единиц товарно-материальной ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно легко присвоить.
При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.
После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).
Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.
На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.
Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.
В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.
Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства.
После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке.
Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно- материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.
В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно- материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.
Тематическая проверка
Основное отличие тематической проверки учета товарно-материальных ценностей от выборочной заключается в том, что товары для тематической проверки отбираются не в произвольном порядке, а только при соответствии определенному условию (теме). Например, можно проверить учет движения и остатков товарно-материальных ценностей, поступивших от определенного поставщика или предназначенных для конкретной цели (например, для изготовления одного и того же изделия).
Предположим, вы желаете проверить, каким образом отражаются в учете и отчетности движение и остатки товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика. В первую очередь следует потребовать в бухгалтерии соответствующие документы за проверяемый период: договор (контракт) с этим поставщиком, первичные документы (накладные и акты на списание), копии складских ордеров, ведомость движения и остатков по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период, заверенную подписью бухгалтера.
Далеко не все бухгалтеры ведут учет товаров указанным образом. Поэтому уже в самом начале работы предприятия нужно поставить бухгалтерии задачу: учет товарно-материальных ценностей должен вестись не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе поставщиков – ведь один и тот же товар может поступать от разных поставщиков. Как это сделать – проблема бухгалтера: например, можно использовать бар-коды (штрих-коды) или добавлять к названию товара наименование поставщика или какой-то символ, соответствующий ему. Например, ваше предприятие получает один и тот же товар – «Напиток Кока-Кола 1 л» – от двух поставщиков: ООО «Торговый дом» и ЗАО «Безалкогольные напитки». В этом случае товар, поступивший от ООО «Торговый дом», можно учитывать как «Напиток Кока-Кола 1 л ТД», а от ЗАО «Безалкогольные напитки» – как «Напиток Кока-Кола 1 л БН». И никакой путаницы не возникнет.
Затем нужно ознакомиться с условиями договора (контракта) на поставку проверяемых товарно- материальных ценностей. Если к договору приложена спецификация, то рекомендуется уточнить у бухгалтера, соблюдаются ли ассортимент и количество поставляемых товарно-материальных ценностей, и если нет – то уточнить причины.
Далее следует сверить данные копий складских ордеров с данными первичных документов и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это делается так же, как и при проведении выборочной проверки (см. предыдущий раздел). При возникновении расхождений, а также ситуаций, когда вам не все понятно, следует потребовать соответствующие объяснения у бухгалтера. Не стоит забывать, что для проведения проверки вы должны быть в курсе всех нюансов и полностью владеть ситуацией.
При проведении проверки нужно обращать особое внимание на соответствие контрагента в накладной, складском ордере и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Не забывайте, что вы проводите тематическую проверку товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика, и если в накладной указан один поставщик, а в складском ордере или в ведомости – другой, то это требует отдельного разбирательства.
После проверки копий складских ордеров, первичных документов и бухгалтерской ведомости нужно отправиться на склад, взяв эти документы с собой. Проверка на складе проводится в таком же порядке, как и при проведении выборочной проверки. Особое внимание следует уделять соответствию наименования поставщика в накладной, копии складского ордера, оригиналу складского ордера и карточке складского учета.
После завершения документальной проверки нужно вместе с заведующим складом пересчитать реальные остатки товара и сверить их с зафиксированными. Не исключено, что при получении одной и той же товарно-материальной ценности от разных поставщиков будет обнаружена пересортица. Это, конечно, лучше, чем недостача или излишек, однако следует разобраться в причинах возникновения пересортицы и предпринять меры по недопущению ее в дальнейшем.
Полная инвентаризация товарно-материальных ценностей
В некоторых случаях для выявления возможных злоупотреблений, хищений и иных негативных проявлений необходимо провести полную инвентаризацию хранящихся на складе товарно- материальных ценностей.
Следует отметить, что в законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо проведение инвентаризации: при смене материально ответственных лиц, окончании календарного года, после
