правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то необходимо уведомить работника о намерении получить персональные данные у третьей стороны и получить его письменное согласие на это.
Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ работодатель вправе установить самостоятельно.
Право доступа к персональным данным имеют:
руководитель организации, работодатель – индивидуальный предприниматель;
непосредственный руководитель работника;
начальник отдела кадров;
сотрудники отдела кадров.
При работе с документами, содержащими персональные данные, прежде всего работниками отдела кадров, должен соблюдаться принцип конфиденциальности персональных данных.
При передаче персональных данных работника третьей стороне работодатель должен соблюдать требования ст. 88 ТК РФ.
Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам (милиции и другим контролирующим органам). В этом случае основанием для передачи персональных данных работника является письменный запрос от должностного лица соответствующего государственного органа, а если представители контролирующих органов пришли к вам лично – служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.
Работодатель обязан обеспечить такой порядок хранения персональных данных, который бы ограничивал несанкционированный доступ к ним.
Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. В таком случае доступ к персональным данным работников должен быть технически возможен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив.
В свою очередь, работник обязан передавать работодателю или его представителю достоверную, документированную информацию о своих персональных данных, а также своевременно сообщать о внесении изменений в свои персональные данные.
Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной, семейной тайны (п. 9 ст. 86 ТК РФ). Поэтому все расписки работника, акты, содержащие подобный отказ, являются незаконными.
На виновных лиц согласно ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ возлагается гражданская, уголовная, административная, дисциплинарная и иная предусмотренная законодательством Российской Федерации ответственность.
2.11. Информационно-справочная документация
Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.
Состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.
В состав информационно-справочной документации входят:
справочная документация (касается одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней, имеет индивидуальный характер и выдается по разовому запросу);
отчетно-справочная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т. п.) представления адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней);
справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и т. д.), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Докладные записки могут быть двух видов – внешняя и внутренняя.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Служебная записка имеет внутренний, служебный характер и составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы:
1) объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и др.) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений;
2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
По содержанию заявления подразделяются на две группы:
по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и т. д.);
о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.
В зависимости от количества заявителей заявление может быть:
индивидуальным;
коллективным.
Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.
Заявление подписывается работником и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма заявителю о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т. п.).
Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.
Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти
