обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.). Однако при наличии соответствующих оснований целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.
Порядок проведения полной инвентаризации отличается от проведения внезапных или тематических проверок. Во-первых, руководитель должен издать соответствующий приказ. Во-вторых, необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отразить в приказе. В рассматриваемом случае в качестве председателя комиссии следует назначить директора (ведь именно он является инициатором проведения инвентаризации).
Далее следует поручить бухгалтеру подготовку инвентаризационной ведомости. Форма этой ведомости утверждена законодательно. В инвентаризационной ведомости указывается состав комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности – полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток – записал в ведомость»).
По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также фиксируются объяснения материально ответственных лиц.
Внимательный читатель наверняка обратил внимание, что перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно сверять складские ордера с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Выполнение такой сверки по всей номенклатуре – слишком трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому сначала нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что будут найдены какие-либо несоответствия.
Обычно о проведении полной инвентаризации информируют заведующего складом. Это необходимо для того, чтобы в день инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако о внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какой-то товар был принят на склад или отпущен в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).
Проверка учета основных средств
В предыдущей главе мы узнали, каким образом недобросовестный бухгалтер может найти способ личного обогащения путем махинаций с учетом основных средств. Рассмотрим, как руководитель предприятия может обнаружить подобные злоупотребления.
Сначала следует определиться с тем, учет каких основных средств и за какой интервал времени вы желаете проверить. После этого нужно потребовать в бухгалтерии соответствующие документы: карточки учета основных средств, акт ввода объекта основных средств в эксплуатацию, ведомость начисления амортизации, заверенную подписью бухгалтера. В некоторых случаях (например, если объект основного средства поступил на предприятие в проверяемый период) могут понадобиться также документы, подтверждающие их приобретение: договор (контракт) на поставку объекта (объектов) и товарно- транспортная накладная.
Нужно проследить правильность начисления износа. При неправильном начислении (например, если нормы завышены) полная стоимость объекта основных средств будет списана быстрее. В результате может сложиться ситуация, когда объект основных средств, будучи в неплохом и вполне рабочем состоянии, окажется полностью списанным; разумеется, недобросовестный бухгалтер не преминет воспользоваться удобной возможностью нагреть на этом руки.
Как же определить правильность начисления износа? Для начала нужно узнать у бухгалтера нормы начисления амортизации на каждый из проверяемых видов основных средств. Обычно эти нормы указываются в процентах в год – например, 10 % от полной стоимости объекта. Очевидно, что если износ начисляется ежемесячно, то годовую сумму износа следует разделить на 12; при ежеквартальном начислении износа годовую сумму износа нужно разделить на 4. Кстати, нормы начисления амортизации можно узнать не только у бухгалтера: они закреплены законодательно, и их можно как приобрести в магазине специализированной литературы, так и найти в Интернете.
После того как вы рассчитали сумму амортизации каждого проверяемого объекта основных средств, можно приступать к проверке правильности начисления износа. Для этого нужно взять ведомость, которую предоставил вам бухгалтер, и подробно сверить все начисленные суммы износа с той суммой, которая получилась у вас. Если вы обнаружили расхождение (особенно если сумма начисления износа в бухгалтерской ведомости превышает получившуюся у вас), то следует потребовать у бухгалтера объяснений, почему он начисляет амортизацию в размере, большем разрешенного законодательно.
Если превышение норм начисления и списания амортизации обнаружат налоговые органы, то это повлечет за собой серьезные финансовые санкции. Ведь суммы начисленной амортизации списываются на затраты предприятия; следовательно, при превышении норм амортизации увеличивается сумма затрат и соответственно уменьшается налогооблагаемая прибыль, что является серьезным нарушением налогового законодательства.
Зная это, опытный бухгалтер может пойти на хитрость. Начислять амортизацию он будет по завышенным нормам, а списывать начисленный износ на затраты – в пределах установленных норм. Остальная сумма амортизации будет списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. В такой ситуации при проведении проверки налоговые органы могут не предъявлять претензий: ведь на затраты относится сумма амортизации в пределах установленных норм, следовательно, сумма затрат не завышается, а налогооблагаемая прибыль не занижается. В то же время объект (объекты) основных средств списывается в ускоренном порядке, в результате чего он будет полностью списан намного раньше нормативного срока службы.
После того как вы проверили правильность начисления и списания амортизации, следует посмотреть на остаточную стоимость проверяемых основных средств. Если вы видите, что стоимость того или иного объекта в скором времени будет полностью списана, рекомендуется лично проверить его состояние. Кто знает – может, даже после списания с него можно будет получить хоть какой-то доход? В качестве примера можно привести легковой автомобиль: допустим, его стоимость списана полностью, но он еще находится во вполне рабочем состоянии. Это, кстати, неудивительно: хотя полная стоимость какого-либо автомобиля должна списываться через 10 лет, по российским меркам такой автомобиль считается вполне работоспособным.
Что касается автомобилей, то их полная стоимость списывается в зависимости не только от срока службы, но еще и от пробега. Ресурс каждого автомобиля, выраженный в километрах пробега, устанавливается предприятием-производителем и указывается в техническом паспорте.
С автомобиля, на всю стоимость которого начислен износ, можно снять некоторые запасные части, после чего продать их: как известно, рынок бывших в употреблении комплектующих в современной России процветает. Имейте в виду, что если вы этого не сделаете, то высока вероятность того, что это сделают другие сотрудники фирмы (например, бухгалтер, вступивший в сговор с водителем, который работал на списанном автомобиле).
Часто у руководителей и бухгалтеров предприятий возникает вопрос, как законным образом завершить списание и утилизацию автомобиля. На самом деле, ведь не отправлять же на свалку автомобиль, у которого остались вполне пригодные к эксплуатации запасные части – лобовое, боковые и заднее стекла, зеркала, спидометр, крылья, крышка багажника (у легковых автомобилей), капот и т. д. Эти запчасти вполне могут послужить другому аналогичному автомобилю.
Согласно действующему законодательству нужно снять со списанного автомобиля пригодные к эксплуатации запасные части и оприходовать их на склад. При этом стоимость каждой запасной части определяется индивидуально, с учетом износа. Обычно для оценки снятых со списанной машины запасных частей создается специальная комиссия. При этом принимаются во внимание многие факторы: внешний вид детали, нормы начисления износа на нее (при наличии таковых), интенсивность эксплуатации и др.
