означает, что он никогда не остается без доступа к данным, необходимым для принятия решения, для профессиональной беседы, для рассмотрения спорного вопроса или для извлечения выгоды из сложившейся благоприятной ситуации, чтобы поделиться информацией о своей компании; все это он может сделать в любое время! УИР как средство управления – это карта идеи, которая весьма эффективна и позволяет лишь двумя ударами по клавиатуре или мыши получить информацию и знания, необходимые кому угодно и где угодно. Ее главные ветви и ответвления наполнены отчетами, документами, базами данных, презентациями и другой важной информацией, в которой вы (или члены вашей команды) испытываете потребность, чтобы управлять компанией. Два важных аспекта УИРа: 1) он предоставляет информацию, имеющую определяющее значение для принятия решения или управления компанией; 2) получение достоверной текущей информации зависит от точности отчетов и ответственности членов вашей команды, а НЕ от вас. У меня работают люди, которые отвечают за то, чтобы различные данные по бизнесу (на которые ссылается моя карта) обновлялись каждый четверг к 15.00. Это избавляет меня от погони за свежей информацией. УИР можно оформить в электронном виде с помощью карты, а также распечатать и поместить в ежедневник. Эти УИРы предоставляют руководителям мельчайшие детали информации, необходимой им для оперативного управления компанией. Находясь на какой-нибудь встрече, я способен уже через секунду ответить на любой вопрос с помощью карты УИР или, если у меня нет с собой ноутбука, с помощью ежедневника. Прибегаю к его помощи неоднократно в течение дня, и все поражаются тому, насколько быстро я получаю необходимую информацию (быстрее менеджеров, которые должны ее знать лучше, чем я). Я применяю их для управления своим интеллектуальным бизнесом и консалтинговой практикой. Помимо этого, я создал пятнадцать других УИРов, чтобы помочь другим руководителям управлять их компаниями. Когда у вас под рукой все знания и информация, касающаяся вашей компании или отдела, это не означает, что вы менеджер низшего звена. Напротив, это признак лидерства, мотивирующий команду к достижению конкретных целей и выполнению поставленных задач, что позволяет компании или отделу сконцентрироваться и придерживаться намеченного курса. Фактор УИР производит впечатление на других руководителей. Ух ты, где ты достал эту информацию? Ух ты, как ты узнал это так быстро? Ух ты, какой ты организованный! Ух ты, ты знаешь так много обо всем! А я и не знал, что ты знаешь это! Ух ты, ты определенно в курсе всего, что здесь происходит! У тебя есть вся необходимая информация для принятия верного решения, да еще так быстро! Ух ты, я хочу знать то, что знаешь ты! Мне нужно быть более деятельным, ведь ты знаешь о моем отделе больше, чем я сам. Ух ты!
При создании УИРа самое важное – определить необходимую информацию, которую он должен содержать. Для этого нужно установить, откуда она приходит, узнать, кто будет ответственным за ее обновление, определить, как часто она будет обновляться, и решить, кто будет иметь к ней доступ. Прежде чем составлять свою личную карту идеи УИР, проделайте следующее.
1. Определите цель, для которой вам необходимо создать УИР.
2. Ответьте на вопрос: как вы будете применять этот инструмент?
3. Составьте список всех отчетов, которые вы просматриваете или которые находятся на вашем столе (ежедневных, еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных или годовых).
4. Составьте список подразделений, располагающих ключевой информацией.
5. Установите конкретную информацию, которую вы хотите получать от этих подразделений.
6. Составьте список документов или баз данных, к которым вы время от времени обращаетесь.
7. Составьте список любой другой информации, которая может вам понадобиться. Это могут быть налоги на движимое имущество; аспекты, не касающиеся совета директоров; личные инвестиции, членство в разных организациях, семейная документация и мероприятия.
Карта управляющего информационными ресурсами позволяет мне быть полностью осведомленным о состоянии моего бизнеса, не будучи при этом навязчивым, и в то же время предоставляет мне информацию для принятия важных и взвешенных решений. С ней я думаю по-другому и не могу себе представить управление компанией без нее.
Предложенные виды деятельности
Вы ознакомились со многими вариантами применения техники картирования идей с использованием ПО Mindjet Pro 6. На рис. 7.9 представлена карта идеи этой главы. Задание для вас – загрузите демоверсию ПО Mindjet (www.mindjet.com) и составьте как минимум одну электронную карту, прежде чем переходить к чтению главы 8. Вот несколько предложений.
Рис. 7.9. Краткое изложение главы 7
1. Вы можете попытаться перенести в компьютер уже завершенную карту, нарисованную вами от руки. Это позволит вам попрактиковаться, не затрачивая время на обдумывание содержания карты идеи.
2. Добавьте в вашу карту некоторые рисунки и знаки из библиотеки символов.
3. Создайте хотя бы одну гиперссылку к одному из существующих документов или веб-сайту.
4. Создайте текстовые заметки для ветви.
5. Развлекайтесь!
Глава 8
Этапы большого пути
Вы уже видели множество примеров карт идей, нарисованных от руки и составленных при помощи ПО. Иногда в результате знакомства с картами других людей может появиться неуверенность в себе (особенно если это карты, украшенные красивыми рисунками). Теперь, научившись составлять карты идей, я с улыбкой вспоминаю свой такой длинный путь к мастерству. Возможно, сейчас процесс картирования идей немного неестественен для вас. Не волнуйтесь: на данном этапе это нормально. Эта глава посвящена следующим аспектам.
• Для обучения любому новому умению требуются хорошие уроки, время, настойчивость и правильный пример для подражания.
• Трое людей расскажут о разных этапах своего пути, результатом которого стало мастерское овладение техникой картирования идей. Вы увидите, как формировалось их мастерство, и услышите их мудрые слова.
• Наконец, мы рассмотрим некоторые типичные вопросы и комментарии, связанные с картированием идей.
Хотела бы я сохранить копии своих первых карт идей. Они были ужасны. Жаль, что я не могу позабавить вас ими! Хотя с практикой они улучшились. Это удивительно – наблюдать, как навыки и стили со временем обретают форму. Оглянувшись назад и увидев прогресс, можно почувствовать удовлетворенность от достигнутого успеха. Я слышала, как некоторые скептики говорили: «Обучение картированию идей требует слишком много времени». Я не согласна. Картирование – это простой навык, которому можно быстро научиться. Сложность заключается в том, чтобы в течение долгого времени настойчиво и часто практиковаться, и тогда этот инструмент станет для вас таким же естественным, как написание заметок. Именно это совершенствование отнимает какое-то время и требует терпения.
Одна моя знакомая научила меня играть в гольф, чтобы мы могли принять участие в корпоративном турнире. Она сама была новичком, но сумела весьма деятельно преподать мне свою версию ускоренного курса этой игры. В результате у меня появились некоторые плохие навыки. В течение последующих пяти лет я самоотверженными тренировками закрепляла эти навыки и удивлялась, почему мой результат не улучшается. Потом я вышла замуж за человека, влюбленного в гольф. Кевин записал нас на профессиональные уроки игры в гольф, в основном ради меня. Инструктор изменил мою стойку, способ держать клюшку и поставил мне свинг[13]. И это было только начало. Я была сбита с толку, чувствовала себя неуклюжей, а когда отыграла девять лунок, мой результат был хуже, чем до начала занятий! Я видела, что именно на этом этапе многие бросали гольф (или обучение любому другому умению), и сама тогда подумывала об этом. К счастью, я не оставила это занятие, но мой результат не улучшался до тех пор, пока новые приемы не стали для меня естественными и удобными. Мои результаты
