на несколько недель, передав ему все соответствующие материалы. Это освободит ваш стол. Поручите его человеку, который имеет привычку «растягивать дела», из-за чего в офисе его шутливо называют «черной дырой» или «Бермудским треугольником ».
Архив
Офис - это рабочая площадка, а не склад, музей или магазин. Другими словами, офис - не место для хранения товара или памятных вещей. Мы можем без труда разделить предметы, находящиеся в нашем офисе, на две группы: предметы «первой необходимости» и предметы «второй необходимости ».
• Держите предметы «первой необходимости » (те, которыми пользуетесь постоянно) рядом с письменным столом или на нем.
• Предметы «второй необходимости» храните в доступном месте, но не перед собой: в коробках или папках с ярлыками, по которым можно быстро понять, что где находится. Так вы избежите долгих поисков и путаницы.
Нe храните бумаги на полу, там они могут стать влажными, и их придется выбросить!
Мы живем в третьем тысячелетии, и картонные коробки (которое промокают, мнутся, и могут быть прогрызены мышами) ушли в прошлое. Для хранения бумаги используйте современные плас тиковые контейнеры, а не старые картонные коробки.
Пластиковые контейнеры бывают самых разных размеров, имеют приятный внешний вид, им не страшны ни грызуны, ни влага, они легко закрываются и открываются.
Предотвратите новый беспорядок
Каталоги офисного оборудования, пестрящие яркими красками, изобилующие соблазнительными описаниями, бессмертны. Реклама офисного оборудования и мебели настолько искусно продумана и столь привлекательна, что мы готовы купить все, что она нам предлагает. Здесь представлена каждая деталь офисной обстановки, всевозможные аксессуары, которые только можно себе вообразить: стенды, полки, подставки, вешалки, лотки, устройства для сортировки бумаг, проекторы, органайзеры, часы, ящики, лампы, рабочие столы с разноцветной поверхностью, помогающие координировать работу. Избегайте одного из «смертных грехов» офисных работников: алчности. Возможно, на самом деле вы не нуждаетесь в той вещи и даже не задумывались о ней до того, как. приобрели каталог.
5. КОМПЬЮТЕР
Раньше мне было интересно, что бы ощутил мой дед, имеющий в качестве средства передвижения только лошадь да повозку, если бы дожил до наших дней и увидел вместо телег с мотором роскошные полностью автоматизированные скоростные автомобили.
В недалеком прошлом наше отношение к компьютеру, как когда-то к автомобилю, прошло через несколько стадий: первоначальное подозрение, страх перед его сложным устройством и мощью, благоговейный трепет перед его престижем, удивление его возможностями. Как и автомобиль, компьютер может разорить нас до нитки и причинить нам физический вред, если мы не умеем с ним правильно обращаться. Со всей техникой случаются какие-нибудь злоключения, и быть ее хозяином непросто.
Компьютеры и дополняющее их оборудование стали частью нашей жизни, они помогают нам выполнять множество задач: писать, создавать базы данных, печатать документы, делать описи, проектировать, планировать, хранить различную информацию, искать материал в Интернете и даже считать. Современные самоучители часто упускают из виду некоторые приемы, позволяющие сделать общение с компьютером проще. Компьютеры стали настолько популярными, что были написаны целые книги о том, как использовать их на рабочем месте наиболее рационально (а рациональность - синоним простоты). Только взгляните на толстые каталоги книг, посвященных компьютерам, и это не считая справочников, цель которых - более доступно изложить то, что описано в инструкции (а эти справочники часто насчитывают до 750 страниц и выше!) Так как все возможные советы уже даны задолго до появления этой книги, рекомендации, данные в этой главе, вряд ли помогут при работе с конкретными программами и, скорее всего, покажутся вам непривычно лаконичными. Многие специальные советы можно найти в определенных главах: например, некоторые указания для работы с электронной почтой находятся в главе № 7, «Переписка». Итак, я ограничусь лишь некоторыми простыми принципами и рекомендациями.
Потребность в компьютере
Прежде всего, я прошу руководителей компаний обратить внимание на одно большое замечание: очень часто при покупке компьютера, компьютерного оборудования или программного обеспечения люди не консультируются с продавцами. Они не спрашивают о параметрах компьютера и его возможностях. Нередко в компаниях компьютеры покупаются для сотрудников, которых в них не нуждаются, либо без всякой надобности приобретается слишком дорогое оборудование: «Он вицепрезидент, ему нужен более мощный компьютер».
Вице-президент может использовать его только один раз в день, а ассистент тратит больше времени на всевозможные встречи, чем на работу за компьютером, и гораздо больше нуждается в блокноте.
В большинстве компаний далеко не каждый сотрудник нуждается в доступе к Интернету, высокоскоростном процессоре, гигабайте оперативной памяти и персональном лазерном принтере. Используйте только то, что вам действительно нужно.
