рекомендации, освежайте их в памяти — до тех пор, пока они не станут для Вас постоянно действующими правилами.
-*¦ Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, — это ускорит усвоение Вами приемов рационального использования своего времени.
Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Конечно, наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако трудно найти человека, который не помедлит, не пооткладывает на завтра, вместо того, чтобы сразу приступить к труДноМУ или неприятному делу ('вправить мозги' нерадивому и склочному работнику, заняться конфликтом подчиненных, подготовить докладную по запутанному вопросу и т.п.).
Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости — медлительности — больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора, снижающего эффективность труда руководителя.
Надежным противодействием медлительности служит неукоснительное следование изложенному выше правилу рекомендаций: 'Беритесь прежде всего за важнейшие и за срочные дела'. Однако чтобы облегчить преодоление барьера отрицательных эмоций при переходе к неприятному делу, мы не ограничимся лишь формулированием этого правила, а рассмотрим эту ситуацию подробнее.
У медлительности есть две главные союзницы: а)привычки и 6) инерция.
Изменить свои привычки трудно. Но если попытаться это сделать, то начать надо, конечно, с их описания. Это можно сделать, например, записав дела и обязанности, которые мы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаем это легко, как бы между прочим.
Конечно, такой список составляется не умозрительно (что очень трудно), а в процессе своей деятельности, как бы глядя на себя со стороны. Многие привычки подскажут Вам ваши близкие, друзья, сослуживцы, чем значительно облегчат Вашу задачу.
Особенно обратите внимание на привычку откладывать — какого сорта дела Вы стремитесь отложить?
Помня это, можно рекомендовать облегчить подход к новому делу тем, что начинать его с самого легкого шага. (Кстати, многие с детства помнят, наверное, антипсихологическую рекомендацию — начинать уроки с самых трудных предметов). Думается, что не для одного школьника эта дополнительная трудность перетянула чашу весов в пользу футбола или кино. На традиционный вопрос родителей: 'Почему до вечера не сел за уроки?', известен и ответ: 'Не знал, как начать'.
Наиболее распространенные случаи:
Такие дела чаще всего откладываются в надежде, что 'о6ойдется'('образуется').
Однако чаще не обходится, а усугубляется. Например, промедление с повышением оплаты труда приводит к конфликтам и потере наиболее ценных работников. Откладывание разрешения конфликта ведет к его разрастанию и углублению.
Порой достаточно задуматься об отрицательных последствиях не принятых своевременно должных мер, как сразу расхочется медлить.
Проанализировав свою работу, Вы, вероятно, получите подтверждение тому, что 80% конфликтных ситуаций дают 20% подчиненных, а 80% неприятностей Вы имеете от 20% дел. Именно этим подчиненным и этим делам необходимо больше внимания. Тем самым значительно уменьшится Ваша 'служебная задолженность'.
Полезно установить себе срок (реальный) исполнения неприятного дела, записать его так, чтобы запись эта в течение дня неоднократно попадала в поле Вашего зрения. Еще лучше сообщить об этом сроке окружающим.
Если дело особенно неприятное, можно в качестве 'приманки' пообещать себе приз за его исполнение. Им может быть то, о чем Вы давно мечтаете, но все время отказываете себе в этом удовольствии (посвятить целый вечер чтению, побездельничать , купить наконец то, что очень хочется, но жалко денег, и т.п. — у каждого найдется приз для себя).
Есть несколько приемов, облегчающих вхождение в дела, к которым не знаешь, как подступиться.
Один из них — разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск первого шага, самого трудного.
Второй прием — начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей доклада руководству, то можно начать с попытки написать этот доклад. Сразу встанет десяток вопросов: кому адресовать, с кем согласовать, чьи интересы он заденет, какие возможны реакции различных служб на этот доклад, какие разделы он должен содержать, какие логически возможные варианты решения и т.д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их — и первоначальный план действий готов.
Третий прием — 'метод десятиминуток'. Вы обязуетесь (перед собой) 2-3 раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь краткое время Вы сможете лишь 'отщипнуть кусочек' от стоящей перед Вами глыбы: заказать в архиве, отделе информации, других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться, кого можно привлечь в помощь, 'озадачить их', поочередно поработать с каждым и т.д. (В других случаях ал- горитм может быть иной, но идея, по-видимому, ясна.)
Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, 'вдохновение — это на 90% потение'.
Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения, что решение может оказаться ошибочным.
Действительным подспорьем здесь может стать 'список тревог'. Последующие обращения к этому списку показывают, что большая часть тревог оказалась напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой — выявляет действительные опасности.
По вертикали:
Одна из главных союзниц медлительности — ... , проявляющаяся в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое.
Делегируя полномочия подчиненному, руководитель должен оставить ему право на ... .
Обычно по ... процентов бумаг решение может быть принято с первого прочтения.
Эффективный прием самоконтроля расходования времени — ... дня.
Один из приемов экономии времени — ... чтение.
Составьте ... дня.
Мы забываем ... процентов того, что слышим.
Не ... количества бумаг на столе.
