• В начале длинных сообщений сразу ставьте адресата в известность, что вам нужно от него (или от нее). Небольшое замечание, вроде «Пожалуйста, просмотрите и дайте совет» или «Не могли бы вы проверить цифры, указанные ниже?», сэкономят время, позволяя сосредоточиться на главном.
• Освещайте в одном сообщении один или два вопроса. Длинные сообщения, требующие долгого чтения, мешают концентрации внимания на экране монитора. Гораздо эффективнее написать отдельное сообщение по каждому вопросу, чем письмо из двенадцати страниц, в котором вы пытаетесь решить не менее десятка сложных дел.
Работа некоторых людей предполагает получение большого количества электронных сообщений.
1. Поставьте фильтры на свой почтовый ящик, чтобы они выполняли предварительную сортировку отправителей, а вы могли просматривать сообщения, разделив их по приоритетам. Можно работать над разными категориями писем в разное время.
2. Попросите коллегу или помощника читать и обобщать все сообщения, которые вы получаете, выделяя те из них, которые требуют вашего внимания.
3. Зафиксируйте, сколько времени вы тратите на работу с электронной почтой, и планируйте свой рабочий день, учитывая эти данные.
4. Работайте с электронной почтой, используя исключение, отсрочку, передачу, сокращение.
• Создайте шаблоны ответов на регулярно повторяющиеся просьбы. Это избавит вас от утомительного переписывания одного и того же сообщения еще и еще раз — «Спасибо, что обратились к нам по поводу найма на работу. В настоящее время мы не нуждаемся в кадрах, но ваше резюме будет сохранено в архиве. С вами обязательно свяжутся, если ситуация изменится».
• Ограничьте объем информации «для вашего сведения». Она загромождает почтовый ящик электронной почты, сбивая с толку адресата и заставляя его попусту тратить время. Никогда не посылайте информацию «для вашего сведения», не сообщив адресату в начале сообщения, почему вы думаете, что она будет для него интересна, и что вы хотите, чтобы он с ней сделал. «Для вашего сведения» можно использовать в политических целях, например, дать знать коллеге или руководителю, что рассматриваемый вопрос очень запутан, чтобы они были наготове… на всякий случай.
Было бы большой ошибкой заменять человеческое общение электронной почтой. Некоторых людей очень раздражает, когда сослуживец, сидящий на расстоянии двух метров, посылает сообщение по электронной почте, вместо того чтобы просто поговорить. Не забывайте о теплом личном контакте при телефонном разговоре, когда имеет значение каждая интонация вашего голоса, или о личной встрече, устанавливающей более прочные связи. Общайтесь устно, когда вам необходимо развернуть работу над проектом, а может быть, применить «мозговой штурм», работая в группе. Еще одно общее правило: пользуйтесь электронной почтой, чтобы передать точечную информацию; обсуждение творческой, затяжной работы в ритме тире должно быть сделано вами лично.
Совет специалиста
Ли Харрис, ведущий радиопрограммы и президент компании HarrisMedia (компания занимается созданием веб-страниц и видеопроизводством), — профессионал, находящийся в постоянном поиске идей для своего бизнеса. Он активно пользуется электронной почтой с помощью беспроводного электронного устройства во время вынужденного бездействия, ожидая самолет, поезд или клиентов. Но он не заядлый приверженец электронной почты и всегда готов выключить устройство, когда требуется пара спокойных часов для размышления и творческой работы. Чем он это объясняет? Электронная почта — для повседневной, обычной корреспонденции, а не для срочной, считает Ли. Если возникает что-то действительно срочное, лучше позвонить по телефону. Согласны ли вы с таким подходом?
ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ МНОГОЗАДАЧНОСТИ
Если вы решили увеличить продуктивность своего труда, многозадачность является полной противоположностью вашего намерения.
Но это не самое плохое. Педантичные работники, занимающиеся несколькими задачами одновременно, испытывают такие симптомы, как утрату кратковременной памяти или полную неспособность сконцентрироваться. Другими словами, все большее количество научных исследований утверждает, что многозадачность может сделать вас менее эффективным работником и, кроме того, менее сообразительным.
Журнал
Подумайте об этом. Если у вас уходит пятнадцать минут на то, чтобы переключиться на другую задачу, а вы это делаете десять раз за день, то образуется два часа и двадцать минут времени, потраченного впустую. Если же вы концентрируетесь на одной задаче или группе схожих задач, вы можете стать одним из тех людей, которые уходят домой вовремя, чтобы поболеть за футбольную команду своего сына! И при этом выполнить большой объем работы!
Но многозадачность влияет не только на длину вашего рабочего дня, она может повредить и качеству вашей работы.
Не кажутся ли вам эти симптомы знакомыми? Не думаете ли вы, что ваша работа слишком страдает от многозадачности? Стремясь к количественной выгоде, не хотите ли вы подумать и об улучшении качества вашей работы, таким образом сберегая время на том, что вам не надо будет ее переделывать? Исследование за исследованием обнаруживают, что выполнение только одной задачи за один раз помогает вам сделать работу более качественно за более короткое время.
Каждый раз, когда Франсину спрашивали о состоянии ее большого проекта, она отвечала, что «работает над ним». Так оно и было, но ничего не заканчивалось. Ее коллеги и руководитель удивлялись, как можно столько времени работать и никогда ничего не заканчивать. Они пришли к выводу, что Франсина неэффективный работник, много разговаривает, не справляется со сверхсложными задачами или постоянно откладывает работу.
Когда я попыталась выяснить этот вопрос у Франсины, ее объяснение оказалось довольно неожиданным. Ею управляли благородные намерения, она честно пыталась справиться с огромным объемом своей работы. Но ее метод оказался неэффективным. Поэтому ей было трудно показать свои усилия.
Франсина объяснила, что когда у нее оказывается слишком много работы (а это случалось каждый день), она успокаивает себя тем, что понемногу работает над каждой задачей. Такой способ, когда она по крайней мере начинает каждое дело, дает ей некое чувство, что у нее все под контролем. Подход Франсины к своему рабочему дню похож на работу центробежного разбросного диска в цирке, она постоянно переключается с проекта на проект, что приносит мало отдачи. К несчастью, метод Франсины успокаивает ее, но приводит коллег и руководителя в ярость. Никому не интересно то, что «почти сделано».
Постоянный многозадачный подход Франсины не позволяет ей быть продуктивным, полезным членом команды. Мне без труда удалось убедить ее, что 50 процентов ее проектов, выполненных на 100 процентов, лучше, чем 100 процентов проектов, выполненных на 50 процентов. Но преодолеть ее привычку к многозадачности оказалось довольно трудно. Работать только над одной задачей казалось ей алогичным. Ее
