Какие электронные письма соответствуют целям вашей значимой работы?
Прояснив, в чем заключается значимая работа – то есть устанавливая конкретные, взвешенные цели, – вы привносите ощущение осмысленности в свой рабочий день. С одной стороны, это формирует мощную силу, которая противостоит притяжению электронной почты, предлагая более полезное направление для вашей энергии. С другой стороны, это помогает быстро расставить приоритеты, когда вы открываете ящик входящих сообщений – оценить письма следует по степени важности для значимой работы.
Если вы не хотите тратить время на электронную почту, то должны посвятить его чему-то другому. Какими проектами вы хотели бы заняться? Чего вы желаете достичь?
Действия:
Тщательнейшим образом проанализировав ситуацию, запишите цели значимой работы на ближайшие три месяца.
Подойдет любое сочетание миссий, проектов и навыков. Реалистично оценивайте свои возможности и сократите список до минимума – всего не более 3 или 4 целей. Разместите список так, чтобы его было хорошо видно с рабочего места, и регулярно заглядывайте в него, когда составляете график на день или разбираете электронную почту. Если всегда помнить о значимых целях, то разумно распорядиться своим временем гораздо легче.
Какие люди для нас важны?
Между электронными письмами не может быть равенства. Сообщение от начальника отличается от сообщения, присланного привередливым бывшим клиентом или абсолютно незнакомым человеком. Важность письма определяется вашими взаимоотношениями с отправителем (или отсутствием таковых).
Теперь, когда вы определили, чего именно хотите добиться в своей профессиональной деятельности, пора переходить к следующему шагу и сосредоточиться на том, кто важен для вашей работы. Чтобы эффективно использовать электронную почту, необходимо мысленно построить иерархию людей, которые присылают вам сообщения, и определить их относительную значимость. Эту простую схему я использую для того, чтобы распределить свои контакты на несколько разных категорий.
ВИПы. На верхних ступеньках иерархии располагаются ВИПы. Это самые близкие к вам люди, сообщения от которых требуют немедленного внимания. Это люди, с которыми вас связывают личные отношения, а также те, от которых зависит ваше материальное благополучие. Важнее их никого нет. В число ВИПов обычно входит ваш начальник, ключевые клиенты, супруг и другие близкие родственники. Вы «уделяете им внимание», чего бы вам это ни стоило. Обычно вы отвечаете им в тот же день – в идеале в течение нескольких часов. Этот список должен быть коротким, не более 3–5 человек. Если вы придете к выводу, что для вас важны все люди, то окажетесь в тупике.
Ключевые сотрудники. На следующем уровне иерархии располагаются ключевые сотрудники. Это люди, с которыми вы поддерживаете тесные рабочие контакты, им требуется отвечать своевременно: и проекты, и взаимоотношения должны развиваться. К ключевым сотрудникам обычно относятся коллеги, с которыми вы регулярно взаимодействуете по работе, не очень крупные клиенты, с кем вы в данный момент реализуете какой-либо проект, а также консультанты, друзья и родственники. В зависимости от ритма вашей работы данная группа требует ответа в течение 1–3 дней. Этот список может быть немного длиннее, чем для ВИПов, и его размер определяется масштабом вашей работы (например, двое коллег или 25, в зависимости от ситуации). Тем не менее старайтесь сократить его до минимума.
Приятные люди. Ниже ключевых сотрудников располагается самая приятная категория в иерархии электронной почты – люди, которые приносят радость. Это те, общение с которыми скорее удовольствие, нежели необходимость. К ним относятся друзья, знакомые и коллеги, которые наполняют радостью и смыслом ваш почтовый ящик. Вы общаетесь с ними не по необходимости, а потому, что это доставляет удовольствие и улучшает настроение. Для этой группы контактов быстрый ответ не обязателен: все зависит от того, есть ли у вас свободная минутка. Если вы заняты, то можно подождать неделю или даже две – ничего страшного не случится. Этот список может оказаться сколь угодно длинным, но должен быть тщательно продуман. Ведь вы тратите на этих людей драгоценное время и силы – даже если и не так часто.
Люди с потенциалом. После приятных людей идут люди с потенциалом. Эта группа включает всех, кто в будущем может оказаться важным или полезным, но вы еще в этом не уверены. К ним относятся перспективные клиенты, вероятные работодатели или союзники, а также всевозможные новые контакты, которые появляются в вашем почтовом ящике по рекомендации надежного источника, например близкого друга или партнера по бизнесу. Как правило, таким корреспондентам отвечают в течение нескольких дней (или быстрее), чтобы на первой стадии поддержать переписку с незнакомым человеком. (Обратите внимание, что люди с потенциалом – это менее постоянная категория, поскольку через нее проходят все корреспонденты, прежде чем оказаться в другой группе: ВИПов, ключевых сотрудников, приятных или случайных людей.) Обменявшись несколькими письмами, вы сумеете оценить «потенциал» нового корреспондента и причислить его к соответствующей (фиксированной) категории.
Случайные люди. На самом нижнем уровне иерархии располагаются случайные контакты. Это все люди, хорошие и плохие, письма которых очутились у вас в ящике «Входящие» без приглашения. Обычно авторы писем просят вас о том, что выходит за рамки текущей работы. Возможно, вас приглашают выступить с лекцией, или кто-то из коллег, работающих над другим проектом, просит вашей помощи, или же молодой человек, высоко ценящий ваши достижения, обращается к вам за советом. Вы почти (или совсем) не можете управлять количеством случайных контактов в ящике входящих сообщений. Зато вы в состоянии управлять выбором, кому отвечать (и отвечать ли вообще). Люди в этой группе не имеют приоритета, пока вы его не присвоите. Ответить на важное, но непредвиденное предложение можно и на следующий день, а на неожиданную просьбу – спустя две недели, если у вас найдется время. Не позволяйте случайным сообщениям снижать производительность вашей работы. Жизнь слишком коротка, чтобы незнакомые люди решали, как вам распорядиться своим днем.
Действия:
Вспомните, кто регулярно отправляет вам электронные письма, и распределите их на три основные группы: ВИПы, ключевые сотрудники, люди с потенциалом и приятные люди. (Случайные контакты пока пропустите.)
Главная трудность – сделать каждый список как можно короче; для этого придется решить, кто для вас действительно важен. Когда вы очень заняты
