Держите все кипы материалов в управляемом состоянии, чтобы в них можно было найти требуемую информацию. Никогда ничего не надо сохранять, пока у вас не появится надежный способ это извлекать. Если у вас содержится какая-то информация, но вы не можете ее найти, когда это необходимо, или вы просто забыли, что она у вас есть, смело избавляйтесь от нее. Не храните ничего из того, что вызывает сомнение в своей злободневности.
«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — остальные запасы
• Устаревшие стационарно закрепленные визитные карточки, конверты со старым адресом компании или с вашим неправильно написанным именем.
• Непрочитанная, потерявшая актуальность литература, приглашения по поводу каких-то событий и разного рода уведомления.
• Разные безделушки, которые вам не нравятся.
• Старые, сломанные, неудобные ручки, карандаши и объемные маркеры (между прочим, откуда они взялись?).
• Всякий старый хлам (вроде использованных картриджей).
СПИСКИ «НЕОБХОДИМО СОХРАНИТЬ» ДЛЯ ПРОЕКТОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ
Списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» отлично помогают в ежедневной чистке. Но я бы оказалась беспечной, если бы проигнорировала два главных источника самого большого скопления бумаги — большие проекты и конференции, для которых накопление материалов идет чрезвычайно быстрыми темпами. Вы планируете почистить все эти папки с материалами для проекта и скоросшиватели и перенести полные коробки тезисов к семинару в какое-то более подходящее место, но редко это делаете или вообще не находите времени. Прежде чем вы это осознаете, перед вами уже лежит следующий проект или вы готовитесь к следующему семинару, а когда и они закончены, у вас выстраиваются еще более высокие стопки папок, скоросшивателей и коробок, добавившихся к тому, что уже было в вашем кабинете.
Вы можете справиться с этой проблемой в зародыше, создав списки «Необходимо сохранить», которые ускорят процесс фильтрации, и вам не придется возвращаться назад.
ДЛЯ ПРОЕКТОВ
Создайте список «Необходимо сохранить» и прикрепите его внутри обложки каждой папки в начале любого проекта. По завершении работы выделяйте в расписании двадцать минут на сортировку и просто следуйте списку, что сохранить, а от чего избавиться. Не считайте, что проект завершен, пока не проделаете эту работу. Эти двадцать минут становятся способом сохранения времени и сил и вкладом в будущую работу. Посмотрите, для каких проектов вы можете создать список «Необходимо сохранить».
«Необходимо сохранить» — клиентские проекты
• Оригинальное предложение.
• Подписанный контракт.
• Окончательный рабочий проект.
• Корреспонденция (замечания, электронные сообщения, письма).
• Протоколы собраний.
• Информация по контактам.
«Необходимо сохранить» — мероприятия
• Заключительная версия пресс-релизов.
• Список прессы.
• Список приглашенных.
• План рассаживания гостей.
• Общий бюджет мероприятия.
• Список участников.
«Необходимо сохранить» — устные переговоры
• Финальная версия комментариев.
• Главная копия тезисов.
• Подписанный контракт.
• Рекламные материалы встречи.
• Контактная информация по планированию встречи.
Горячий совет!
Если вы поручаете процесс сортировки младшему сотруднику, необходимо сравнить ваш список автосохранения со списком «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» (например, все черновики, кроме финальной версии), чтобы предотвратить опасность любого возможного «а вдруг», когда будет по ошибке уничтожено что-то важное. Если вы руководите сотрудниками, убедитесь, что ваши распоряжения соответствуют той же политике.
ДЛЯ КОНФЕРЕНЦИЙ
Если вы посещаете мастер-классы, курсы или семинары, возможно, вы возвращаетесь домой с охапкой материалов. Если вы действительно находите время, чтобы просмотреть все материалы, когда приходите домой, отлично. Но если вы заталкиваете их, так и не распакованные, в дальний угол своего стола вместе с сорока двумя такими же папками, вам необходимо заняться чисткой!
Вместо того чтобы поддаваться желанию все сохранить, лучше каждый вечер посидеть со стопкой материалов в гостиничном номере и просмотреть все, что вы намереваетесь везти домой, оставив часть в урне.
«Необходимо сохранить» — конференции
• Визитные карточки людей, с которыми вы обязательно будете сталкиваться. (Нет необходимости сохранять визитки людей, которые вам вручили их по собственной инициативе.)
• Тезисы семинаров, где вы узнали что-то новое (нет необходимости сохранять информацию, подтверждающую то, что вы уже знаете).
• Проспекты продукции, которую вы собираетесь покупать.
• Тезисы, заметки по поводу вещей, которыми вы намереваетесь пользоваться, или информация, пользуясь которой, вы собираетесь действовать в дальнейшем.
Горячий совет! Скоросшиватель «Золотые самородки»
Если вы тщательно следите за работой каждого семинара, записывайте на листе бумаги все новые факты, советы и информацию, если вы собираетесь ими воспользоваться. Потом поместите лист в скоросшиватель (или соответствующую тематическую папку), подписанный «Золотые самородки». В дополнение к тому, что это сбережет его от уничтожения вместе с бесполезной информацией, вы получаете еще одно преимущество — вы будете иметь к нему более свободный доступ.
Когда мы наладили нормальное движение документов для Марка, он почувствовал себя значительно лучше. Его продуктивность значительно возросла. И, что гораздо важнее, его уверенность в себе и эффективность как менеджера буквально расцвели. Он больше не боялся телефонных звонков от торговых представителей, отвечал быстро и конкретно, именно то, что им было нужно. С тех пор как он действительно разобрался в ситуации, ему стало легче руководить и поддерживать их. Организовав работу в своем кабинете, Марк почувствовал, что ему стало легче маневрировать в океане работы и
