Коллеги, добрый день!
Насколько мне стало известно, у этих же сотрудников Анны в эти дни стоит другой тренинг в плане («Телефонные переговоры»).
Могу я попросить тайм-аут до завтра, чтобы окончательно прояснить ситуацию? Возможно, получится поменять эту группу местами с группой по работе с клиентами (запланированой на 17–18 мая)?
С уважением,
Аркадий Иванов
Специалист по обучению…
Перед отправкой ответа обязательно прочитывайте то, что вы написали. Убеждайтесь, что ответили на все заданные вопросы. Проверяйте заполнение поля «Тема» («Subject»). Удостоверьтесь в правильности расстановки адресатов в полях «Кому» («То») и «Копия» («Сс»). И только после этого нажимайте кнопку «Отправить».
Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте
Признаком хорошего делового тона является информирование обратившегося к вам адресата о том, что в ближайшее время он не сможет получить от вас ответ.
• Пользуйтесь функцией автоответа для того, чтобы сообщить адресату, что вас нет на рабочем месте (Out of Office AutoReply), если эта функция есть в вашем почтовом клиенте.
• Информируйте адресата о том, к кому он может обратиться для решения интересующего его вопроса.
Примеры писем-автоответов:
Добрый день!
Спасибо за Ваше письмо!
К сожалению, в данный момент я не могу Вам ответить, так как нахожусь в командировке с 02.09.11 по 10.09.11.
Если Ваш вопрос очень срочен, мой моб. тел. +7 967 051 02 30.
Вы также можете адресовать Ваш вопрос нашему специалисту Елене Педан: e-mail: e.pedan@training- partner.ru, тел. (495) 228-09-71.
С уважением,
Тамара Воротынцева
Директор по развитию
Бизнес-тренер
Тренинговая компания «Бизнес Партнер»
+7 (495) 545-71-08
Добрый день!
Спасибо за Ваше письмо!
В период с 26.08.2011 по 12.09.2011 я нахожусь в отпуске.
Если предмет Вашего письма относится к вопросам производственного оборудования, пожалуйста, обратитесь
к Владимиру Петрову – тел. 777-77-77, моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: [email protected]
или к Александру Комову – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: [email protected].
Если Вам необходима информация по административным вопросам, пожалуйста, обратитесь к Анне Сидоровой – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, е-mai L: ASidorova@xxxx. соm.
Если Ваш вопрос не терпит отлагательств и может быть решен только при моем непосредственном участии, мой моб. тел. +7 777 777 77 77.
Спасибо.
С уважением,
Иван Иванов
Менеджер инженерной службы…
Искренне надеюсь, что следование этим нехитрым правилам закрепит успех вашего письменного общения с деловыми адресатами!
Вместо заключения
Итак, уважаемый читатель, наш разговор о правилах успешной деловой переписки завершен.
Я абсолютно уверена, что правила, а также методы и приемы, которые мы с вами рассматривали и анализировали на страницах этой книги, способны помочь любому человеку стать профессионалом в искусстве переписки с клиентами, коллегами, деловыми партнерами.
Мне осталось лишь повторить эти правила-советы.
1. Следуйте принципам современной деловой переписки:
• четко формулируйте для себя цель письма и удерживайте ее;
• помните о шести индикаторах делового имиджа;
• формируйте лояльность адресата.
2. Пишите предельно ясно:
• структурируйте письмо (оформляйте «смысловой треугольник»);
• выдерживайте объем письма, обеспечивая комфортность восприятия;
• подавайте информацию в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5);
• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;
• выдерживайте объем и структуру понятного предложения.
3. Используйте инструменты выразительности и убедительности:
• смысловые компоненты убеждающего письма;
• «фишки» убеждающего письма:
• конкретика (цифры, даты, имена, названия);
• внимание к личности адресата («личный план»);
1) обращение к адресату по имени;
2) указание на исключительность адресата;
• стиль письма:
• первое лицо (я, мы);
• действительный залог;
• позитивная лексика;
• эмоционально окрашенная лексика.
• экспертное мнение, экспертный совет автора письма;
• указание на имеющийся позитивный опыт;
• «язык пользы».
4. Применяйте приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами:
• ответ на агрессивное письмо клиента;
• письмо-отказ;
• письмо-ответ на обоснованную претензию.
5. Следуйте правилам работы с электронной почтой:
• работа с полем «Тема» («Subject»);
• работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»);
• работа с полем «Важность» письма» («Priority»);
• работа с вложениями («Attaches»);
• при написании писем-ответов;
• при продолжительном отсутствии на рабочем месте.
Я буду рада, если эти правила помогут вам работать с письмами быстро, уверенно и результативно!
P. S. Если в процессе чтения этой книги у вас появились вопросы, замечания или комментарии – я с интересом их прочту.
Мой адрес для ваших писем: [email protected] P. P. S. Я также буду рада живому общению с вами на
