документов могут выступать кассовые чеки или копии чеков, платежная ведомость на выдачу заработной платы, авансовый отчет командированного сотрудника и т. д.
Сумма, указанная в каждом расходном кассовом ордере, должна быть отражена в кассовой книге. При сверке ордеров с кассовой книгой следует также обращать внимание на соответствие дат.
После того как вы проверили расход наличных денежных средств, следует самостоятельно посчитать общую сумму расхода за месяц и сверить ее с отраженной в ведомости либо журнале-ордере по кассе. Разумеется, эти суммы должны совпадать; в противном случае нужно потребовать у бухгалтера подробных объяснений.
В заключение проверки нужно взять сумму остатка наличных денежных средств на начало месяца, добавить к ней сумму прихода наличных денежных средств за проверяемый месяц, которую вы рассчитали и сверили с бухгалтером раньше, вычесть сумму расхода наличных денег за месяц и результат сверить с остатком по кассе на конец проверяемого месяца (сумму остатка можно увидеть в кассовой книге, а также в ведомости или журнале-ордере по кассе). Если суммы сошлись – все в порядке. В противном случае у вас должны возникнуть серьезные претензии к бухгалтеру.
Кстати, не стоит забывать, что отрицательного остатка наличных денежных средств в кассе быть не может в принципе. Бывает так, что некоторые особо наглые бухгалтеры пытаются доказать директору, что «в современной бухгалтерии все возможно, в том числе и отрицательное сальдо по кассе». Мол, остаток отрицательный потому, что такой-то контрагент не заплатил вовремя или какой-то сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Помните: для фиксирования непогашенной задолженности или чего-то подобного в бухгалтерском учете предназначены совершенно другие счета, а в кассе отражается исключительно присутствие (или нулевой остаток) наличных денежных средств. Поэтому от бухгалтера, который пытается доказать руководителю, что отрицательный остаток по кассе – это нормально, нужно избавляться как можно скорее.
Другие проверки соблюдения кассовой дисциплины
Помимо комплексной проверки кассы, рекомендуется периодически устраивать внезапные, тематические или выборочные проверки соблюдения кассовой дисциплины и правил учета наличных денежных средств. Особенности проведения таких проверок могут зависеть от специфики конкретного предприятия. Рассмотрим несколько примеров.
Для проведения внезапной проверки можно, например, неожиданно прийти в бухгалтерию и спросить у бухгалтера, сколько наличных денег на данный момент числится в кассе предприятия по данным бухгалтерского учета, а затем попросить показать реальный остаток (разумеется, если он не является нулевым). Увидеть учетные данные по остатку наличных денег в кассе можно в кассовой книге.
Если учетные и фактические данные не совпадают, следует потребовать у бухгалтера подробных и немедленных объяснений. Помните: если бы данную проверку проводили не вы, а налоговые органы, на ваше предприятие был бы, скорее всего, наложен денежный штраф. В подобных случаях штраф накладывается также на бухгалтера и директора.
Излишек денежных средств в кассе – это тоже плохо: налоговые органы имеют полное право изъять обнаруженную сумму в бюджет, наложив, помимо этого, штрафные санкции на директора, бухгалтера и само предприятие. Кстати, не исключено, что обнаружение подобного нарушения может послужить толчком к проведению внеплановой комплексной проверки вашей компании на предмет соблюдения действующего налогового законодательства.
Можно также самостоятельно провести проверку того, насколько честно и правильно ваш бухгалтер выплачивает заработную плату сотрудникам предприятия; это один из видов тематических проверок. При этом сидеть во время выплаты заработной платы в бухгалтерии и лично контролировать процесс вовсе не обязательно, даже бесполезно: люди приходят, получают деньги, расписываются и уходят. Ничего нового и интересного вы не увидите.
Но вот после выплаты заработной платы можно попросить у главного бухгалтера ведомость и посмотреть, кому и сколько было выплачено. При этом рекомендуется проверить, нет ли среди получивших заработную плату уволенных работников или даже посторонних людей (так называемых «мертвых душ»). При возникновении сомнений можно воспользоваться утвержденным штатным расписанием и полным списком работающих сотрудников. Особое внимание рекомендуется обратить на лиц, работающих по совместительству (именно так бухгалтеры нередко оформляют подставных).
