения выгодно выделяют его среди аналогов.
Программа работает не с отдельными
