Адрес редакции…….
Телефон……..
Информационное письмо не следует посвящать описанию нескольких событий или фактов; не забывайте, что его цель помимо сообщения о какой-либо новости, – также и возможность лишний раз напомнить о себе. А это означает, что чем больше новостных писем вы будете писать и чем чаще они доходят до целевой аудитории, тем больше оснований полагать, что вас не забудут.
Образец информационного письма № 2
«МЮЛЛЕР»
190000, г. Санкт-Петербург,
Главпочтамт, а/я 837
Тел./факс: (812) 328-67-94
Комплексные подряды по Системам кондиционирования
Уважаемый (ая)___________________________________________!
Фирма «МЮЛЛЕР», в течение девяти лет успешно занимающаяся проектированием, монтажом и пусконаладочными работами систем вентиляции и кондиционирования воздуха для любого вида помещений, специализируется главным образом на поставке основного и вспомогательного оборудования для систем глубокой очистки воздуха для медицинских и иных особо чистых помещений. При этом используется оборудование фирмы
………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
В Санкт-Петербурге монтаж – бесплатно.
………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
Бесплатное гарантийное обслуживание.
………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
С любыми вопросами по галогенным светильникам фирмы
С уважением,
Коммерческий директор
Нужно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно начало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца, не больше) должны осветить дополнительные детали, поскольку именно они призваны раскрыть суть новизны вашей информации; в заключительном абзаце выражается готовность в случае необходимости ответить на вопросы, включить дополнительные детали и привести аргументы, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации.
В последнее время в специальной литературе по PR все чаще повторяются призывы к специалистам писать не вообще о новости, но о новости в том ее ракурсе, который интересен конкретной целевой аудитории. А поскольку у организации может быть несколько целевых аудиторий, с которыми она работает по одному проекту, это означает, что информационные письма, подготовленные, например, для партнеров организации и государственных учреждений, должны быть разными как по лексике, так и по стилю. Партнеры и отраслевые, профессиональные издания хотят фактов, подтвержденных цифрами, статистикой, экспериментами, а властным структурам, например, требуется доказательство соблюдения организацией правовых норм и законов для одобрения какого-либо проекта данной организации, а может быть, и выдачи государственного заказа на его реализацию. Информационное письмо в отличие от информирующего может иметь персональную адресациию.
Несколько иной вид имеют и другие цели преследуют информационные письма, рассылаемые во время предвыборных кампаний видными политическими деятелями, государственными структурами и руководителями крупного бизнеса. Цель таких релизов одна – увеличить электорат за счет объяснения своей программы или, не касаясь напрямую предвыборных обещаний, сообщить общественности, какую пользу стране и ее гражданам приносит деятельность данной структуры, партии или организации. Так, например, в ноябре 2003 г., за три недели до выборов в Государственную думу России, тысячи петербуржцев получили информационные письма, текст которых приведен ниже, в образце 3.
Этот тип официального письма близок по целям к информирующему релизу, но в нем имеется обращение к адресату и личная подпись автора послания; мы относим данное послание к категории новостных писем, поскольку основная его цель – распространение информации о новых направлениях деятельности компании (что, однако, характерно и для новостного письма, и для информационного релиза).
Образец информационного письма № 3
РАО «ЕЭС России»
ЛЕНЭНЕРГО
197342, Россия, г. Санкт-Петербург
(улица, номер дома, номер квартиры)
Сидоровой Татьяне Ивановне
Исх. № 0948403
Уважаемая Татьяна Ивановна!
Обращается к Вам Анатолий Чубайс, Председатель Правления РАО «ЕЭС России». Я пишу Вам, чтобы объяснить, для чего РАО «ЕЭС России» проводит реформу электроэнергетики и почему она не приведет к «обвальному росту цен», которым сейчас пугают людей многочисленные политики и экономисты.
По инициативе РАО «ЕЭС России» Правительство принимает трехлетнюю программу сдерживания тарифов на электроэнергию на 2004–2006 гг.
По нашим расчетам, три года – это минимальный срок, который нужен для того, чтобы обуздать тарифы по всей стране, – без ущерба для Вас и для РАО «ЕЭС России».
Подчеркиваю, мы не даем невыполнимых обещаний. Уже с 1 ноября в пяти регионах России: Санкт- Петербурге, Свердловской, Ленинградской, Нижегородской и Пермской областях, энергокомпании поставляют потребителям электроэнергию на 20 % дешевле.
Во всем, что мы делаем, нам очень нужна Ваша поддержка. Именно об этом я и хотел рассказать Вам в своем письме.
Всего Вам доброго.
С уважением,
Анатолий Чубайс
Рекомендательное письмо
Поскольку руководитель организации, дав общие указания, вполне может поручить специалисту по связям с общественностью такое важное задание, как написание рекомендательного письма, включение этого вида корреспонденции в данную книгу достаточно оправданно, хотя, конечно, в основном рекомендательное письмо – это свидетельство личной оценки успехов одного человека другим. Но поскольку зачастую требуется, чтобы подпись лица, выдавшего рекомендацию, была заверена организацией, такое письмо приобретает одновременно и официальный характер.
Рекомендательное письмо всегда содержит только известные автору письма факты относительно рекомендуемого лица. В таком письме может не быть персонального обращения (за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос по поводу какой-нибудь персоны), и оно, так же как информационное письмо, не требует никакого ответа. Рекомендательные письма бывают необходимы людям по разным поводам, например при устройстве на новое место работы, или для получения гранта на исследование, или для продолжения образования. Ниже приводится образец рекомендательного письма для получения стипендии с целью продолжения обучения за рубежом.
Образец рекомендательного письма
Владимир Андреевич Краснов был моим студентом в течение пяти лет с 2004 по 2009 г. по
