При проведении описанного ниже алгоритма действий следует принимать во внимание общие ценности той группы людей, с которыми вам придется работать. Ваши коллеги будут намного более восприимчивы к идеям, которые соответствуют их ценностям. Кроме того, вы должны оценить свои навыки группового взаимодействия. Если имеется какая-то область, которую можно было бы усовершенствовать, постарайтесь сделать это в ходе совместного решения проблемы.
1. Определите цель. Первый шаг на пути к совместному решению проблемы — четкая постановка цели, которую нужно достигнуть. Цели могут быть краткосрочными (срочное решение какой-то проблемы) и долгосрочными.
2. Соберите всю возможную информацию, имеющую отношение к возникшей проблеме. Чтобы прийти к объективному, справедливому решению, необходимо провести сбор и анализ имеющихся данных, включая аргументы всех участников конфликта.
3. Проинформируйте все стороны о сложившейся ситуации. Чтобы внести максимальный вклад в решение проблемы, каждый участник группы должен иметь о ней полное представление, а также понимать свою роль и обязанности в предстоящем процессе.
4. Призовите к сотрудничеству. Самым доступным языком надо попросить стороны проявить активное участие в предстоящем процессе и объяснить, чего от них ожидают.
Так, при использовании техники мозгового штурма мы ищем в своих партнерах творческое мышление, передовые идеи, дополнительные ресурсы, опыт и т. д.
5. Рассмотрите возможные варианты решения проблемы. Большинство участников процесса ожидают, что у нас уже имеется несколько альтернативных предложений. Будьте готовы к их открытому обсуждению, а также к появлению новых идей и решений.
6. Реализуйте принятое решение. После одобрения выработанного группой решения следует как можно скорее приступить к его осуществлению.
7. Проконтролируйте его исполнение. Организуйте процесс постоянного контроля эффективности реализуемого решения. Для этого необходимо определить сроки проведения контрольных проверок и наладить четкие коммуникации в проектной группе.
8. Проведите анализ и оценку результатов. Через три месяца (или другой период времени в зависимости от типа проекта и решения) вновь соберите группу, чтобы проанализировать проделанную работу и определить, достигло ли решение поставленных целей.
Чтобы достичь успеха, нужно, во-первых, иметь четкий, ясный, практический идеал цель. Во-вторых, иметь средства, необходимые для ее достижения: мудрость, деньги, ресурсы и методы. В-третьих, направить все эти средства на достижение поставленной цели.
Аристотель Рассмотрим некоторые примеры реализации краткосрочных целей в процессе профессиональной деятельности.
Случай 1. Восстановление отношений с клиентом
Определите цель. Компания «Apogee» являлась нашим постоянным клиентом в течение нескольких лет. В прошлом месяце ее представитель пожаловался на то, что продукция, которую они заказали, не соответствует их стандартам качества. Мы забрали эту партию товара, тщательно ее изучили и нашли незначительные дефекты, которые сразу же устранили. Тем не менее заказчик все равно остался недоволен качеством нашей продукции. В данном случае своей целью мы определили выявление реальной проблемы, проведение необходимых изменений и восстановление доверия «Apogee» к нашей компании.
Соберите всю возможную информацию, имеющую отношение к возникшей проблеме. Мы изучили ситуацию и пришли к следующим выводам:
• При производстве данной партии товара использовались те же комплектующие, что и в предыдущих заказах, за исключением одной детали.
• Мы заменили эту деталь, так как поставщики повысили на нее цену.
• Производители заверили нас в том, что по качеству эта деталь не уступает той, которую мы использовали раньше.
• Покупатель счел, что такая замена отразилась на качестве нашей продукции.
Проинформируйте все стороны о сложившейся ситуации. Сообщите о возникшей проблеме всем сотрудникам, имеющим к ней отношение, и тем, кто будет принимать участие в ее решении. Например:
• Поручите двум техническим специалистам посетить «Apogee», изучить их производственный процесс и определить, почему новая деталь не удовлетворяет требованиям заказчика.
• Поручите кому-либо из сотрудников провести сравнительную оценку старого и нового компонента.
• Поручите руководителю команды или отдела скоординировать деятельность всего коллектива.
Призовите к сотрудничеству. Нам будет необходима помощь всех сотрудников, имеющих отношение к решению возникшей проблемы. На данном этапе следует призвать их объединить усилия для достижения общей цели — восстановления доверия покупателя к продукции
