• Время для личных отношений («свидания» с супругом, спокойное время каждый вечер, уик-энды за городом).
• Работа с финансовыми документами (оплата счетов, изучение возможностей инвестиций, заполнение налоговых деклараций, чтение
• Время для общественных дел (добровольная работа, посещение религиозных служб).
• Время на образование (чтение, просмотр новостей, посещение курсов, изучение иностранного языка, игра на музыкальном инструменте).
Когда речь идет об организации времени, вашими модулями хранения становятся те часы, когда вы бодрствуете. Набросайте на листе бумаги расписание своего дня следующим образом. Начните с того момента, когда просыпаетесь утром, и закончите тем, когда ложитесь спать вечером; включите также регулярное время приема пищи. Все, что находится в промежутках, — то, с чем вам придется работать.
Такую таблицу я называю картой времени. Она позволяет отвести определенные промежутки в расписании для различных задач вашей жизни и служит фундаментом, с которого можно начинать работать и который вынуждает поддерживать равновесие в жизни. Она предоставляет в ваше распоряжение все то время, в течение которого вы должны достичь своих целей. Подробности того, что вы делаете в пределах каждого промежутка, или зоны, будут детально рассмотрены на стадии активных действий. Ниже приведен пример заполненной карты времени одной моей клиентки.
Идеи для «уплотнения» времени
• Объединяйте несколько задач. Попробуйте достигать нескольких целей сразу, объединяя действия логически. Например, если одна из ваших целей — получать определенный доход, для чего нужно каждый день тратить час на дорогу на работу и с работы, а другая цель состоит в том, чтобы научиться говорить по-французски, объедините время на дорогу с прослушиванием аудиокассеты с уроками французского. Объедините развитие навыков бизнес-презентации и улучшение своей репутации в компании, предложив проводить каждый месяц одно из еженедельных собраний персонала. Объедините общение с друзьями и уборку в доме: звоните им каждый вечер во время мытья посуды. Объедините желание качественно проводить время с детьми, обучая их нужным в жизни навыкам, и здоровое питание, каждый вечер ужиная вместе с ними.
• Повышайте расценки на свой труд. Этот совет обычно уместен для предпринимателей и владельцев бизнеса, которые самостоятельно устанавливают цены на свои услуги, но им могут также воспользоваться и те, кто может увеличить свою стоимость на рынке труда. Одна моя клиентка была очень успешной журналисткой. Чтобы выполнить все заказы, ей приходилось работать по 12–14 часов, 6–7 дней в неделю. Она была измотана и расстроена тем, что у нее никогда не остается времени для мужа, заботы о здоровье или для некоторых собственных авторских проектов, о выполнении которых она мечтала годами. Очевидно, что ее работа была в высшей степени востребована, и жесткое расписание было свидетельством этого. Но она установила расценки на свою работу гораздо ниже рыночных цен в ее области бизнеса. Вдвое повысив свои цены, она смогла зарабатывать столько же за половину рабочего времени — и освободить 36 драгоценных часов в неделю (или 6 часов в день), которые с легкостью заполнила действиями во имя достижения других целей.
• Добавьте что-нибудь приятное, чтобы поддерживать свою энергию. Независимо от того, насколько вы заняты, если вы добавите в свое расписание что-нибудь приятное, ваша производительность вырастет, увеличив доступное вам время для других действий. Я сама обнаружила это несколько лет назад, когда добавила в свой жесткий график занятия джазовыми танцами. Знание о том, что каждое воскресенье меня ждет это замечательное занятие, увеличивало уровень моей энергии в течение всей долгой недели, и я успевала сделать намного больше и в бизнесе, и в отношениях с дочерью. Это было поразительно.
• Отложите некоторые цели. Вы не обязаны достигать всех своих целей одновременно. Попробуйте распределить их по времени. Сконцентрируйтесь на том, чтобы достичь чего-то одного в этом месяце, а чего-то другого — в следующем. Мой друг Гордон, которому очень важно приобретать новые знания, каждый год изучает одну какую-нибудь тему. В один год это была история джаза, в другой — программа освоения космоса, в следующий — американская поэзия. Будьте реалистичны относительно того, сколько дел можете делать одновременно, и помните, что некоторые проекты и задачи можно отложить на будущее, чтобы освободить время сейчас.
• Срезайте углы. Если вы говорите быстрее, чем пишете, диктуйте записки и письма. Организуйте свое пространство (если вы этого еще не сделали) так, чтобы можно было упростить задачи и чтобы их выполнение требовало меньше усилий. Например, храните файлы рядом с рабочим столом, а не где-то в другом месте. (В разных главах этой книги вы найдете много советов для организации домашних и офисных помещений.)
• Чередуйте действия. Чтобы устранить скуку и перфекционизм — два самых опасных убийцы времени — планируйте менять деятельность с интервалом в тридцать минут каждые два часа. Вы не устанете и успеете сделать больше.
Оценка времени
Расписание, необходимое для организации времени, немного отличается от расписания организации пространства, потому что здесь мы имеем дело с чем-то менее конкретным. С пространством часто желательно работать как можно быстрее. Но в случае со временем я всегда предлагаю делать это медленно. Работая постепенно в течение месяца, вы окажетесь в самой лучшей позиции, чтобы заменить старые привычки новыми способами мышления и поведения. Вот некоторое среднее время, необходимое для выполнения этой работы.
Итак, теперь, когда вы набросали идеальное расписание на бумаге, перенесите свою карту времени в реальный мир и используйте ее для сортировки, создания категорий, «чистки» и упорядочивания действий и задач, с которыми ежедневно сталкиваетесь. Она будет вашим путеводителем в процессе принятия решений о том, что и когда делать и чему говорить «нет».
Некоторое время потребуется на то, чтобы усовершенствовать вашу карту времени и привыкнуть использовать инструменты управления временем, которым вы научитесь в этой главе. Поэтому я предлагаю отвести на эту работу месяц или два, примерно по часу в неделю. Так вы успеете оценить и откорректировать работу своих новых инструментов и освоиться с новыми привычками, которые приобретаете. Переход от хаотичного расписания к организованному может стать огромным изменением, которое нужно интегрировать постепенно, а это требует периодической корректировки.
1. Сортировка
Повесьте копию своей карты времени на стену офиса или начертите ее на картотечной карточке и носите в бумажнике или сумочке. Обращайтесь к ней всякий раз, когда планируете определенные действия или получаете поручение или просьбу что-либо сделать.
Пытайтесь ставить каждую задачу на соответствующее место в расписании. Если вы собираетесь пойти в обувной магазин вместе с детьми, запланируйте это на следующую субботу, на время хозяйственных работ. Если вам дали специальный отчет, который вы хотите просмотреть, положите его в корзину для чтения, чтобы заняться им позже во время, отведенное для чтения. Если вы только что выяснили, что должны написать коммерческое предложение, сделайте это во время, отведенное для написания документов, в этот день или в другой день недели. Если вы работаете дома и во время для общения с семьей поступает деловой звонок, пусть он будет принят на голосовую почту. Вернитесь к нему в рабочее время. Если происходит что-либо срочное, не терпящее отлагательства, вполне допустимо иногда смещать одну зону в расписании на время другой, при этом вы точно будете знать, что именно пропустили, и окажитесь лучше подготовлены к тому, чтобы использовать потерянное время иначе. Карта времени
