Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметн

• Электронные органайзеры (Newton, Palm Pilot, Wizard). Они портативны и содержат в маленькой и легкой коробочке огромное количество информации. Они превосходны для тех, кто часто находится в дороге и кому приходится возить или носить с собой много информации в компактной форме. В отличие от органайзеров на основе бумажных бланков, они позволяют переносить незаконченные дела с одной недели на следующую. Однажды введя данные, можно планировать повторные встречи в течение всего года и напоминать себе о днях рождения, годовщинах и других событиях из года в год. Можно установить будильник, чтобы он «просигналил» вам, когда пора ехать на встречу, позвонить или принять лекарство. Можно просматривать имена и адреса в алфавитном порядке, по городу, населенному пункту или по категориям: клиент, перспектива, друг, поставщик. Большинство электронных органайзеров позволяют перемещать информацию из органайзера или базы данных вашего компьютера и обратно, экономя много времени на переписывании. Они прекрасны для тех, кто с удовольствием работает с электронным интерфейсом. PDA (Personal Digital Assistant — личный электронный секретарь), которые вместо клавиатуры оснащены пишущими стеками, позволяют приверженцам бумаги и ручки использовать привычную манеру записи. Многие электронные органайзеры также служат средствами связи, давая возможность получать сообщения и электронную почту и загружать компьютерные файлы с помощью встроенного модема. К их недостаткам можно отнести следующее: способность видеть только один экран, что исключает просмотр прошлых и будущих планов; их нельзя поставить на полку в качестве справочников; они время от времени ломаются. Но неприятности из-за поломки можно свести к минимуму, ежедневно копируя данные из них в свой компьютер или купив второй такой же органайзер и загрузив его, чтобы он всегда был готов прийти к вам на помощь.

• Компьютерные программы-органайзеры (ACT, Day Runner, Day Timer, Lotus Organizer). Они обычно интегрированы в пакеты программного обеспечения, либо в форме «личного информационного менеджера» (PIM — Personal Information Manager), либо в виде программы для управления личными контактами. Главное различие между теми и другими состоит в том, что первые организовывают ваше расписание вокруг специфики задач и того, когда их нужно сделать, а последние в большей степени являются инструментом продаж и организуют расписание вокруг людей, с которыми вы ведете бизнес. Компьютерные программы-органайзеры обладают большинством преимуществ электронных органайзеров, но имеют некоторые дополнительные возможности. Например, нажав на строку «позвонить Мэри Симпсон», можно вызвать на экран контактную страницу или телефонный файл Мэри Симпсон с номером телефона и соответствующими данными. Программа сама наберет для вас номер телефона или адрес электронной почты и проследит, чтобы любая информация, возникшая в результате вашего звонка, была учтена в списке дел. Запись о звонке будет автоматически введена в страницу истории контакта.

Короче говоря, компьютерная программа-органайзер сделает за вас много работы по записи. Однако он эффективен только в том случае, если вы все время находитесь у компьютера, потому что программа- календарь должна быть открыта постоянно. В противном случае вы начнете записывать примечания и даты встреч на разрозненных листках бумаги, с намерением ввести все это в компьютер, когда до него доберетесь, но такие бумажки легко теряются. Компьютерные программы-органайзеры часто хорошо сочетаются с электронными, особенно для тех, кто часто находится в пути, но в таком случае нужно сделать перенос информации между ними ежедневным ритуалом.

^{Информационная доска с ячейками для размещения карточек позволяет легко упорядочивать задачи}

При выборе органайзера необходимо учитывать следующее:

• Ваше восприятие времени. Выбирая формат календаря, примите во внимание, хотите ли вы видеть свое расписание в линейной, вертикальной или горизонтальной форме или в формате сетки. Какую часть своего расписания вы хотите видеть сразу: год, квартал, месяц, неделю или один день? Вам может понадобиться два формата: ежемесячный — для того, чтобы видеть большую картину, и ежедневный или еженедельный — для того, чтобы видеть более крупный план.

