Не тратьте время и энергию на то, чтобы обеспечить всех менеджеров 21-дюймовым монитором, высокоскоростным факсом и сверхсовременной видеокартой.
Если у вас нет действительно необходимого оборудования, не жалуйтесь, а подробно опишите начальству, что вам требуется для работы, и как приобретение этой техники окупится для компании.
Если вы нуждаетесь в совете по поводу покупки компьютера или программного обеспечения, прочтите короткие подсказки в главе № 12, «Домашний офис».
Оптимизируйте работу с электронным оборудованием
Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы, записи и файлы. Единая система упростит работу в офисе.
Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с реальными, а также с указанными в соответствующих сохраненных файлах на компьютере. Это особенно важно при распечатке документов в нескольких экземплярах и составлении статистических отчетов.
Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.
Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.
Изучение нового программного обеспечения
Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык пользования программой не будет доведен до автоматизма. Таким образом вы избавитесь от необходимости каждый раз искать подсказки в толстых учебниках. Как вариант, используйте текстовые редакторы типа Блокнот, кото рые имеются во многих операционных системах, в том числе и в Microsoft Windows.
Найдите время для того, чтобы научиться владеть программой так хорошо, чтобы интуитивно чувствовать, какую команду следует задать далее.
Проявите творчество, и, возможно, у вас родятся оригинальные идеи, как усовершенствовать эту программу, упростив таким образом работу.
Многие современные справочники предлагают пользоваться «быстрыми клавишами», позволяющими рационализировать выполнение часто повторяющихся действий. Если вам попал в руки подобный справочник, не пытайтесь прочесть его целиком и сразу. Ваш ум вскипит. Вместо этого определитесь, какое повторяющееся задание вы хотите рационализировать. Затем попробуйте использовать функцию подсказки, встроенную в программу, иногда это действительно может помочь.
Если информация для вас недостаточна, найдите в инструкции, прилагающейся к этой программе, полный список «быстрых клавиш». Не забудьте про еще один вариант: проконсультируйтесь у кого-либо, кто уже пользовался этой программой.
Не откладывая, научитесь пользоваться основными командами, позволяющими свести трудные, повторяющиеся команды к одному нажатию клавиши.
Запрограммировать и отредактировать «быстрые клавиши» обычно не составляет труда, и полчаса, потраченные на настройку основных команд, сэкономят вам много часов в будущем.
Предотвращение проблем, которые могут возникнуть при работе с компьютером
Не допускайте перегревания компьютера и убедитесь в том, что вокруг него есть пространство, необходимое для вентиляции (если это портативный компьютер, то оно располагается под ним).
