письма. Они или способствуют созданию соответствующей репутации вашей компании, или, напротив, раздражают и восстанавливают против вас адресатов — в зависимости от того, как они написаны.
Дружелюбное, небанальное, дипломатичное письмо поможет вам продать то, что вы производите, успокоить разгневанного покупателя и вообще повлиять в вашу пользу, не говоря уже о том, что поможет урегулировать деловые споры.
Следовательно, весьма полезно овладеть искусством ведения переписки и проверить, все ли ваши подчиненные умеют правильно писать деловые письма. Бездушный писец фирме не нужен и даже вреден.
Этикетом не предусматриваются вопросы подготовки, оформления фирменного бланка. Обязательным является лишь то, чтобы он был отпечатан с клише, но в наши дни вполне допустимо использовать вместо этого и готовый бланк. Стоит заказать образец опытной фирме, хорошо изучившей самые современные гарнитуры шрифтов. И если вы заботитесь о высоком качестве, нужно выбрать хорошую высокосортную бумагу. Дешевый старомодный печатный фирменный бланк, несомненно, не создаст у получателя делового письма впечатления, что оно послано современной компанией, продающей качественные товары.
С другой стороны, компании, торгующей предметами антиквариата или по иным соображениям желающей создать ауру старомодного достоинства, лучше остановиться на одном из старых шрифтов, общепринятом размещении текста и бумаге хорошего качества.
Не годится писать личные письма на фирменных бланках. Лучше держать в офисе под рукой пачку собственной почтовой бумаги. Однако личные письма писать во время рабочего дня не принято.
Личная почтовая бумага должна быть отпечатана с клише, а не с обшей печатной формы. Ваш адрес может быть или в центре, вверху страницы, или с отступом в правом верхнем углу, а номер телефона, напротив, в левом. Используйте простые гарнитуры шрифта. Предпочтительнее весь текст набирать заглавными буквами.
Самый стандартный размер для личной почтовой бумаги 8 х 6 дюймов, и, конечно, не следует выбирать меньший размер. Вы захотите приобрести бумагу хорошего качества, и если вы не разбираетесь в этом, то лучше прибегнуть к совету опытного продавца канцелярских принадлежностей. Что касается цвета, это целиком вопрос вкуса, хотя лучше всего использовать белый или серый. Некоторые считают необрезанные края бумаги и цветные рамки признаком дурного вкуса, но находятся люди, отказывающиеся подчиняться таким деспотичным правилам.
У пэров, как на бумаге, так и на плоскости конверта, часто появляется отпечатанная с клише корона, в то время как некоторые используют свое фамильное украшение на верху гербового шита. В наши дни этот обычай считается несколько претенциозным, но он пользовался большой популярностью в Викторианскую эпоху, когда торговцы канцелярскими принадлежностями с радостью предлагали своим покупателям украшение на верху гербового шита, не считаясь с тем, принадлежало ли оно этой семье или нет.
Много ерунды написано относительно определенной формы конвертов, якобы хорошего или дурного вкуса, и относительно «неприемлемых» типов клапанов, но такой снобизм в наши дни несколько нелеп. Сейчас намного важнее обсудить практичность и рекомендации министра почт, например, что с июля 1968 года конверты не должны быть меньше 5? х 3? и не больше 9? х 4? дюйма. Длина конверта в пределах указанных размеров должна быть в 1,414 раза больше ширины. Пересылка писем в нестандартных конвертах будет стоить дороже. Эти рекомендованные размеры министерство почт сможет контролировать, используя новое автоматическое и электронное оборудование, нацеленное на снижение стоимости почтовых услуг. Министр почт не упоминает о слишком остроконечных клапанах!
Почерк одновременно и природный дар, и искусство. Если вы не родились с этим даром, ничто не поможет вам его обрести, но любой может овладеть искусством эпистолярного жанра. Эта дисциплина, как всякая другая, требует изучения и практики.
