Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и приведены в приложениях 2 и 3 к нему.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждаются Минздравсоцразвития РФ.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
20 июля 2010 г. ОАО «Эталон» приобрело у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за один бланк – 150 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной № 123965 от 20 июля 2010 г. Приобретенные бланки имеют серию «АХ» и номера с 0068425 по 0068430.
30 июля 2010 г. ОАО «Эталон» приняло на работу оператора Иванова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ был подписан 30 июля 2010 г. № 48-к. На основании заявки № 10 от 30 июля 2010 г. кадровому работнику Морозовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии «АХ» за № 0068425.
Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 750 руб.
Приходно-расходную книгу необходимо заполнить следующим образом (см. с. 200).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. В ней оформляются прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо заполнять в следующем порядке.
В графу 1 книги вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
В графах 2, 3 и 4 ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
В графу 5 книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в графу 6, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.
В графу 7 вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре, а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в личной карточке работника) и в трудовой книжке.
Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в графу 8.
В графу 9 вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника.
В графе 10 книги ставится личная подпись специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
При регистрации вкладыша в трудовую книжку в графе 10 ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).
Содержание графы 11 показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.
Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника. В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 – расписывается в получении трудовой книжки.
Рассмотрим на конкретном примере порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек.
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Морозовой Н.П. были сделаны следующие записи:
Отсутствие указанных книг или их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.
5.4. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена ошибочная запись, либо работодателем по новому месту работы. В этом случае основанием для внесения исправления служит официальный документ работодателя, допустившего ошибку. При обращении работника с данной проблемой работодатель должен оказать необходимую помощь (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление вносит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации – работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. Такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов и т. д.
Исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Исправительные сведения в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.
Исправления вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и записывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью
