Технологии эффективной работы

в 2002 году, по поводу того, какой метод управления временем они считают самым эффективным, показал, что:

• 38 процентов назвали распределение обязанностей;

• 37 процентов сказали, что надо эффективнее пользоваться преимуществами технологических методов;

• 15 процентов считают, что это сокращение времени, затраченного на собрания.

В чем состоит опасность того, что вы так и не научитесь правильно распределять обязанности? В том, что в один прекрасный момент вас может раздавить огромный объем работы, он не позволит двигаться вперед и в конце концов высосет из вас все силы, оставив вас измученным, издерганным и опустошенным. И для компании это значит снижение темпов роста. Работа начинает останавливаться, как на перегруженной трассе.

Эта глава поможет вам выйти из затруднительного положения и преодолеть стену, мешающую успешно применять распределение обязанностей. Вместо того чтобы упорствовать и отнимать время у себя и других, не лучше ли понять, что распределение большого объема работы — это лучший способ использования вашего времени, восполняющий вашу энергию.

Нижеследующие примеры больше сосредоточены на передаче обязанностей помощникам и людям, специально выделенным вам в поддержку, хотя этот принцип также успешно работает и в других направлениях (когда вы передаете часть работы коллеге, руководителю, консультанту или клиенту).

ОТКАЖИТЕСЬ ОТ ПРИВЫЧКИ ПОЛАГАТЬСЯ ТОЛЬКО НА СЕБЯ

Самое значительное препятствие в процессе обучения успешному распределению работы — это (сознательное или подсознательное) желание делать все самому. Эта позиция иногда имеет психологические корни, иногда вызвана просто привычкой. Когда вы работаете независимо от других, вам может и в голову не приходить поделиться с кем-то обязанностями. Вы просто двигаетесь вперед, словно на автопилоте, и делаете то, что необходимо.

Мы с Клэр приступили к распределению новых ролей для ее отдела, составив список обязанностей, которые могла на себя взять ее помощница Лайза. Моим первым предложением было, чтобы Лайза стала отвечать на телефонные звонки, предназначенные Клэр, что должно было сократить количество непредвиденных перерывов в работе, возникавших каждый раз, когда раздавался звонок.

Клэр колебалась, ей нравилась неофициальная атмосфера в офисе и имидж доступности, присущий ей, чему немало способствовал тот факт, что она всегда сама отвечала на телефонные звонки. Ей не хотелось, чтобы это выглядело таким образом, будто она прячется за спиной своего помощника. Но я убедила ее, что мы научим Лайзу отличать VIP-звонки, которые следует немедленно переводить на Клэр, а от остальных принимать сообщения.

Клэр усомнилась, сможет ли ее телефонная линия быть технически переоснащена, чтобы все звонки перевести на стол Лайзы. Не теряя времени, она решила вызвать инженера, чтобы тот прояснил ситуацию, и тут же стала записывать это в свой органайзер. Я остановила ее. «Почему бы не привлечь к этому Лайзу?» Клэр улыбнулась своей очаровательной улыбкой. Ей даже в голову не пришло попросить об этом Лайзу! Сэкономленное время: 45 минут на исследования; 1 час на телефонные разговоры в день.

Слишком самостоятельные люди не думают иерархически о работе. У них нет проблем с выполнением любого аспекта. Это замечательное качество до тех пор, пока вы не оказываетесь в цейтноте, сами того не осознавая. Сколько вы выполняете дел на постоянной, естественной для вас основе, которые мог бы взять на себя кто-нибудь другой, причем сделать так же хорошо?

Один врач, с которым я работала, всегда самостоятельно проводил подготовку к деловым поездкам, хотя у него были и опытный секретарь, и несколько сотрудников в приемной, которые с удовольствием помогли бы ему все организовать. Когда я его спросила, почему так происходит, он объяснил, что необходимо принимать так много решений (какую авиалинию выбрать, рейс, место, отель), а у него свои особенные вкусы, когда дело касается путешествий. Ему казалось, что быстрее будет сделать все самому, чем кому-то объяснять свои предпочтения. Тем не менее в пятнадцатиминутной беседе мне удалось раскрыть истинные причины, скрывающиеся за его мыслями, которые мы обозначили в письменных рекомендациях.

• Полетные предпочтения: это должен быть утренний рейс, не раньше 10 часов утра, чтобы не попасть в пробку по дороге в аэропорт. Вечерние полеты — никогда не лететь последним рейсом на случай отсрочки или вообще отмены рейса. Нужно выбирать предпоследний или еще более ранний рейс.

• Предпочитает сидеть возле прохода, так близко к носу самолета, как только возможно. Всегда просит место возле переборки или ближе к выходу.

• Не любит летать на маленьких самолетах, если это частный рейс. Предпочитает вылететь раньше или позже, если возможно, реактивным самолетом.

• Для коротких перелетов заказывает билеты на первый, второй и третий рейсы.

• Предпочтения, касающиеся отелей: для некурящих, большая кровать, нижние этажи, так близко к лифту, как только возможно, чтобы избежать потери времени на переходы по длинным коридорам.

Записав эти предпочтения, его секретарь (или если она была занята, любой из сотрудников приемной) мог подготовить поездку или при самом минимальном его участии выбрать подходящий рейс. Сэкономленное время: 4 часа ежемесячно.

Может быть, трудно и не слишком удобно объяснять свои предпочтения, потому что вы частное лицо. Вас может смущать тот факт, что нужно делиться своими мыслями, потому что это слишком личное, как в случае с врачом, которому не очень нравилась идея, чтобы другие люди знали, что он предпочитает реактивные самолеты частным. Но подумайте, какого врача вы предпочли бы: тратящего по четыре часа в месяц на подготовку к поездке или уделяющего это время пациентам? У каждого есть своя идиосинкразия, и изменение самосознания стоит сэкономленного времени.

«Да, но… если это сделаю не я, работа будет выполнена не так хорошо»

Обычный возглас самоуверенных людей. В данном случае нельзя сделать однозначный вывод, потому что иногда это оказывается правдой. Есть быстрый способ проверить, в вас тут дело или в них.

Если вы работаете со штатом, унаследованным от предшественника (ни одного из сотрудников вы ни нанимали, ни обучали), или руководящий работник нанимает амбициозных, энергичных сотрудников, но совершенно не имеющих опыта работы, чтобы сэкономить деньги, — в этом случае может оказаться правдой, что вы единственный человек, который хорошо выполняет работу. (Дело в них!)

Но если вы никогда не были способны найти человека, соответствующего вашим стандартам (даже среди людей, которых вы сами нанимали и обучали), дело, скорее всего, в том, что ваше внутреннее противостояние, неверное восприятие действительности и завышенная требовательность вышли из-под контроля. (Дело в вас!)

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ГЕРМАН

Герман, финансовый директор, своими силами добился продвижения от младшего сотрудника до старшего аналитика. Огромный скачок! Его главным препятствием был тот факт, что он никак не мог найти компетентного помощника. Действие в небольшом помещении рядом с его кабинетом напоминало сцену из телесериала «Мэрфи Браун» — каждые три-шесть месяцев там появлялся новый персонаж. «Я просто не знаю, как распределять обязанности», — признался он, добавив, что страдает от приступов беспокойства. Не имея возможности найти надежного человека, Герман выполнял всю работу сам — звонки, встречи, поиск документов, одновременно занимаясь миллионными счетами.

Мы помогли Герману составить перечень обязанностей, которые он мог переложить на плечи квалифицированного помощника. Ему нужен был организованный, проворный, сообразительный человек,