Правила, касающиеся официальных средств коммуникации, к примеру форма письменных приглашений, четко расписаны, и этим правилам требуется следовать очень точно. Но и неофициальные коммуникации – от телефонных разговоров до карточек с поздравлениями с Рождеством – также в определенной степени подчиняются определенным стандартам, хотя и существует много отклонений от общих правил, вполне допустимых, а порой и весьма полезных. Ниже приводятся основные требования к личным посланиям.
Основные формы письма. Форма написания писем в определенной степени зависит от формы и размера бумаги и от того, какие штампы должны разместиться на первом листе. В письмах к зарубежным партнерам следует соблюдать следующие правила.
Для личных писем существует большой выбор завершающих слов. Чаще всего используются следующие слова, приводимые в порядке возрастания близости отношений: «Искренне ваш», «С любовью» и т. д. Слова «С преданностью», «С выражением величайшей благодарности» бывают полезны, когда их применяют к месту, а «Как всегда» может быть как выражением особенной нежности, так и выражением снисходительного терпения – в зависимости от содержания письма.
«Сердечно» употреблять можно, но такое завершение для некоторых выглядит несколько снисходительным, и его не следует использовать более молодому человеку по отношению к лицу много его старше.
Слова «С уважением» следует избегать, поскольку оно уместно лишь в небольшом числе случаев.
Печатание и писание. В последние годы характер личной корреспонденции сильно изменился, сейчас большинство писем не пишутся от руки, а печатаются.
Но и в наши дни правила требуют письменного ответа на официальное приглашение третьего лица. Подпись от руки должна обязательно стоять на всех приглашениях на общественные официальные мероприятия и на отпечатанных карточках, вкладываемых в конверт. Послания от руки определенно легче сделать, если послание кратко или если ответ на приглашение содержит всего несколько слов. Все еще принято, хотя в наши дни это абсолютно необязательно, писать от руки извинения и выражения соболезнования.
Написанное от руки должно быть в первую очередь разборчивым, как в самом письме, так и на конверте. Каракули, которые трудно разобрать, свидетельствуют о спешке и неаккуратности, что само по себе указывает на недостаток хороших манер. Буквы, которые имеют какой-то особо изысканный вид, украшают письмо, но желание детей писать чересчур большие заглавные буквы, вырисовывать длинные петли, ставить кружки вместо точек лучше всего пресекать, пока такая форма письма не превратилась в привычку.
Опасная почта. Письма могут нести в себе угрозу. Часто пишущий не замечает того, что его слова могут иметь и иной смысл, чем тот, который он вкладывал; а читающий видит именно этот иной смысл. По любовным письмам часто можно сделать вывод о большей близости, чем это было на самом деле. Поскольку любое письмо может попасть в чужие руки, следует помнить следующее старое доброе правило: не пишите ничего, что, будучи прочитанным третьим лицом, могло бы повредить репутации женщины или кого-либо еще, кто упоминается в этом письме.
Опасно отправлять письмо, написанное в приступе гнева. Но тем не менее напишите его – и подождите день, не запечатывая письмо в конверт, поскольку за этот день вам могут принести извинения или же объяснить причину своих действий. Если же вы пошлете письмо сразу, то, когда вам захочется наладить отношения, вы можете этого и не добиться.
Личные письма. Личные письма, посланные по деловому адресу, следует помечать «Личное», что служит указанием секретарю, что это письмо не следует вскрывать в офисе; его должен читать только сам получатель. Однако нарушением этикета является отправка по домашнему адресу письма с пометкой «Личное», поскольку это слово содержит оскорбительный намек на то, что члены семьи получателя письма вскрывают его почту.
Почтовые карточки. При заполнении почтовых карточек следует руководствоваться теми же правилами, что и при написании имен и адресов. Во всех прочих отношениях в почтовой карточке можно писать что угодно и как угодно – лишь бы только это не привело в замешательство получателя, а также почтальона, горничную и прочих, поскольку содержание почтовой карточки может узнать каждый. Начинать свое послание с обращения не обязательно, хотя, конечно, оно может быть использовано. Неплохо проставить на карточке дату, поскольку почтовые штемпели часто смазаны или неразборчивы. Не обязательно и подписывать карточку, если получатель знает, от кого послание, однако все же лучше проставить свое имя или инициалы. Многие путешественники озадачивают своих друзей, посылая им почтовые открытки из разных мест с одной лишь надписью типа «Я хотел бы, чтобы ты побывал здесь» и подписывая письмо только одним инициалом или каким-либо распространенным именем вроде «Таня», «Дима».
Чтение чужой почты. Письмо является частной собственностью человека, которому адресовано: распечатывание письма постороннего человека или же чтение уже извлеченного из конверта рассматривается как такое же вторжение в чужую жизнь, как и открывание двери в частную квартиру без стука.
Почтовый индекс. Почтовый индекс является частью каждого адреса, и его следует использовать в любой почте – как официальной, так и неофициальной.
Деловая корреспонденция. Трудно найти человека, которому не приходилось бы посылать деловые письма. Ниже мы приводим основные правила, которыми надлежит руководствоваться каждому человеку, не занятому непосредственно в сфере бизнеса, но которому время от времени приходится заниматься деловой корреспонденцией.
Города. На любой своей корреспонденции не сокращайте названия городов. В этом правиле нет исключений. Не используйте слово «город» вместо полного названия города, чтобы указать, что адресат письма находится в том же городе, что и отправитель.
Страны. Не сокращайте названия стран – как в деловой, так и в любой прочей корреспонденции – с одним исключением: вместо «United States of America» правильно употреблять «USA» (но не «US»). Замечание: название страны пишется на конверте заглавными буквами «ITALY» (но не «Italy»).
