организации);
– в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки рассмотрен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.
Выдача дубликата может осуществляться в случае утраты трудовой книжки. В этом случае работник обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек вносятся:
– сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
– сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки осуществляется, как и в рассмотренном выше случае, когда общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.
В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Дубликат трудовой книжки выдается также в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляется, если при первичном оформлении книжки работник кадрового отдела по неосторожности внес туда неверную запись.
Например, если в дате рождения работника вместо «20.12.1980» написать «20.12.1981». Также встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. В этом случае у кадровиков есть примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п.
В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформление трудовых книжек и вкладышей в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, на основании п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле.
5.2. Картотека трудовых книжек
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Как правило, хранение трудовых книжек производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии – в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации рекомендуется составлять картотеку трудовых книжек работников.
Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.
Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.
Картотеки могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно- регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступающие в архив вместе с документами.
Картотека трудовых книжек работников создается для поиска необходимой информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.
В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.
Условия хранения картотеки должны обеспечивать надежную сохранность трудовых книжек работников от хищения (разглашения).
С этой целью картотеки трудовых книжек работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.
5.3. Книги учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них, у работодателей в соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек ведутся:
– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
