продукции. Внимание концентрируется на ключевых процессах;
2) анализ требований потребителя к обслуживанию, фактические и желательные для потребителя параметры системы обслуживания. С этой целью проводят интервью с потребителями;
3) составление схемы процесса обслуживания с указанием всех стадий обработки заказа, исполнителей, выполняемых ими задач и границ их ответственности. Также рассчитывается время, затрачиваемое на
С основную и на вспомогательную работу;
2-й этап – разработка рекомендаций по улучшению систем обслуживания:
1) внесение и анализ предложений по оптимизации процесса выполнения заказа, устранению потерь ресурсов, сокращению времени выполнения вспомогательных операций (например, сокращение промежуточного контроля над качеством, внедрение НТП, выполнение операций параллельно, а не последовательно). Рассмотрение предложений проводится с участием руководителей всех функциональных подразделений предприятия и основных потребителей;
2) выработка рекомендаций на основе обобщения предложений;
3) реализация наиболее оптимального предложения.
3-й этап – проверка результативности новой системы обслуживания.
Анализируется вероятность возникновения новых проблем, определяются ограничивающие факторы внешней среды, возможные неожиданные реакции на изменения, для чего проводятся испытания нового процесса. Переработанный процесс обслуживания потребителей реализуется, контролируется и стандартизуется.
Рекомендации по проведению реинжиниринга процесса выполнения заказа:
1) отдавать предпочтение не длительному и обширному анализу, а конкретным действиям. Анализ не должен парализовывать действия;
2) не затягивать сроки проведения реинжиниринга. Реинжиниринг должен дать конкретные результаты в течение одного года, иначе теряется поддержка руководства предприятия. Лучше сделать меньше, чем переоценить собственные силы и ресурсы. Перепроектировать процессы выполнения заказов один за другим, добиваясь последовательных результатов;
3) не ограничиваться только самим процессом. Реконструирование процесса выполнения заказа потребителя, как правило, влечет и изменение всего, что связано с данным процессом, например орга-
4) учитывать интересы тех, кого непосредственно затрагивают результаты перепроектированного процесса обслуживания.
30. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ, ПОДГОТОВКА ЗАКАЗОВ
Управление заказами решает следующие основные вопросы.
1. Что заказывать?
2. Сколько заказывать?
3. Когда заказывать необходимую продукцию?
4. Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?
5. Кроме того, контролируется выполнение заказа.
Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.
Заявка – контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма.
В заявке указываются:
1) предмет закупки;
2) код статьи, на которую относятся затраты;
3) особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).
Система управления заказами предполагает расчет следующих показателей:
1) минимальный уровень запаса продукции – минимальный уровень остатков, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции;
2) оптимальный уровень запаса – уровень, достаточный для осуществления бесперебойного функцио-
С нирования предприятия в период цикла поставки, при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным; 3)оптимальная периодичность заказа – периодичность, с которой менеджер по закупкам должен размещать регулярные заказы поставщикам для поддержания оптимального уровня запасов.
Существуют следующие виды заказов:
1) стандартные – имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции;
2) специальные – имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на основании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.
Процедура составления заказов включает в себя:
1) уточнение суммы остатков продукции;
2) анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыполненных заказов;
3) включение в регулярный стандартный заказ всей продукции из необработанных специальных заказов;
4) окончательное оформление заказа;
5) отправка оформленного заказа поставщику.
При поступлении заказа необходимо:
1) сверить полученную продукцию с данными накладной;
2) провести физический осмотр поставленной продукции на предмет обнаружения бракованных изделий;
3) зафиксировать поступление заказанной продукции в складской документации;
4) по истечении определенного срока (например, 30 дней) применяется специальная схема работы с нереализованной продукцией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают поставщику).
31. СИСТЕМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ
Функции запасов, обеспечивающих гибкость системы обслуживания потребителей:
1) накопление продукции с последующим распределением;
2) защита от изменения цен и инфляции;
3) управление затратами путем использования ценовой скидки, зависящей от величины заказа.
Система управления запасами – совокупность правил и показателей, определяющих момент времени и объем закупки продукции для пополнения запасов. Умелое и продуманное управление запасами является одним из условий повышения эффективности торговой деятельности.
Параметры системы управления запасами:
1) точка заказа – минимальный (контрольный) уровень запасов продукции, при наступлении которого необходимо их пополнение;
2) нормативный уровень запасов – расчетная величина запасов, достигаемая при очередной закупке;
3) объем отдельной закупки;
4) частота совершения закупок – продолжительность интервала между двумя возможными закупками продукции, т. е. периодичность пополнения запасов продукции;
5) пополняемое количество продукции, при котором достигается минимум затрат на хранение запаса при
