даже если на каждый из них нужно всего по десять минут, вы сохраняете соответствующий настрой и справитесь с ними быстрее и, может быть, гораздо квалифицированнее. Что-то из того, о чем вы говорили во время первого звонка, может подсказать вам, что нужно изменить тактику во время второго звонка, и т. д. Сгруппированные звонки осуществляются быстрее, чем одиночные.
Конечно, так же как с выделением «спокойного» часа, вам следует попытаться спланировать ваш день в соответствии с энергетическими циклами… или с самотеком в вашей отрасли, или с расписанием ваших коллег/руководителя.
МОДЕЛИРУЙТЕ СТРУКТУРУ РАБОЧЕГО ДНЯ
Люди с разным уровнем организованности могут создать постоянный образ жизни, что позволит им оставаться сконцентрированными в нужный момент. Даже те сотрудники, чья работа базируется исключительно на поддержке других, например, представители службы по работе с клиентами, офисные работники или менеджеры, могут установить некий контроль над рабочим днем, чтобы успеть выполнить важную работу с документами, творческую работу и стратегическое планирование. Приведем несколько примеров разных уровней организации.
• Менеджер среднего звена. Расписание Франсины — это чередование тире и точек. Во время своего первого рабочего часа она проверяет электронную почту. Утром она полна энергии, поэтому до обеда ей лучше было бы заняться серией задач, требующих значительной концентрации. Время обеда она использует для развития контактов со СМИ и новыми клиентами, и к двум часам дня она уже опять за своим столом, опять проверяет электронную почту. В это время она отдает приоритет сообщениям от людей извне — поставщикам провизии, журналистам и т. д. Время после обеда зарезервировано для ежедневных кризисных ситуаций — четыре полных часа в ритме точки.
9:00–10:00 Чтение, стратегическое планирование (тире)
10:00–10:30 Электронная почта, внутренние сообщения (точки)
10:30–12:30 Письменная работа/задачи, связанные с концентрацией (тире)
12:30–14:00 Обед с представителями СМИ или клиентами (тире)
14:00–14:30 Электронная почта — внешние сообщения
14:30–17:00 Время для разрешения кризисных ситуаций (точки)
17:00–17:30 Электронная почта — все сообщения подряд
17:30–18:00 Завершение оставшихся дел (точки)
• Офисный работник. Анна является менеджером по информационным системам. В ее обязанности входит поддерживать атмосферу активности в офисе. Она отвечает также за входящие данные, за резервные копии, банковские депозиты, нормальную работу электронной почты и различные срочные вопросы, то и дело возникающие в течение рабочего дня. Каждый день приносит что-то новое, но, несмотря на эту непредсказуемость, Анна создала такой распорядок, что спокойно справляется с этим хаосом. Выполняя эти рутинные обязанности (в данном случае точки) по утрам, Анна потом более спокойно работает над проектными задачами (тире) днем. Но, может быть, ее руководитель периодически в чем-то нуждается в это время? Ради бога. Поскольку Анна создала модель своего рабочего дня, у нее есть возможность расслабиться, сконцентрироваться в нужный момент и, имея основную линию, вернуться к ней.
8:00–12:00 Рутинные задачи (точки)
12:00–13:00 Ланч (точки)
13:00–15:00 Работа над проектами (тире)
• Менеджер по антикризисному управлению. Коннор работал руководителем стационара в больнице для душевнобольных. В его обязанности входило помогать другим врачам- психиатрам, которыми он руководил, решать проблемные вопросы. Если Коннору звонили, он должен был немедленно реагировать. В первый час рабочего дня он писал отчеты, а остальное время занимался тем, что «тушил огонь». Его дверь была постоянно открыта для сотрудников, пациенты также обращались к нему с различными делами и вопросами. В каждую минуту затишья он возвращался к электронной почте и телефонным звонкам. В такой структуре рабочего дня важна простота. Выполнив основную работу, он освобождает время для остальных дел, никогда не тратя время впустую на размышления, что делать дальше. Задачи, требующие больше концентрации, чем телефонные звонки и электронная почта, вписаны в его расписание как встречи с самим собой. Поскольку он очень педантично относился к своему расписанию, самые важные, требующие размышлений задачи выполнялись в первую очередь, и он имел возможность ответить на каждый телефонный звонок и сообщение по электронной почте в тот день, когда он их получил.
8:00–10:00 Чтение, отчеты (тире)
10:00–17:00 Антикризисное управление (точки)
Все оставшееся время Ответные звонки (точки)
РАБОТАЙТЕ В СООТВЕТСТВИИ СО СВОИМИ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИМИ ЦИКЛАМИ
Для максимальной продуктивности попытайтесь скоординировать модель дня с вашими естественными энергетическими циклами. Утро для многих людей является лучшим временем, но если ваша умственная активность включается днем, то это нужно учитывать. Попытки сконцентрироваться в то время рабочего дня, когда вы находитесь в пассивном состоянии, крайне неэффективны. Проект, на который у вас уйдет не больше часа, когда вы на пике энергии, может занять и два, и три часа в другое время. Помните: каждый, независимо от своего занятия, нуждается по крайней мере в одном часе для спокойной, сосредоточенной работы.
Непостоянное расписание плохо вписывается в структуру рабочего времени. Если ваша работа сдвигается каждую неделю, или вы работаете неполный рабочий день, или вы продюсер, а может быть, внештатный работник, ваше расписание постоянно меняется. Каким же образом вам создать модель рабочего дня?
Конечно, могут возникнуть обстоятельства, когда вы не сможете придерживаться своего расписания. Вот почему ваша модель является общей структурой, т. е. такой, которая отражает план вашей работы на большую часть времени.
Самым привлекательным в использовании первого часа для выполнения важной задачи в ритме тире является легкость, с которой вы можете противостоять притяжению приказов извне. Вполне разумно отложить прием людей на час, поскольку у них останется целый день, чтобы обратиться к вам по своим делам, если вы работаете как «открытый цех». Отстоять немного спокойного времени, пока не начался хаос, очень трудно, потому что вы почувствуете притяжение телефонных звонков, на которые надо ответить,
