деловой прием, не обходятся без кейтерингового обслуживания. И от того, насколько качественно сработает подрядчик по питанию, во многом зависит общее впечатление гостей и участников любого события. Еда может служить в качестве дополнительной, поддерживающей составляющей мероприятия, а может быть и в центре всего события. Так, на деловых мероприятиях, выставках, конференциях РВО организуют питание именно с целью обеспечить посетителей и участников едой. А вот на корпоративных мероприятиях или презентациях меню должно соответствовать теме, концепции праздника, блюда выбираются более дорогие, с красивой и интересной подачей.
Частота заказов кейтеринговых услуг зависит от потребностей компании-клиента, а также от масштаба компании. Крупные компании заказывают выездное обслуживание порой и не один раз в месяц – это небольшие мероприятия на 50-200 человек. Основные же заказы приходятся на пиковые праздничные сезоны – Новый год и лето, когда компании проводят корпоративные праздники для большого числа гостей. В компаниях клиентов обычно сразу несколько отделов и департаментов могут быть заинтересованы в кейтеринговом обслуживании – это HR, маркетинг и административный отделы.
На данный момент событийный рынок в России складывается таким образом, что многие крупные российские и иностранные компании отдают управление своими рекламными, PR-, ивент-, маркетинговыми коммуникациями и бюджетами в руки агентств. Поэтому для кейтеринга работать с агентством выгодно, так как один посредник представляет несколько прямых клиентов. Зачастую агентство привлекается к работе над крупными глобальными акциями и праздниками, а потребность в чисто кейтеринговом обслуживании мероприятий в офисе, на конференции, деловой встрече может возникать ежемесячно, и для этих заказов необязательно привлекать агентство.
Если сравнивать выездные и стационарные рестораны, то между ними необходимо выделить два главных различия – масштаб и мобильность. Во-первых, масштаб мероприятий, проводимых в ресторане, всегда ограничен площадью самого ресторана. Стационарные рестораны чаще всего не имеют площадей и производственных ресурсов для организации и проведения праздников с числом гостей более 300–500 человек, в то время как выездной ресторан профессионально и качественно обслуживает мероприятия на несколько тысяч гостей. И, во-вторых, преимущество выездного ресторана в том, что кейтеринговые компании готовы действовать, а главное, имеют опыт работы в любом месте, где пожелает клиент, – на земле, на воде, в воздухе. Стационарный ресторан не владеет технологиями и навыками выездного обслуживания, не имеет специального кейтерингового оборудования и мебели, чтобы выезжать в офисы, на открытые площадки, специальные банкетные площадки и в выставочные павильоны.
Гостиничные операторы, как и стационарные рестораны, в основном предлагают обслуживание мероприятий на своей территории. И если в сегменте, допустим, конференций клиенты могут как организовать мероприятие в гостинице, так и заселить в нее своих делегатов, и это предложение будет выгодно, то для других сегментов мероприятий ощутимых преимуществ нет. Кроме того, в силу своей специфики гостиничные операторы не обладают гибкостью в составлении меню и ценообразовании на банкетные услуги. Зачастую гостиницы предлагают клиентам уже готовые варианты по определенной стоимости, в то время каккейтеринговые компании в своем меню порой имеют более тысячи блюд и предлагают блюда самых различных кухонь мира. Каждый проект в выездном ресторане рассчитывается отдельно, поэтому большая база блюд и индивидуальное ценообразование дают кейтеринг-фирме возможность составлять коммерческое предложение под бюджет клиента. Ведь стоимость банкетных услуг зависит и от места проведения праздника, от количества гостей и от продолжительности мероприятия, то есть целой совокупности факторов, которые могут как снижать, так и повышать цену.
Некоторые крупные стационарные рестораны рассматривают кейтеринг как дополнительный источник дохода. Однако прежде, чем развивать это направление, от любого ресторана требуются вложения в оборудование и мебель, а также развитие базы персонала. Но даже выходя на рынок выездного обслуживания, стационарные рестораны не имеют ресурсов, чтобы сразу же конкурировать с крупными кейтеринговыми конторами в сегменте масштабных «тысячных» праздников. И еще одним немаловажным фактором являются качество и вкус самих блюд, ведь надо иметь опыт и профессионализм, чтобы приготовить вкусно и красиво в любом месте, а не только на кухне своего ресторана.
