Кадровая служба без кадровика

В случае внесения неточных или неверных записей в документы по кадровому учету требуется внесение соответствующих изменений. В случае если речь идет о внутренних кадровых документах, издаваемых работодателем, то в зависимости от документа, в который требуется внести дополнения и (или) исправления определяется порядок оформления таких исправлений. Так, в случае издания приказа, содержащего неверные или неполные сведения, такие исправления могут быть внесены путем издания нового приказа, в котором необходимо признать положения предыдущего приказа, содержащие неверные сведения недействительными и указать достоверные сведения.

Если необходимо внести какие-либо исправления в трудовой договор, то это возможно сделать путем заключения к нему дополнительного соглашения, в котором будут отражены все необходимые исправления.

Иные документы (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.) могут быть исправлены либо путем составления к ним соответствующих дополнений (изменений) либо издания приказа об утверждении их новой редакции.

Наиболее подробный порядок исправления неточных или неверных сведений предусмотрен законодателем в отношении трудовой книжки работника. Требования, установленные к порядку внесения исправления в записи, содержащиеся в трудовой книжки работника установлены постановлением Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…» и постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

4.10. Типичные ошибки при оформлении текущей кадровой документации и правила их исправления

В процессе деятельности предприятия и оформления текущей кадровой документации нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо документов. Как правило, наиболее типичными ошибками, связанными с оформлением текущей кадровой документации можно назвать следующие:

1. При увольнении работника за совершение виновных действий (например, прогул, утрата доверия и т. п.) работодатель, считая, что работник «подлежит наказанию», не производит с ним окончательного расчета либо не включает в этот расчет компенсацию за неиспользованный отпуск. Такие действия работодателя являются нарушением норм трудового права. В ТК РФ не предусмотрено каких-либо исключений для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Такая компенсация должна быть выплачена при увольнении любому работнику независимо от причин его увольнения. И в случае, если компенсация за неиспользованный отпуск не была выплачена при увольнении работника, работодатель должен направить работнику письмо или иным образом уведомить его о возможности получения такой компенсации. В случае увольнение за прогул – нет компенсации за неиспользованный отпуск.

2. Нередки случаи, когда работодатель в целях повышения производительности труда, привлечения большего числа клиентов и по иным причинам переводит работника из одного структурного подразделения в другое. Но при этом не уточняется – указано ли структурное подразделение в трудовом договоре работника и соответственно если указано то каких-либо изменений в трудовой договор не вносится, дополнительное соглашение не составляется, то есть не оформляется перевод работника. Во избежание указанного нарушения необходимо в обязательном порядке оформить надлежащим образом перевод работника в другое структурное подразделение и в дальнейшем строго следить за какими-либо изменениями условий трудового договора их своевременным оформлением.

3. Оформляя перевод работника, например на другую должность, работодатель вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет ее подпись руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Исправить такое нарушение практически невозможно, поскольку фактически это не является запись в трудовой книжке, и признать ее недействительной нельзя. Но в дальнейшем при заполнении трудовых книжек необходимо строго соблюдать соответствующие правила и требования.

4. Довольно часто на предприятиях встречается такое нарушение действующего трудового законодательства, как незаключение трудового договора с работником, работающим по совместительству на том же предприятии. То есть имеется лишь один трудовой договор, предусматривающий его работу по основному месту работы. В случае обнаружения такого нарушения необходимо немедленно заключить трудовой договор с работник и оформить иные недостающие документы, которые необходимы при оформлении работы по совместительству.

Глава 5 Увольнение работника