В настоящее время учреждения, финансируемые из бюджета, при командировании сотрудников бюджетных учреждений по территории Российской Федерации возмещают сотрудникам расходы по найму жилого помещения в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, 12 руб. в сутки. Если же в командировке работнику предоставляется бесплатное помещение, то возмещение расходов не производится.
При оформлении счетов гостиниц в зарубежных командировках следует учесть, что они должны быть приложены с переводом на русский язык к финансовому отчету работника.
Расходы, связанные с проживанием в месте пребывания в командировке, компенсируются выплатой суточных за все календарные дни командировки, в том числе дни приезда и отъезда, дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути. Размер выплаты суточных определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, трудовым договором.
В соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на выплату суточных принимаются в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. Вышеназванные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее по тексту – Постановление). С 1 января 2006 года действует новая редакция Постановления, с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 № 299 «О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Из этого постановления видно, что нормы суточных при командировках за рубеж достаточны для того, чтобы возместить расходы сотрудника на питание и перемещение по городу на общественном транспорте, однако нормы суточных внутри России (100 рублей) эти расходы не возмещают, особенно при командировках в крупные города. Поэтому многие организации локальными нормативными актами устанавливают более высокие нормы суточных для своих работников.
До недавнего времени во всех разъяснениях Минфин РФ и налоговые органы давали однозначный ответ, что с сумм суточных, превышающих нормы, установленные Постановлением, следует удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Однако Высший Арбитражный Суд РФ своим решением от 26 января 2005 г . № 16141/04 «„О признании недействующим письма МНС РФ от 17 февраля 2004 года № 04- 2-06/127 „О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками“« признал такую позицию неправомерной. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены; общий порядок установления таких норм, и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размеры этого возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ (постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“) для организаций, финансируемых из федерального бюджета (100 рублей в сутки). Следовательно, для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, нормы суточных устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Установленный минимальный размер суточных не может быть признан нормой суточных, применяемой в целях налогообложения дохода физических лиц. При превышении указанного размера суточных с работника не могут взиматься денежные средства в виде налога на доходы физических лиц, если суточные выплачиваются в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом.
В целях исчисления налога на доходы физических лиц, по мнению ВАС РФ, Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Однако после выхода вышеназванного решения ВАС РФ Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в своем письме от 18 марта 2005 № 03-05-01-04/59 «О налоге на доходы физических лиц со сверхнормативных суточных» дал разъяснение, что те организации, которые удерживали ранее НДФЛ со сверхнормативных суточных, выплачиваемых своим сотрудникам, не имеют права его пересчитывать за период с 2002 по 2004 годы.
После возвращения работника определяется фактическое время пребывания в командировке. Если командировка прошла на территории Российской Федерации либо в стране с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении, в котором должны быть отмечены день прибытия на место командировки и день отбытия из места командировки. Если же работник был командирован в несколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне отбытия делаются в каждом пункте. Если фактическое количество суток не соответствует дням, на которое был выдан аванс, должен быть произведен перерасчет сумм суточных при окончательном расчете с работником.
На практике нередко возникают ситуации, когда фактическое время пребывания в командировке больше дней, указанных в приказе о командировании. В таких случаях работодателем должен быть издан приказ о продлении командировки.
Работникам, направляемым работодателем в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются также за каждый день пребывания в командировке. Суточные при заграничных командировках выплачиваются по принципу страны въезда. Это означает, что при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются со дня пересечения государственной границы по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется. День пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации.
Даты пересечения границы при следовании за границу и возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника.
Если работник находился в период командировки в нескольких зарубежных странах, то со дня отбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, также по принципу страны въезда.
Вопрос оплаты суточных при направлении работника в однодневную командировку решает руководитель предприятия. Его решение должно быть установлено для всех работников организации в распорядительном документе. При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.
Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует назвать затраты на телефонные переговоры. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, в которых указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть также подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (доверенностях, договорах, информационных письмах и других документах, в которых указаны соответствующие телефонные номера.
Таким образом, по возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию работодателя авансовый отчет. Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после возвращения из командировки на территории Российской федерации или в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной зарубежной командировки.
