(для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3-5 раз меньше времени.
Из других приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отметим следующие:
первый просмотр входящей корреспонденции ('сортировку') целесообразно производить не са-
173
мому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарь, помощник, заместитель, толковый подчиненный, претендент на выдвижение), который направит документ соответствующему подразделению. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить факсимиле;
поручите кому-то из подчиненных делать 'разметку' документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные или имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая 'разметка' сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;
-» поручите готовить для Вас обзоры и рефераты новинок литературы по Вашей специальности и по управлению. Это позволит Вам не отстать от требований сегодняшнего дня, тратя минимальное время на процесс чтения. Особенно эффективна эта система, если Вы подберете заинтересованного и добросовестного помощника и найдете возможность поощрять его творчество и находки.
Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:
без него не обойтись;
оно подготовлено.
Совещания — один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности и занимают они значительную часть рабочего времени руководителей. 174
Совещания займут меньше времени и станут более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:
-» цели совещания сформулированы конкретно и повестка доведена до участников заблаговременно;
круг участников — по возможности минимальный;
-» каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;
-> заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;
назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;
-» подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;
-» вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются решительно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему
вопрос;
председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.
Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся Вам полезной.
Помните: мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим, и 10% того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.
Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди и т.д.
Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для делового человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за американцами. Чтобы выполнить данный совет, нужно всегда иметь при себе какие-либо материалы для работы — на всякий случай (а случаев таких найдется сколько угодно).
(Совет А.Маккензи). Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей. К сожалению, память наша такова, что мы забываем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они могут прийти в любое время суток в любой обстановке, так как мысль наша работает непрерывно (хотя и не всегда осознанно) над разрешением наших проблем.
Не тратьте время на сетования по поводу неудач.
Этим грешат многие — 'поплакаться в жилетку' после досадного просчета, а особенно — в случае неудачного стечения обстоятельств. Эта пустая трата времени не поднимает Вашего престижа и не лечит рану, а только бередит ее.
Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных.
Этому весьма способствует:
а)изучение своих рабочих планов и отметок об их исполнении;
б)обсуждение с близкими людьми своего стиля деятельности.
Не считайте, что методы и приемы Вашей работы — самые лучшие. Постоянно ищите способы экономии своего времени и времени своих сотрудников.
Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.
Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в Вас новую энергию, которую Вы употребите не на текучку, а на решение следующей важной задачи.
Просмотрев перечень этих принципов и советов, Вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные вопросы) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а отпущенное нам время мы часто расходуем бездарно.
Конечно, некоторые правила применительно к домашним условиям претерпевают изменения. Например, правило 5 может прозвучать так: 'Как можно больше дел поручайте детям.' Польза от этого (как и в случае с работой) двойная — и экономия времени, и воспитание.
Рекомендуемые принципы годятся как для управляющих, так и для исполнителей. Поскольку руководитель заинтересован в наибольшей отдаче своей команды, то целесообразно внедрить эти принципы в своем подразделении. К тому же и самому руководителю легче совершенствоваться в более организованной среде.
-» Время от времени просматривайте данные
