Как успевать жить и работать

Если вас часто беспокоят люди с просьбой проконсультировать их по вопросам, связанным с ва шей профессиональной деятельностью, посоветуйте им подробно описать свою ситуацию в письме и отправить его электронной почтой. Необходимость описать что-то значительно сузит круг желающих услышать ваше мнение. Сделать звонок - пара пустяков, а письмо - это умственная работа. Особо назойливым можете сообщить, что даете платные консультации за 100 долларов в час.

***

Мы должны держать наготове краткий и внушительный ответ для менеджеров, предлагающих приобрести товары по телефону. Выпишите несколько стандартных извинений, если это необходимо:

«Извините, у меня все есть», или «Политика нашей компании запрещает принимать подарки» с обязательной толикой вежливости: «В любом случае, спасибо, что отвлекли меня от работы». Эти слова легко произнести, и они звучат не обидно. Затем попрощайтесь и как можно быстрее повесьте трубку.

***

Один из лучших способов контролировать телефонные звонки - специально выделить для них один или несколько дней. Убедитесь в том, что постоянные партнеры по бизнесу и клиенты знают о вашем нововведении. Личный секретарь, если он у вас есть, вполне может в ряде случаев ответить на личные звонки за вас. Как вариант, заведите голосовую почту.

***

Не бойтесь переадресовывать звонки на голосовую почту в течение самых напряженных рабочих часов. Отсутствие телефонных звонков значительно увеличит темп вашей работы.

ПРАВИЛА

ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ КОНФЕРЕНЦИЙ

Телефонные конференции эффективны, когда в них принимают участие не более 8-9 человек. При большем количестве участников не исключено, что некоторым из них не удастся вставить ни слова. Конечно, можно перезвонить им позже и поговорить приватно, однако это разрушит первоначальный замысел и вряд ли приведет к желаемой цели.

Ниже приведены шесть советов, которые помогут вам оптимизировать и упростить проведение телефонных конференций.

1. Заблаговременно разошлите всем участникам тезисы предстоящего совещания.

2. Запишите номер оператора на случай, если вы внезапно отключитесь.

3. Назначьте человека, который будет конспектировать разговор.

4. Позаботьтесь о том, чтобы в совещании был ведущий, который будет вовлекать людей в обсуждение, направлять его в нужное русло и следить за тем, чтобы не было отклонений от темы.

5. Определитесь со своей точкой зрения до начала разговора.

6. Хорошо, если участники во время совещания не будут шуршать бумагой, щелкать авторучками и двигать стул: это создает много фонового шума, мешающего разговору.

7. И самое главное: если вы чувствуете себя неуютно во время проведения совещаний по телефону, не меняйте во время них свои решения и не берите серьезных обязательств.

Голосовая почта

Исследования показали, что большинство людей, обращающихся в компании по телефону, не могут дозвониться до нужного человека. Это стало поводом для создания голосовой почты. Голосовая почта по многим параметрам превосходит автоответчики и более функциональна. Время, потраченное на прочтение сообщений с голосовой почты, непременно окупится. Чтобы насладиться преимуществами голосовой почты, пользуйтесь следующими рекомендациями:

• Оставляйте четкие и ясные сообщения. Потренируйтесь, составляя сообщения для себя (затем пусть друг, супруга или коллеги оценят вашу профессиональную этику).

• Надиктуйте короткое письмо и отдайте секретарю, чтобы тот его отправил.