Наша делегация:
Родиончиков Дмитрий – руководитель отдела АСУ ТП;
Субботин Артем – ведущий инженер группы проектирования АСУ ТП;
Воложенин Григорий – менеджер проекта.
Цель поездки – обследование объекта и сбор информации по проекту АСТУЭ.
Планируем уезжать 10.10.08 вечером.
Прошу Вас сообщить о возможности нас принять, а также известить о контактных лицах, которых Вы планируете задействовать в рамках нашего приезда.
Заранее благодарю.
Николай Аверин
Начальник тех. отдела
ООО «XXX»
тел.(777)777-77-77
факс (777)777-77-72
Письмо № 2
Subject: Заказ баннеров
Владимир, добрый день!
В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам наш заказ:
Баннер 1 х 6 м (1 м – высота, 6 м – длина). Материал – ткань габардин.
Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.
Баннер 2 х 1,5 м (2 – высота, 1,5 – длина). Материал – ткань или винил.
Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.
Во вложении наш логотип.
Готовые баннеры нужны нам 9 февраля.
Ждем от Вас макеты обоих баннеров. Вышлите, пожалуйста, несколько вариантов нам на выбор.
Заранее благодарю.
Best regards,
Valentina Ivanova
Brand Manager Assistant
XXXGroup
Тел.(777)666-66-66
Факс (777)666-6
Попробуйте взять под контроль эти точки в вашей деловой переписке – и посмотрите, как они будут работать. Поверьте, результаты не заставят себя ждать. «Смысловой треугольник» делает письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной!
А сейчас несколько подробнее о третьей точке внимания – о финале письма.
Финал – особенное место в письме. И работать с ним нужно предельно грамотно. Как предупреждает в таких случаях шведская пословица: «Плохой пудинг может испортить даже королевскую утку».
В финале мы завершаем наш разговор с адресатом/клиентом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в продолжении общения? Как правило, существенными являются два момента.
1. Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение.
2. Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.
Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:
• важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога;
• необходимо точно и предметно сообщить адресату/клиенту, что и как должно произойти в ближайшее время.
Таким образом, в финале делового письма сосредотачиваются две составляющие: имиджевая (эмоциональная) и действенная (активная):
• имиджевая часть финала вносит эмоционально-позитивное звучание в письмо, демонстрирует лояльность и уважительное отношение автора письма к клиенту/партнеру;
• действенная позволяет управлять инициативой, нацеливает клиента/адресата на решение конкретного вопроса.
В структуре письма эти составляющие выглядят так. Посмотрите на примеры ниже.
Пример 1.
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_022.png)
Пример 2.
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_023.png)
«Хитрости» финала письма
Как повысить действенность и активность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
Посмотрите сами:
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_024.png)
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_005.png)
СОВЕТ
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_025.png)
В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_026.png)
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_027.png)
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_005.png)
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
![](/pic/1/6/1/1/5/5//i_028.png)
Специфические ситуации
Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.
Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?
В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».
Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.