Интернет на 100%. Подробный самоучитель: от «чайника» – до профессионала

режима работы).

К любому электронному письму можно прикрепить одно или нескольких вложений. Вложение представляет собой файл соответствующего формата. Например, если вы хотите отправить кому-то фотографии, отчет, музыкальное произведение, видеофайл и т.п. – прикрепите их к письму в виде файлов соответствующих форматов.

Вложения необходимы с той точки зрения, что иногда в самом письме невозможно или нецелесообразно отправить всю необходимую информацию. Например, если вы хотите отправить начальнику многостраничный отчет о проделанной работе, то вставлять его в текст письма не имеет смысла (тем более что могут возникнуть вопросы относительно отображения таблиц, диаграмм и прочих подобных элементов). В этом случае в тексте письма лучше написать что-то вроде «Отправляю отчет о проделанной работе», а сам отчет прикрепить к письму в виде отдельного файла.

Чтобы прикрепить к письму вложение, нажмите кнопку

Прикрепить файл

, которая находится под текстовым полем (см. рис. 5.3). В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.4.

Рис. 5.4.

Выбор вложения для прикрепления к письму

В данном окне нужно указать путь к файлу, который нужно прикрепить к письму, выделить его щелчком мыши и нажать кнопку

Открыть

. После этого имя и размер вложения отобразятся над кнопкой

Прикрепить файл

(рис. 5.5).

Рис. 5.5.

Электронное письмо с прикрепленным вложением

На данном рисунке видно, что к письму прикреплен файл

Отчет.doc

объемом 30 Кб. Если вы по ошибке прикрепили не то, что нужно, то вложение можно удалить – для этого используйте ссылку с характерным символом, которая находиться справа от информации о размере вложения.

Подобным образом вы можете прикрепить к письму несколько вложений. Что касается ограничений по объему пересылаемых сообщений, то здесь все зависит от конкретного почтового сервера. На каждом ресурсе действуют свои ограничения, но, как правило, они вполне демократичны, и разрешенных к пересылке объемов вполне достаточно для подавляющего большинства пользователей.

Чтобы отправить электронное письмо, нажмите внизу интерфейса кнопку

Отправить

. После того как письмо успешно отправлено, на экране отобразится соответствующее информационное сообщение (рис. 5.6). Чтобы отказаться от отправки письма, нажмите кнопку

Отменить

, а чтобы сохранить его как черновик – кнопку

Сохранить как черновик

.

Рис. 5.6.

Информация об успешной отправке письма

Чтобы прочитать полученное электронное письмо, щелкните на нем в списке мышью – в результате оно откроется для просмотра. Если вы хотите ответить на полученное почтовое сообщение, войдите в режим его просмотра и щелкните на ссылке

Ответить

. После этого действуйте так же, как и при написании нового письма. При этом учтите, что при создании ответного почтового сообщения в нем автоматически будут заполнены поля

Кому

и

Тема

(причем тему вы можете отредактировать), а в текстовом поле останется текст исходного сообщения (вы можете удалить его либо оставить). Значение поля

Тема

формируется следующим образом: перед исходным значением в отправляемом письме появляется слово

Re:

. Иначе говоря, если в исходном почтовом сообщении была тема

Квартальный отчет

, то в ответном по умолчанию значение поля

Тема

будет сформировано следующим образом:

Re: Квартальный отчет

.

Если у исходного почтового сообщения было несколько получателей (то есть отправлено оно было не только вам, но и еще нескольким адресатам), то вы можете написать ответное сообщение сразу всем – для этого используйте ссылку

Ответить всем

, которая находится рядом со ссылкой

Ответить

.

Чтобы переслать полученное почтовое сообщение другим адресатам (например, если вы хотите разослать своим подчиненным полученное вами распоряжение высшего руководства), то щелкните на ссылке

Переслать

, и в поле

Кому

введите адреса получателей. Дальнейшие действия будут такими же, как и при создании ответного сообщения.

СОВЕТ

Для выполнения некоторых действий с электронными письмами (удаление, пометка как спам и др.) можно не открывать письмо, а лишь выбрать его путем установки соответствующего флажка. Такой флажок имеется у каждого письма, он находится в крайней левой колонке списка.

Для удаления почтовых сообщений используйте кнопку

Удалить

. Как мы уже отмечали ранее, при этом письмо будет помещено в папку

Удаленные

, откуда впоследствии можно выполнить его окончательное удаление.

Если полученное вами письмо является спамом, рекомендуется не просто удалить его, а удалить как спам. Для этого пометьте письмо флажком и щелкните на ссылке

Это спам

– в результате письмо будет перемещено в папку

Спам

, откуда его можно окончательно удалить. При этом администрация почтового сервера получит уведомление о том, что данное письмо является спамом, и предпримет в отношении тех, кто занимается рассылкой спама, соответствующие меры.

Как мы уже отмечали ранее, почтовые службы популярных ресурсов предоставляют своим пользователям широкие возможности для настройки почтовых ящиков. Здесь мы не будем подробно на них останавливаться, поскольку разобраться в настройках ящика несложно даже новичку. Но одну полезную возможность, которая предусматривает формирование так называемых «черных» и «белых» списков, все же рассмотрим.

Смысл «черного списка» состоит в том, чтобы предотвратить попадание в почтовый ящик пользователя нежелательной для него почтовой корреспонденции. Задача «белого списка» является прямо противоположной, а именно – недопущение попадания в состав нежелательной корреспонденции важных для пользователя сообщений.

Для перехода в режим настройки «черного» и «белого» списков щелкните на ссылке

Настройка

, а затем – на ссылке

Фильтры

. В результате откроется интерфейс, как на рис. 5.7.

Рис. 5.7.

Режим формирования «черного» и «белого» списков

Порядок добавления адресов в «черный» или «белый» список одинаков и прост. Для этого в текстовой строке (по умолчанию в ней отображается текст

Введите нежелательный/желаемый адрес

) нужно ввести адрес, который вы хотите добавить в список, после чего нажать кнопку

Добавить

– в результате введенный адрес отобразится в списке, а текстовая строка освободится для ввода нового адреса. Вы можете включать в состав «черного» и «белого» списков неограниченное число адресов. Чтобы удалить адрес из списка, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку

Удалить

. При этом будьте внимательны, поскольку система не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Письма, приходящие с адресов, включенных «черный список», не будут попадать в ваш почтовый ящик. Письма, приходящие с адресов, включенных в «белый список», всегда будут попадать в папку

Входящие

вашего почтового ящика – даже если они будут иметь явные признаки спама.

Работа с электронной корреспонденцией в программе Microsoft Outlook

Как мы уже отмечали ранее, работать с электронной корреспонденцией можно не