Процесс выбора площадки происходит по-разному: клиент может прийти в кейтеринг-компанию, уже определившись с площадкой, или попросить компанию подобрать место для праздника. Например, у многих кейтеринг-служб услуга подбора банкетной площадки развита в высокой степени. Часто база мест проведения выездных мероприятий составляет несколько сотен площадок.
Если мы говорим о корпоративных праздниках, то, конечно же, банкет – более востребованный формат. Он считается самым торжественным и сложным видом обслуживания. На банкете каждому гостю уделяется особое внимание, меню подразумевает выбор блюд, ориентированный на разные вкусы гостей, а концепцию и стиль события отображают изысканная сервировка столов и элементы декора. Однако для летних праздников на открытом воздухе банкет, конечно же, подойдет гораздо меньше. В России для обозначения летнего обслуживания в формате буфета используют термин «барбекю». Организация мероприятий в формате буфета позволяет кейтеринговой фирме показать, насколько профессиональной и слаженной может быть работа ее специалистов, а также продемонстрировать разнообразие блюд и кухонь. В меню буфета входят холодные и горячие закуски, салаты, специальные блюда от шеф-повара, горячие блюда, гарниры, десерты – это полноценное меню, которое можно подавать как на масштабное корпоративное мероприятие, так и на статусное камерное в качестве обеда или ужина.
Летом работа подразумевает некоторые специфические требования по организации мероприятий. Необходимо несколько больше внимания уделять контролю за сохранностью и свежестью продуктов и блюд, использовать дополнительное охлаждающее оборудование, следить за чистотой посуды и приборов, знать, какие блюда можно готовить и подавать летом, а какие не рекомендуется. Кроме того, при выборе площадки для летнего праздника нужно больше времени уделить вопросам ее инфраструктуры: есть ли на ней шатры и тенты, как подводится электричество, предусмотрен ли подвод воды и др.
Вообще, чтобы гарантировать клиенту качественное профессиональное обслуживание, РВО стараются сконцентрироваться на ресторанном обслуживании, однако небольшой набор дополнительных услуг все- таки традиционно существует. Часто компании могут предоставить эксклюзивный торт по индивидуальному дизайну, флористическое оформление, подбор площадки и др.
Срок обработки заказа напрямую зависит от масштаба мероприятия и места его проведения. Часто компании готовы организовать праздник и за 24 ч, но более традиционный срок для подготовки заказов – 72–48 ч.
Деловая активность
Для большинства кейтеринговых компаний, несмотря на все маркетинговые усилия заранее обеспечить себе объем работы в конце зимы и начале весеннего сезона, по-прежнему остается стойкой тенденцией довольно заметное угнетение спроса на выездные ресторанные услуги в этот период. Так, заказы на февраль и март составляют не более 10 % от общего годового оборота. Сколько-нибудь заметное оживление спроса появляется не раньше апреля и к маю в идеале достигает вполне удовлетворительного и стабильного уровня продаж услуг. Можно сказать, что понятия «сезонность» для деловых мероприятий почти не существует. Дело в том, что они напрямую связаны с непрерывной деловой активностью компаний-клиентов, которые участвуют в выставках, проводят тренинги и семинары, презентации новых продуктов, дилерские и пресс-конференции, открывают новые представительства и точки продаж. Летом всегда существует спад, но и тогда тоже некоторые деловые мероприятия все-таки проходят. А период с осени до весны – традиционная пора деловой активности с недолгим перерывом в декабре, когда все заняты подготовкой развлекательных новогодних мероприятий.
Все деловые мероприятия условно можно подразделить на открытые и корпоративные. К открытым относят выставки, подразумевающие доступ неограниченного количества посетителей, а к корпоративным соответственно мероприятия, организуемые отдельной компанией с известным заранее количеством участников.
В обслуживании питанием первой категории мероприятий и выставок есть обычно две составляющие – питание посетителей выставки и питание представителей компаний-экспонентов. Для посетителей традиционно организуют работу буфетов, требующих наличие кассового аппарата, зарегистрированного по адресу проведения выставки, и это, пожалуй, самый большой ограничитель для кейтеринговых компаний. Стоит отметить, что для обслуживания нескольких буфетов будет достаточно иметь один кассовый аппарат.