• Количество информации. Чем больше информации или действий вы хотите записывать на каждый день или неделю, тем больше места вам понадобится. Например, предпринимателю, которому каждый день нужно помнить о трех-четырех встречах, десяти телефонных звонках и шести делах в день, возможно, нужен формат, рассчитанный на две страницы в день, а тот, у кого такое же количество встреч, звонков и дел в неделю, может использовать формат «неделя сразу».

• Эстетика. Как и с любыми инструментами по организации, убедитесь, что вам нравится дизайн органайзера, который вы выбираете, — на бумажной ли он основе, электронный или компьютерный. Возможности органайзера вряд ли много дадут вам, если его внешний вид не побуждает вас использовать его. Спросите себя, отражает ли этот органайзер ваш внутренний образ: достаточно ли он элегантный, стильный, спортивный, живой, профессиональный? Нравится ли вам оформление страниц, цвет, шрифт? Нравится ли вам корпус, форма и материал, из которого он сделан? Ведь вы хотите с гордостью вынимать свой органайзер и с наслаждением использовать его каждый день.

5. Поддерживать порядок

Мои поздравления! Наконец-то вы приобрели мастерство в управлении неуловимой субстанцией, которая называется временем, превратив ее в нечто более конкретное: в расписание, которое работает на вас.

Но сохранение расписания в порядке требует постоянного контроля. Делайте следующее:

• Каждый день. Каждый вечер отведите пятнадцать минут на то, чтобы просмотреть, какие действия вы запланировали на следующий день. Если возникают конфликтующие альтернативы (например, повести детей в музей или поработать над важным бизнес-предложением), вспомните о своих приоритетах. Даже такие небольшие усилия подготовят вас к разным требованиям, с которыми приходится сталкиваться ежедневно.

• Постоянно. Пусть ваши цели остаются зримыми. Повесьте их список на холодильник или поместите на рабочем столе. Смотрите через этот фильтр на каждую помеху, отвлечение, заявку, запрос и соблазнительное занятие, спрашивая самого себя: «Поможет ли это достичь моих целей?» Если нет, найдите способ избегать помех, вежливо отклоняйте заявки и запросы и сопротивляйтесь искушениям. Следуйте правилу «одно пришло, другое ушло». Отдавайте себе отчет в том, что, если вы хотите добавить в свое расписание какое-либо действие, при этом придется отказаться от чего-то другого. Это заставит вас долго и серьезно думать о том, какие новые обязательства взять на себя. Действительно ли они стоят вашего времени?

• С регулярными интервалами. Делайте обзор ваших целей и действий, по крайней мере, два раза в год, но предпочтительно чаще (возможно, каждые два месяца), чтобы учесть любые изменения в приоритетах, обязанностях и интересах. Затем повторно просмотрите свою карту времени, чтобы убедиться: она отражает именно то, что для вас наиболее важно.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Эффективно используйте органайзер

• Цветные разделители в органайзере (например, красные — для работы, синие — для семьи), помогут быстро визуально оценить, не вышла ли ваша жизнь из равновесия.

• Обращайтесь с делами и телефонными звонками точно так же, как и со встречами, чтобы гарантировать их выполнение и избегать нереалистичных ожиданий по отношению к самому себе. Задавайте себе три вопроса по поводу каждого дела и телефонного звонка: «К какой рабочей зоне это относится?», «В какой день я это сделаю?» и «Сколько времени на это потребуется?» Затем отметьте это время в органайзере.

• Выясните, как долго вы можете концентрироваться на отдельных задачах, а затем разбейте большие проекты на управляемые шаги. Планируйте по принципу «из будущего в прошлое», начиная с предполагаемой даты окончания задач, оставляя запасное время на случай, если какие-нибудь задачи займут больше времени, чем ожидалось.