Кроме того, контрольные процедуры не должны дублировать друг друга, но при этом они должны охватывать весь круг вопросов, подлежащих контролю.
Таким образом, к фундаментальным проблемам следует прежде всего отнести проблему определения предмета и объекта, целей и задач информатики.
Создание эффективной системы внутреннего контроля требует новых подходов к реорганизации первичного учета, значительной аналитической работы, а также существенных усилий, направленных на автоматизацию информационной системы строительной организации.
Бухгалтер – не безучастный регистратор цифр. Он призван правильно оценивать сущность экономических процессов, анализировать выполнение плановых заданий, соблюдение смет и норм затрат, заниматься поиском резервов улучшения финансово-хозяйственной деятельности подрядной организации.
Следовательно, роль системы управленческого учета сводится не только к подсчету показателей, необходимых для контроля, но и к формированию показателей, необходимых для осуществления функций контроля, путем выполнения специальных процедур.
Система управленческого учета должна состоять из контрольной среды, надлежащей системы бухгалтерского учета, отдельных средств контроля.
Под контрольной средой понимается область деятельности хозяйствующего субъекта, куда направлены практические действия, связанные с созданием и функционированием системы управленческого учета.
Контрольную среду строительной организации должны формировать такие элементы, как:
• организационная структура и иерархия подчиненности персонала на разных уровнях принятия решений;
• функции, полномочия и совокупность задач и целей отдельных структурных подразделений, входящих в состав строительной организации;
• должностные инструкции сотрудников, осуществляющих внутренний контроль, а также процедуры осуществления контроля;
• порядок стандартизации и способы контроля профессионального уровня знаний сотрудников службы внутреннего контроля;
• сроки, формы и периодичность составления отчетности для внутренних целей.
Система бухгалтерского учета состоит из форм, процедур и методов, которые позволяют вести учет имущества, источников образования имущества, а также всех фактов хозяйственной деятельности строительной организации, в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в соответствующих учетных регистрах.
Элементами системы бухгалтерского учета являются: учетная политика организации; рабочий план счетов бухгалтерского учета; формы первичных учетных документов; формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; порядок и сроки проведения инвентаризации; методы оценки имущества и обязательств; документооборот; технология обработки учетной информации; порядок контроля хозяйственных операций.
Так как все факты хозяйственной деятельности строительной организации регистрируются в системном бухгалтерском учете, то для эффективности работы системы управленческого учета существенное значение имеет соблюдение установленных действующим законодательством требований.
Несмотря на то, что многие хозяйственные операции осуществляются на основании решения руководства хозяйствующего субъекта, как показывает практика деятельности строительных организаций, менеджмент, во-первых, не в состоянии проконтролировать правомерность и целесообразность каждой хозяйственной операции, а во-вторых, он не может быть компетентным во всех областях, затрагивающих отдельные хозяйственные операции.
Информационная база управленческого учета в строительстве значительно отстает от потребностей управленческого персонала и не соответствуют характеру и специфике деятельности строительных организаций на современном этапе. Нередко утрачивается непосредственная связь между затратами и определяющими их процессами.
Одним из важнейших принципов создания системы управленческого учета должно стать формирование информации, достаточной для сопоставления доходов и расходов по различным центрам ответственности (сегментам деятельности) хозяйствующего субъекта.
Несмотря на то что данная проблема для строительной отрасли давно приобрела особую актуальность, тем не менее она и сегодня не решена.
Следует отметить, что учет и контроль по центрам ответственности для строительства имеет особую значимость, обусловленную следующими факторами:
• отраслевые особенности (географическая отдаленность различных объектов строительства от местонахождения аппарата управления; наличие в составе многих крупных строительных организаций большого спектра вспомогательных и обслуживающих производств и хозяйств);
• особенности организационной структуры (разветвленность производственной деятельности строительной организации; наличие филиалов (участков) и управлений).
Между тем, во многих строительных организациях не ведется учет по центрам затрат, а если ведется, то бессистемно и разрозненно, что не позволяет рассматривать его как часть единой системы управленческого учета хозяйствующего субъекта.
Стремление сократить себестоимость строительства может быть эффективным только в том случае, если формируется соответствующая информация, по результатам которой можно измерить и оценить вклад каждого подразделения в финансовый результат строительной организации.
Следовательно, без учета затрат по различным центрам ответственности трудно повлиять на увеличение производительности труда и сокращение производственных затрат.
Для формирования информации, необходимой для экономического анализа и принятия обоснованных решений, а также повышения экономической роли отдельных центров ответственности и результативности деятельности службы внутреннего контроля необходимо применять специальные формы учетной документации, разработанные с учетом требований конкретной строительной организации.
Разумеется, система управленческого учета никак не заменяет финансовый учет, она должна действовать автономно. Как известно, основной целью финансового учета является формирование показателей финансовой отчетности, предназначенной в первую очередь для внешних пользователей. Между тем, система управленческого учета должна служить целям более эффективного управления хозяйствующим субъектом.
Кроме того, система управленческого учета должна функционировать в каждой организации по-своему, т. е. с ориентацией на те цели, которые стоят перед конкретным хозяйствующим субъектом.
Важно отметить, что система управленческого учета служит не только для того, чтобы контролировать качество и степень выполнения принятых решений на разных уровнях управления хозяйствующим субъектом, но и для создания необходимой информационной базы для разработки, обоснования, планирования, прогнозирования различных решений и действий в целях повышения эффективности деятельности организации.
Строительство является сложной, с точки зрения организационной структуры, деятельностью. Поэтому система управленческого учета должна быть нацелена на выявление «узких мест» деятельности строительной организации с целью снижения периода времени, необходимого на возведение объекта капитального строительства.
Несмотря на то что финансовый учет и система управленческого учета должны функционировать автономно, подавляющую часть первичной информации система управленческого учета формирует на основе данных финансового учета.
Принципиальным моментом при создании системы управленческого учета является установка сроков формирования и предоставления необходимой информации соответствующим менеджерам.
Как уже отмечалось, информация, формируемая в системе управленческого учета, должна быть достаточной, но не избыточной. Следует подчеркнуть: избыточная информация не только требует дополнительных средств на свое формирование, но и замедляет формирование информации, необходимой для подготовки, обоснования и принятия решений.
