Приобретите программу, позволяющую копировать письма на ноутбук: тогда вы сможете читать почту в дороге.
Отвечайте только на самые свежие сообщения на электронных форумах.
Нe допускайте переполнения почтового ящика.
Удаляйте письма, на которые уже ответили, если вам больше не нужна содержащаяся в них информация.
Если вам требуется сохранить электронное письмо, не распечатывайте его. Электронный формат был создан как раз для того, чтобы сэкономить наше время и освободить пространство на рабочем столе. Лучше создайте в компьютере папку, дайте ей нужное имя и храните в ней соответствующие электронные письма. Вы сможете найти их в любое время и при необходимости сделать копию.
В рабочей графике выделите время для просмотра электронной почты, чтобы в течение дня не отвлекаться на сигналы о поступившем сообщении.
С помощью модема вы можете получить доступ к вашей рабочей электронной почте у себя дома. Поговорите с сетевым администратором и узнайте, возможно ли это. Если вы время от времени работаете дома или в дороге с ноутбуком, наличие доступа к рабочему компьютеру значительно облегчит вам жизнь. Вернувшись в офис, вы больше не обнаружите в своем почтовом ящике 89 непрочитанных писем!
Создайте электронный документ, где перечислите всех участников предстоящей деловой встречи.
Если вы захотите заранее обсудить какую-либо возникшую идею, можете распространить ее, воспользовавшись списком. Это простой способ проинформировать каждого, а встречи будут менее продолжительными и более результативными.
Если вы собираетесь написать важное деловое письмо, наберите его в текстовом редакторе перед тем, как запустить почтовую программу. Потом можно будет просто прикрепить его к сообщению, оставив в теле письма короткое пояснение, а копию сохранить на жестком диске. Кстати, ваш адресат, возможно, также сохранит письмо на своем компьютере.
Отчеты, копии и доклады
Я. читаю все отчеты. По моим наблюдениям, далеко не все люди поступают так, читая их выборочно или не читая вовсе. Я поинтересовался у них, почему. Мне было сказано, что отчетов слишком много, они длинные, и в этом есть доля правды.
Однако те отчеты, что я честно одолел, были выше всяческих похвал. Никогда не пренебрегайте отчетами.
Если вы не будете читать отчеты коллег, они будут также поступать с вашими. Составляйте простые отчеты в разговорном стиле и распространяйте их избирательно.
На отчете обязательно следует ставить свою подпись.
Каждому наверняка случалось получать сообщения, на которых не указывалось ни имени, ни даты. После многих лет службы в одном и том же офисе отношения сотрудников становятся менее официальными, и, возможно, именно поэтому некоторые пренебрегают такой незначительной информацией.
Однако без нее порой невозможно определить, от кого поступило сообщение и кому отправлять ответ.
• Не считайте, что вас вычислят только по почерку. В офисе наверняка есть по меньшей мере три человека с похожим почерком.
• Подписывайте фамилию. В офисе работают две Екатерины, три Александра, два Михаила и три Владимира.
• Не злоупотребляйте инициалами. Я бы растерялся, если бы получил письмо, подписанное «К.К.» (что имелось в виду: фирма, где я работаю, «Качество amp; Красота», или мой соавтор, Кэрол Картаино?).
• Всегда ставьте дату: вычислить «когда?» нисколько не проще, чем вычислить «от кого?».
• Подписывайте год.
Сейчас это может показаться необязательным, но годы проходят быстро, и многие заметки, на которых не проставлена дата, к примеру, вырезки из газет и журналов, могут стать загадками в деле.
Имеет смысл делать копии отчетов и рассылать их необходимым адресатам. У копий есть ряд преимуществ: их проще сделать и отсортировать по маршрутам отправления, на них уже указаны дата, когда была совершена сделка, и фамилия человека, заключившего ее. Распространив копию, вы сообщите людям всю необходимую информацию, не сказав ни слова, не сделав ни единого звонка, не созывая собрание. Копии - это отличный способ сделать работу коллектива более согласованной, получить признание начальства, а возможно, и повышение по службе.
Простой секрет составления хорошего отчета: не включайте в него больше информации, чем необходимо.
Нет ничего странного, если плотник с гордостью продемонстрирует вам необработанные деревянные коробки, которые со временем превратятся в заказанный вами новый отшлифованный и отполированный кухонный гарнитур. Но если вы покажете коллегам неотредактированный отчет, они в лучшем случае могут подумать, что вы плохой писатель, в худшем - останутся недовольны результатами вашей работы, даже если вы предупредите их, что это только черновик. Всегда, когда это возможно, держите недоработанный материал при себе.