Общую сумму к выдаче, указанную в ведомости по заработной плате, следует сверить с суммой по расходному кассовому ордеру, который был выписан на бухгалтера (кассира), осуществляющего выплату. Эти суммы обязательно должны совпадать; в противном случае вам надлежит вызвать бухгалтера и потребовать объяснений. Конечно, все дело может быть в обычной человеческой ошибке; но не исключено, что она была допущена преднамеренно, с целью мошенничества и присвоения казенных средств.
В некоторых случаях бывает целесообразно провести выборочную проверку соблюдения кассовой дисциплины. Например, вам известно, что в вашей компании работает близкий родственник или хороший товарищ бухгалтера, причем его работа связана с командировками (следовательно, он получает в бухгалтерии деньги на командировочные расходы). В таком случае можно попросить бухгалтера предоставить вам на проверку все документы, касающиеся командировок данного сотрудника, а также выдачи ему денежных средств под отчет. Следует внимательно просмотреть все авансовые отчеты и оправдательные документы, а также печати, стоящие на этих документах. Не исключено, что бухгалтер принимал в качестве оправдательных любые документы, примерно подходящие по смыслу и имеющие печать.
Теперь рассмотрим пример выборочной проверки правильности оприходования денежных средств, поступающих от розничной реализации товаров.
Предположим, что ваше предприятие занимается розничной торговлей и имеет несколько торговых точек. С каждой торговой точки ежедневно в бухгалтерию поступает выручка. Разумеется, что на каждую поступившую сумму бухгалтер должен выписать отдельный приходный ордер (подчеркну – не на общую сумму выручки от реализации, а отдельно на каждую сумму, поступившую от каждой торговой точки). Все эти суммы должны быть зафиксированы в кассовой книге.
Попросите бухгалтера предоставить вам информацию о выручке от реализации товаров за наличный расчет, например за предыдущую неделю. Для проверки попросите принести кассовую книгу и приходные ордера. У сотрудников, которые работают на торговых точках и сдают наличные деньги в бухгалтерию, попросите отрывные корешки приходных кассовых ордеров, которые они получили в бухгалтерии при сдаче наличных денег за тот же период времени. Кстати, на предприятии рекомендуется завести такой порядок: отрывные корешки приходных кассовых ордеров должны храниться либо в розничных торговых точках, либо у сотрудников, которым они были выданы. Если в розничных торговых точках ведутся книги кассира- операциониста, то следует попросить эти книги с данными за этот же промежуток времени.
Теперь у вас есть все необходимые документы для проведения выборочной проверки правильности ведения кассовых операций.
В первую очередь следует сверить приходные ордера с соответствующими им отрывными корешками. При этом не забывайте обращать внимание на то, чтобы печать на ордерах и корешках совпадала. Все данные, указанные в ордерах и на корешках, также должны совпадать: сумма цифрами и прописью, фамилия лица, сдавшего денежные средства, название организации, дата и др. Нередко именно на этом этапе бухгалтер может сфальсифицировать данные: например, в приходном кассовом ордере указывается сумма меньшая, чем на соответствующем ему корешке. Разница, само собой, прямиком направляется в карман бухгалтера. Если вы обнаружили подобное несоответствие – можете на 90 % быть уверенным в том, что ваш бухгалтер злоупотребляет служебным положением, попросту говоря – ворует деньги у родного предприятия.
Затем нужно сверить данные приходных ордеров с соответствующими им данными кассовой книги. Разумеется, они должны полностью совпадать, причем следует обращать внимание не только на сумму, но и на дату оприходования наличных денежных средств.
После этого следует проверить соответствие данных книги кассира-операциониста с соответствующими отрывными корешками приходных кассовых ордеров. Не исключено, что в книге кассира-операциониста будет указана одна сумма выручки от реализации, а в отрывном корешке – совсем другая, намного меньшая. Разница направляется в карман недобросовестных работников (это может быть как бухгалтер, так и
