PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

• библиотека;

• статьи в тематических изданиях;

• Интернет;

• консультанты компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• отдел по связям с общественностью компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• статистические справочники (источниками статистической информации могут быть и местные органы власти).

Кроме вышеуказанных источников, любой презентатор может обратиться к своей фантазии и изобрести и отыскать еще несколько источников информации – это только к лучшему, потому что информация лишней не бывает.

Совет

Материалов для презентации нужно набирать куда как больше, чем используется при ее создании. Во-первых, в самом начале создания презентации еще не до конца и не точно известно, какие из материалов могут понадобиться обязательно, а какие дополнительно. Во-вторых, «лишние» материалы, не использовавшиеся при создании презентации, могут пригодиться при ответе на вопросы слушателей презентации. В-третьих, если понадобится создавать еще одну презентацию на подобную же тему либо презентацию того же товара (продукта, услуги, идеи), но для другой аудитории, то запасные материалы помогут оперативно провести необходимую работу.

Каждый человек, готовящий доклад, должен уметь обращаться с источниками информации. Источники, связанные с живым общением, – самые простые, главное – правильно сформулировать вопрос и внимательно выслушать ответ, а также не стесняться уточнять и переспрашивать, если что-то осталось неясным, ведь переспросить гораздо проще, чем еще раз встречаться с человеком и вновь задавать ему вопросы. Проводя интервью с «живыми справочниками», следует помнить, что каждый человек с радостью поговорит о себе, но не очень любит выслушивать чужие излияния. Чтобы получить нужную информацию, следует навести человека на тему, связанную с ним лично. Этот метод особенно хорошо работает, если «информатором» является торговый агент компании, ответственный по продажам, маркетолог. Жизнь этих людей тесно связана с их работой, и разговор о работе для них, по сути, разговор об их жизни. Для наибольшей эффективности интервью можно рекомендовать четыре правила Глеба Жеглова, сформулированные в кинофильме «Место встречи изменить нельзя»:

• разговаривая с людьми, всегда улыбайтесь, люди это любят;

• будьте к человеку внимательны и старайтесь подвигнуть его к разговору о нем самом;

• найдите тему, которая интересна для собеседника;

• проявляйте к собеседнику искренний интерес, вникните в него, узнайте, чем он живет.

Да, подобное интервью может не стать «пятиминутным экспрессом», но зато оно даст такое количество и качество информации, о котором можно только мечтать. Глеб Жеглов уверял, что если со свидетелем обращаться таким образом, то он будет счастлив рассказать все, что знает, а оперативник, «который не может влезть в душу свидетеля, зря получает свою рабочую карточку». Презентатор, разыскивающий информацию, – это тот же следователь, и он просто обязан уметь «влезать в душу» к своим «живым» источникам информации. К тому же это качество чрезвычайно полезно – даже необходимо! – при проведении презентации, так что интервью с информаторами можно считать неплохой тренировкой.

Источники информации, связанные с книгами или Интернетом, в использовании сложнее. Компьютер не понимает нюансов и полутонов, он отвечает только на тот вопрос, который ему задан, причем в той формулировке, в которой это сделано. То, что человек подразумевает под этой формулировкой, компьютеру недоступно. К компьютеру «влезть в душу» невозможно, и на улыбки он не реагирует. То же относится и к книгам: в них имеется только та информация, которая заложена изначально, и можно задавать книге множество вопросов, ответить на них она все равно не в состоянии. Поэтому необходимо учиться верно формулировать вопросы, чтобы не было разочарования от якобы бесполезных источников информации.

В библиотеке очень удобно работать, если известно, какая именно книга требуется. Если это неизвестно и даже неизвестен автор, то можно воспользоваться тематическим каталогом библиотеки и попробовать подобрать литературу, ориентируясь на названия книг и аннотацию при ее наличии в каталожной карточке. Однако самый оптимальный метод в этом случае – просто задать вопрос библиотекарю. Разумеется, не следует рассчитывать, что библиотекарь тут же скажет все, что требуется. К примеру, если нужно отыскать сведения по технологии выплавки стали, то естественно, что библиотекарь об этой технологии не имеет ни малейшего понятия. Однако по сравнению с любым сталепрокатчиком у библиотекаря есть несомненное преимущество – он точно знает, где находятся нужные книги, и даже может порекомендовать сопутствующую литературу, которая тоже не окажется лишней.

Самый продуктивный метод поиска информации в наше время – это поиск через Интернет. С помощью поисковых сайтов Интернета можно отыскать и необходимые книги, и статьи, и другую информацию, которая размещается на различных сайтах и порталах, но не существует в «бумажном» варианте. Самое главное при работе с поисковыми сайтами Интернета – правильное формулирование вопроса. К примеру, если требуется отыскать информацию для создания презентации томатного соуса, то задавать вопрос «Томатный соус» и ожидать, что на мониторе компьютера появятся необходимые данные, не стоит. Информация-то появится, но ее количество и качество не обрадуют никого. Общая формулировка вопроса приведет к тому, что информации будет слишком много, а выбрать из нее нужную – довольно сложно, да и займет это очень много времени. В первую очередь отыщутся, разумеется, рекламные объявления, из которых можно будет узнать, кто продает томатный соус и по какой цене, но подобные объявления вряд ли помогут при создании презентации, особенно если создателю презентации нужна рецептура изготовления соуса.

Лучше всего формулировать уточняющие вопросы. Например: «Производитель томатного соуса „Краснодарский“», «Рецепт приготовления лечо», «Технология производства томатного соуса» и т. д. Формулировка вопроса может быть незаконченной, например: «При изготовлении томатного соуса температура смеси должна быть…» – в этом случае будут найдены фразы, включающие в себя части данного вопроса, и в результате можно будет узнать, какова же искомая температура. Конечно, на каждый подобный вопрос (полный или неполный) будет дано большое количество информации, как и на самую общую формулировку, но информация будет уже гораздо более конкретизированной, и из нее можно выбрать необходимое. Для поиска удобно пользоваться сайтом www.yandex.ru или любой другой поисковой системой, которую предлагает Интернет.

Если для создания презентации требуются чьи-либо биографические данные, то также можно воспользоваться поиском через Интернет. Наилучшее изложение биографий имеется в книжной серии «Жизнь замечательных людей», и если необходимая биография есть в этой серии, то очень хорошо именно ею и воспользоваться. Для поиска разнообразной литературы и справочных материалов можно также рекомендовать библиотеку Мошкова – http://lib.ru/; национальную юридическую энциклопедию – http://determiner.ru/, «Википедию» – http://ru.wikipedia.org/, портал http://mega.km.ru/, на котором можно найти разнообразные энциклопедии и словари.

Но доклад, тем более презентационный, – это далеко не только набор различной информации, расставленной в определенной последовательности. Составляя доклад для презентации, следует сразу же определять, какая визуальная информация будет сопровождать аудиальную, подготовить ее, расставить в нужные места. Если во время презентации планируется показ фильма, видеоролика, слайдов, то необходимо ознакомиться с этими материалами, убедиться, что они подходят к докладу, не включают в себя «идеи- паразиты», которые могут оказаться отвлекающим от цели презентации фактором.

Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить: доклад читает