«У вас найдется свободная минутка?», «Не могли бы мы провести коротенькое совещание?», «Как вы думаете, у меня хорошо получилось?», «Не могли бы вы мне помочь?», «Не могли бы вы сказать?»
Незапланированные перерывы в работе — это неожиданные просьбы и требования руководства, то, чем вы совсем не собирались заниматься в данный момент. Незапланированные перерывы, возможно, одна из самых опасных помех, требующих очень деликатного подхода. Когда вы работаете с людьми, вам хочется их поддержать, чтобы работа шла своим чередом. И все же, если вы будете отвлекаться на каждое обращение в ваш адрес, вы заплатите слишком большую цену — снизится производительность вашего труда.
ПОМЕХА 4. СОБРАНИЯ
Излишек собраний — это одна из самых многочисленных жалоб среди моих клиентов. Многие из них сетуют, что половину своей рабочей недели проводят на совещаниях, которые, по сути, являются пустой тратой времени. Организатор вы или участник, нет ничего более невыносимого, чем собрания, которые поздно начинаются, длятся бесконечно, а в результате на них не решается ничего существенного.
Хорошо организованные, полезные собрания имеют огромное значение, потому что на них решаются проблемы, генерируются идеи, экономится ваше время, проясняется направление работы, строится командная работа и повышается интерес к вашим индивидуальным проектам. Это арена, на которой вы слишком зависите от привычек других людей (или их отсутствия), знающих, как выжать из этих собраний все, что можно, не высасывая из вас энергию, что очень важно.
Помехи находят способ работать вместе с вами, поэтому трудно определить, когда дело в
Неважно, какими предстают перед нами помехи или по чьей вине. Моей главной целью здесь является не позволить им красть у вас больше полагающейся им доли времени и научить вас методам возвращения в рабочее состояние, когда бы вас ни прервали.
Ждите сюрпризов. Вместо того чтобы беспомощно воздевать к небу руки, овладейте несколькими восстанавливающими приемами. Если вы уступите и будете принимать желаемое за действительное, вы снова и снова будете попадать в одну и ту же западню. Воспользуйтесь следующими советами, методами и стратегиями, чтобы опять вернуться к плану.
Так же как багажник машины, ваш рабочий день — это хранилище, в котором находится определенное количество задач. Когда внутри все аккуратно разложено, вы можете вместить туда еще множество вещей (о чем вы узнали из навыков 3 и 4). Но точно так же, как с багажником машины, чем больше места, тем больше вам требуется уложить.
Если уж вы стали думать о своем рабочем дне как о физическом объекте, который может много вместить, то понятно, что вам надо организовать контроль над его размерами и формой. Вы можете выбрать: сколько времени вы хотите, чтобы ваше вместилище удерживало содержимое? Как долго продолжается ваш рабочий день? Сколько вам хотелось бы, чтобы он продолжался?
Слишком часто мы привыкаем к структуре нашего рабочего дня, автоматически выбираем себе привычную модель, например, десять часов в день. Подсознательно мы верим, что наша ценность измеряется количеством часов, проведенных на работе. Это все равно, что сказать: «Эй! Моя работа не может быть сделана, но я очень усердно работал, поэтому никто мне не может дать нагоняй за невыполненную задачу. В конце концов, я провел здесь десять часов!»
Работать много часов — это самый легкий способ выполнения наших обязанностей. Но хорошая работа зависит не от количества часов, вложенных в нее, а от того, что вы фактически сделали.
Если вы постоянно работаете больше восьми часов, я осмелюсь разрушить вашу привычку переполнять свое хранилище и красть время у самого себя. Раз… и ваш день стал на тридцать минут короче. Если вы обычно покидали офис в семь тридцать, считайте, что теперь ваше время ухода домой — семь часов. Привыкли уходить в шесть часов? Заставьте себя уйти в пять тридцать.
Это может показаться нелепым — рабочий день и так очень насыщенный, зачем делать его еще более напряженным? Потому что он нагоняет на вас страх, вот почему. Подумайте о себе в реально сжатые сроки. Разве вы бездельник? Или болтушка? Абсолютно нет!
Болтовня с коллегами, перекусы, переделка уже сделанной работы и плавание по Интернету — подобные неконтролируемые привычки каждый день отнимают у нас массу времени. Вы колеблетесь? Не устраиваете ли вы длительные бизнес-ланчи, когда таких же результатов можно достичь, просто переговорив по телефону? Или проводите слишком много исследований по совсем простым проблемам? Или позволяете своим сотрудникам оплачивать счета и болтать с друзьями, прерывая рабочий день?
Запишите ваши три главные помехи:
1. _______
2. _______
3. _______
Что сделать, чтобы держать утечку времени под контролем? Во-первых, просто осознайте, что она есть. Когда вы чувствуете, что сползаете к менее продуктивной работе, остановитесь и задайте себе эти три вопроса:
• Почему я это делаю?
• Какая от этого польза?
• В чем заключается риск?
Чем лучше вы узнаете своих вредителей, тем менее вероятно, что вы позволите им себя отвлекать.
Посмотрите на свой список главных виновников потери рабочего времени. Каждый раз, когда вы поймаете себя за одним из этих дел, сделайте пометку рядом с ним в списке и запишите, сколько вы потеряли времени. Большинство исследований доказывают, что не менее часа каждый день тратится неэффективно. Сокращение содержимого вашего хранилища на тридцать минут уменьшит впустую потраченное время.
Встряхнитесь, вернитесь к жизни! Если вы каждый день «разводите огонь под своим хвостом», вам придется прыгать, чтобы справиться с работой.
Мишель подошла ко мне после семинара, на котором я предлагала эту стратегию. Она рассказала мне, что сама стала пользоваться ею, и это изменило ее жизнь. Выполняя большую часть работы, она гордилась, что тратила на это по двенадцать-четырнадцать часов в день, никогда не пользуясь перерывами на ланч или на обед. Она постоянно была на работе, стойкая и преданная. Но в возрасте тридцати трех лет она стала весить 116 килограммов, испытывала острые тревожные состояния, бессонницу и сердцебиение. После того как у нее случился сердечный приступ и пришлось вызывать «скорую помощь», Мишель поклялась, что приведет в порядок свою рабочую жизнь. Она пообещала, что будет уходить с работы ровно в 18:00 и посещать спортивный зал.
Сначала ее пугало, что она может стать малозначительным работником (потеряет ореол надежности), но, к ее удивлению, эффективность, наоборот, возросла. Это было совершенно алогично, но, сократив наполненность своего рабочего дня, она стала делать больше.
Давайте разберемся. Мишель не знала, что существует множество способов попусту тратить время даже у активно работающего человека. Ее возросшая производительность стала приводить к повышению за повышением. Теперь Мишель является руководителем специальных проектов и даже создала свой некоммерческий бизнес, направленный на помощь женщинам в бизнесе. Она до сих пор строго придерживается восьмичасового рабочего дня и умудряется столько сделать за неделю, сколько другие люди делают за месяц. Мишель за восемь лет потеряла 60 килограммов и никогда еще не чувствовала себя