Четкий почерк — результат ясного мышления, и, наоборот, путаница в мыслях отражается в неразборчивом почерке. Так что первое правило можно сформулировать так: «Подумай, прежде чем написать». Это звучит настолько банально, что кажется почти оскорбительным; однако многие руководители оправдываются тем, что у них не хватает времени подумать, прежде чем выплеснуть свои мысли на бумагу. Мысленно приведите в порядок материал, прежде чем продиктовать его. Попытайтесь свести его к нескольким пунктам и затем изложите их по возможности коротко и ясно. Наконец, дайте своему адресату четкое указание, чего вы ожидаете от него. Если вам нужны его инструкции о том, что делать дальше, тогда просто напишите: «В свете изложенного выше я надеюсь получить от вас дальнейшие инструкции». Как вариант: «:.. мне хотелось бы получить от вас совет по этой проблеме».
Если, с другой стороны, вы каким-то образом уже разрешили этот вопрос, дайте ему знать: «В свете изложенного я решил поступить так-то и так-то». Если вы хотите повлиять на решение вашего партнера, вам следует написать совершенно определенно: «Поэтому я рекомендую поступить следующим образом». Или вы можете высказаться более решительно: «Поэтому я считаю, что нам очень важно сделать то-то и то-то».
Написанное вами должно быть убедительным и четким, предпочтительны короткие английские слова вместо длинных латинизмов. Используйте begin или start вместо commence («начать»). Используйте get up («увеличить»), get down («снять»), get better («взять верх»), get about («распространяться») вместо соответствующих им заимствованных из латыни глаголов. Комбинация глаголов и наречий характерна для английского языка и звучит намного энергичнее. Существуют сотни таких комбинаций, и ваш английский только выиграет, если вы поставите целью отыскать и использовать наиболее адекватную содержанию письма лексику.
Остерегайтесь длинных слов с префиксами и суффиксами, такими как pre-, re-, de- или — ousness и — ization. Их часто можно заменить двумя короткими словами или даже одним коротким английским словом: вместо «быть в затруднительном положении» — «беспокоиться», а вместо «иметь пристрастие» — «нравиться».
Наряду с короткими, однозначными по смыслу словами следовало бы быть лаконичным, поскольку доказано, что короткие слова и немногословные предложения делают текст более понятным.
Английское предложение с веками становилось короче и короче, так что, используя короткое предложение, вы сделаете свои письма не только более легкими для понимания, но придадите своему английскому больше энергетики и современных интонаций. «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». Поработайте для начала над этими необходимыми навыками краткого, точного и ясного изложения. Постепенно, когда с прошествием месяцев и лет вы обнаружите, что предложения немного удлинились, не утратив ясности, вы передвинетесь на следующую ступень, почувствовав, что вы можете писать на хорошем английском. Ваша конечная цель — разнообразить размер предложений, чередуя более или менее краткие — в зависимости от значения высказывания.
Затем, выбирая слова, вы приобретете устойчивый навык употребления более краткого слова и менее пространных предложений. Вдобавок вы научитесь выбирать энергичную и разнообразную лексику, ограничите использование страдательного залога только случаями необходимости. Слишком часто руководители пишут «Было решено» — вместо более убедительного «Мы решили», «Правление решило». Использование страдательного залога в предложении подобного рода вызывает предположение, что пишущий хочет что-то скрыть. Безличная конструкция всегда неопределенна. Всегда есть человек или группа, которые делают, считают, решают, думают и так далее, представьте этого человека или группу людей как активных участников рабочего процесса.
Культивируйте привычку искать в словаре слово, которое вы хотите использовать. Вы будете удивлены, обнаружив, как часто слово не означает точно того, что вы хотите сказать. Например, «словесный» означает «на словах, словами», как в предложении: «Он не дал словесного согласия, но просто кивнул». Его часто используют неправильно в значении «устный», то есть «высказанный», в отличие от
