4. Разработать систему, которая поз-финансам.
воляет фиксировать неплатежи на
раннем
этапе.
5. Обдумать стратегичес-
5. Разработать ясную долгосрочную
кие намерения.
стратегическую -программу-
6. Перераспределить чело-
6. Распределить сотрудников так, что-веческие ресурсы.
бы их ответственность была сопоставима с занимаемой должностью.
Итак, указав в первом пункте на «планирование жестких показателей для регионов», я направила мышление читателя на дальнейшее обдумывание
задач, связанных с этим планированием. Соответственно я смогла показать необходимость «изменения системы работы с отчетами». А к чему бы я пришла, если бы начинала с более чем туманного «усиления эффективности регионов»? Ни к чему очевидному, что могло бы стать зацепкой или обоснованием для следующего шага в достижении цели.
Вам просто необходимо помнить, что идея или утверждение могут быть и причиной, и следствием в структуре документа.
Соответственно все шаги следует описывать так, чтобы не
терять из виду конечную цель документа. Когда вы строите свои рассуждения без учета этого правила, то попросту запутываете
причинно-следственные связи. Посмотрите, что может получиться на примере описания этапов для проектной группы.
Определение проектов с высоким потенциалом прибыльности.
1. Критическая оценка исходных данных.
A. Определение ключевой задачи
Б. Сбор данных для решения ключевой задачи
B. Обзор возможностей и тенденций, влияющих на решение ключевой задачи.
2. Определение осуществимых проектов.
A. Оценка полезной отдачи от осуществляемой деятельности
Б. Определение возможного уровня развития и доходов:
B. Подготовка наброска плана проекта с высоким потенциалом отдачи. »
Первый заявленный шаг, «критическая оценка текущих данных», явно не является полноценным руководством к действиям. Как определить, когда оценка данных завершена? Является ли конечный продукт такой оценки значимым? Каков план действий? Критическая оценка определяется для анализа или решения? А если добавить к этому подпункты «критической оценки», вы увидите, что не можете вывести из них ничего явно обозначенного или подразумеваемого.
Промежуточные задачи, заявленные в подпунктах (определение ключевой
задачи, сбор данных и прочее), должны вести к главной мысли, зафиксированной в самом верхнем пункте. Так, чтобы был понятен ответ на вопрос: «Что произойдет, когда я выполню эти три
рекомендации?» Здесь вместо логического «что» мы наталкиваемся на
«критическую оценку текущих данных». Похожая путаница возникает и при рассмотрении второго пункта, «определение возможных проектов», и его подпунктов.
Добрая часть проблем «писателя» заключается в неуверенном владении
языковыми конструкциями, подбираемых для суждений как об этапах действий, так и о выводах. На рис. 46 в правой колонке вы найдете утверждения, которые хотел высказать автор
представленного выше
документа. Во всяком случае, они более внятно указывают на то, что на самом деле имелось в виду. Такой список был бы намного понятнее, чем аналогичный список из оригинальных суждений в левой колонке.
Этот пример и анализ данного документа позволяют нам продемонстрировать
наиболее общие ошибки, с кото р ы м и ста л ки в а ется
неопытный автор, объединяя этапы или акции в логические группы. Поэтому не забывайте задавать себе контрольные вопросы относительно любых логических групп. Например, такие:
1. Нет ли описания этого же этапа, шага в другом месте документа? В нашем примере такая ошибка есть. Потому как цели документа в целом и цель второго пункта — определение проектов с высоким потенциалом отдачи, определение осуществимых проектов
- в сущности, совпадают.
2. Могу ли я представить другого человека, предпринимающего эти дей-ствия? Если нет, значит, вы неясно обозначили конечную цель действий, и это затруднит для вас последующие шаги. Старайтесь ярко обрисовывать конечную цель, на это конкретное описание будет опираться читатель перед следующим своим шагом, а затем уже сообщайте ему о необходимых действиях, логически вытекающих из предыдущих.
ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ УТВЕРЖДЕНИЯ
1. КРИТИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА ИСХОДНЫХ ДАННЫХ.
A. Определение ключевой задачи.
Б. Сбор данных для решения ключевой задачи.
B. Обзор возможностей и тенденций, влияющих на решение ключевой задачи.
2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСУЩЕСТВИМЫХ ПРОЕКТОВ
А. Оценка полезной отдачи от осуществляемой деятельности.
примером очевидной ошибки служит подпункт В из первого блока
рекомендаций. Трудно понять, как «обзор возможностей и тенденций» может повлиять на выбор возможного проекта и как это вяжется с двумя предыдущими подпунктами. Уместно было бы перенести этот подпункт во вторую часть, в другой список. Там «обзор возможностей и тенденций» был бы более уместен (при оценке доходности
предполагаемого проекта).
Б. Определение возможного уровня развития и доходов.
В. Подготовка наброска проекта высоким потенциалом отдачи.
Третий подпункт - «обзор возможностей и тенденций», -в приведенном оригинальном документе нарушает это правило и воспринимается как не совсем ясный и очевидный, поскольку не увязан с предыдущими двумя
подпунктами. Если вы будете представлять сами себе, как другие руководствуются вашими выводами и рекомендациями, то сможете избежать лишних слов.
3. Ведут ли подпункты к пункту над ними? И вновь
Лучшее о писание этапов для проектном группы.
КАК ПОД 'ОТОВИТЬ НАБРОСОК ПЛАНА ПРОЕКТА С ВЫСОКО Л ПРИБЫЛЬНОСТЬЮ.
1. Определение возможных проектов.
1. Выбрать направления деятельнс сти, куда можно инвестирс вать денежные средства.
2. Отбросить очевидно низко рек абельные варианты.
3. Оцоиить и-
спрогнозировать воздействие будущих доходов на текущую деятельность компании.
| Рис. 47 |
|---|
 |
2. Оценка значимости выполнения выбранного проекта.
