Указанные выше описи и акты дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.
После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами (пункт 73 ГОСТ Р 51141-98). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ).
Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговые и таможенные органы (ст. 15.6 КоАП РФ).
3. Прием работников
3.1. Оформление приема на работу
Порядок оформления приема на работу изложен в ст. 68 ТК РФ, требования которой обязательны как для работодателя – юридического лица, так и для работодателя – индивидуального предпринимателя.
Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, содержит ст. 65 ТК РФ.
Обратите внимание!
Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Требовать предъявления физическими лицами прочих документов при заключении трудового договора работодатели не имеют права. Однако в исключительных случаях работодатель вправе потребовать от работника (при его согласии) предъявления дополнительных документов.
Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, причитающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.
При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. В настоящее время унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме. Заявление пишется на имя руководителя организации, в нем указывается дата, с которой работник приступает к работе, должность, кроме того, на заявлении ставится подпись работника и дата составления заявления.
Порядок приема на работу установлен ст. 68 ТК РФ, согласно которой прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу в соответствии со ст. 68 ТК РФ объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В приказе (распоряжении) о приеме на работу указываются:
– наименование работодателя;
– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;
– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;
– должность (специальность, профессия), категория квалификации;
– срок испытания (если такое испытание устанавливается);
– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);
– оклад (тарифная ставка), надбавки;
– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.
При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия договора в приказе не приводится, а если заключен срочный трудовой договор, в приказе должно быть указано, что данный работник принимается на работу по срочному трудовому договору на определенный срок.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), т. е. работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией, штатным расписанием, документацией по охране труда.
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть вывешены на видном месте в помещении, где работник осуществляет свою трудовую деятельность, или их экземпляр должен быть приложен к трудовому договору, или в трудовом договоре должна быть отметка
Если работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, а также в организации не ведется табель учета использования рабочего времени, то работодатель не сможет применять дисциплинарные взыскания к работникам, которые, например, опаздывают на работу или отлучаются с работы в течение рабочего дня.
Если в организации отсутствует должностная инструкция, то работодатель практически не может потребовать от работника улучшения качества его работы, а также применить дисциплинарные взыскания против сотрудников, относящихся халатно к своей работе. Каждому работнику при заключении трудового договора должен быть выдан один экземпляр должностной инструкции, в которой он расписывается. Своей росписью он подтверждает, что ознакомлен с данной инструкцией и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего это сделать при подписании трудового договора.
Очень важно при приеме сотрудника на работу ознакомить его с документацией по охране труда, которая должна быть составлена в организации. При этом доводится до сведения (под роспись) работников инструкция по технике безопасности, инструкция о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заносится запись в журнал инструктажей по технике безопасности.
Кадровая служба должна сформировать личное дело работника.
